Documentatie wordt geladen...

SnelUBL Documentatie

Welkom bij de SnelUBL documentatie! Deze handleiding helpt u om optimaal gebruik te maken van onze dienst voor het converteren van facturen naar UBL-formaat.

Inhoudsopgave

Introductie & Aan de slag
Registratie
Eerste login & Onboarding
Organisaties
Snelle Modus
Workflows
Geavanceerde onderwerpen
Probleemoplossing

Introductie & Aan de slag

Wat is SnelUBL?

SnelUBL is een geavanceerde dienst voor het automatisch converteren van facturen naar UBL-formaat (Universal Business Language). UBL is een internationale standaard voor elektronische bedrijfsdocumenten die wordt gebruikt door boekhoudsoftware en administratiesystemen.

Wat is UBL-formaat en waarom is het belangrijk?

UBL (Universal Business Language) is een XML-gebaseerd formaat dat wereldwijd wordt gebruikt voor elektronische facturering. Door uw facturen naar UBL te converteren:

Automatische verwerking: Uw boekhoudsoftware kan facturen direct importeren zonder handmatige invoer
Minder fouten: Geautomatiseerde conversie voorkomt typefouten en verkeerde gegevens
Wettelijke compliance: Voldoet aan digitale factureringsvereisten in veel landen
Snellere betalingen: Gestroomlijnde B2B-transacties verbeteren de betalingsverwerking

Overzicht van belangrijke functies

SnelUBL biedt twee hoofdmethoden voor factuurconversie:

Snelle Modus: Handmatige conversie van individuele facturen via drag & drop
Workflows: Geautomatiseerde verwerking van facturen die per e-mail worden ontvangen

Beide methoden ondersteunen meerdere bestandsformaten en bieden flexibele outputopties.

Registratie

Hoe maak ik een account aan?

Het aanmaken van een SnelUBL-account is eenvoudig en duurt slechts enkele minuten:

Ga naar de SnelUBL-website
Klik op de "Registreren" knop in de rechterbovenhoek
U wordt doorgestuurd naar het Auth0-registratiescherm
Registreer met uw e-mailadres en wachtwoord

Registratieproces via Auth0

SnelUBL gebruikt Auth0 voor veilige authenticatie. Dit betekent dat:

Uw wachtwoord wordt veilig opgeslagen en versleuteld
Twee-factor authenticatie is beschikbaar voor extra beveiliging
Uw accountgegevens worden beveiligd volgens internationale standaarden

Welke informatie heb ik nodig?

Voor de registratie heeft u alleen nodig:

Een geldig e-mailadres (voor accountverificatie en communicatie)
Een wachtwoord

Accountverificatie

Na registratie ontvangt u een verificatie-e-mail op het opgegeven adres. Klik op de link in de e-mail om uw account te activeren. Als u de e-mail niet ontvangt, controleer uw spam-map.

Eerste login & Onboarding

Wat gebeurt er na registratie?

Na uw eerste succesvolle login wordt u automatisch door een onboardingproces geleid. Dit proces zorgt ervoor dat u alles correct instelt voordat u begint met het converteren van facturen.

Waarom is setup vereist?

SnelUBL vereist enkele basisinstellingen om optimaal te functioneren:

Organisatie: U moet ten minste één organisatie toevoegen om facturen te kunnen verwerken
Betalingsgegevens: Voor facturering en servicegebruik zijn betalingsgegevens nodig

Zonder deze instellingen kunt u geen gebruik maken van de Snelle Modus of Workflows.

Stap-voor-stap gids door onboarding

Het onboardingproces bestaat uit drie stappen:

Stap 1: Welkomstscherm

Het welkomstscherm verschijnt automatisch binnen 2-3 seconden na uw eerste login. Hierin wordt uitgelegd:

Wat SnelUBL doet
Waarom organisaties nodig zijn
Hoe workflows werken
Wat u kunt verwachten tijdens de setup

Klik op "Aan de slag" om door te gaan naar de volgende stap.

Belangrijk: Dit scherm kan niet worden gesloten totdat u de setup hebt voltooid. Dit zorgt ervoor dat u alle benodigde informatie invoert.

Stap 2: Organisatie aanmaken

In deze stap voegt u uw eerste organisatie toe:

Organisatienaam: Voer de naam van uw bedrijf of organisatie in
- Voorbeeld: "Mijn Bedrijf BV"
- Dit veld is verplicht
KVK-nummer: Voer uw 8-cijferige KvK-nummer in
- Voorbeeld: 12345678
- Moet exact 8 cijfers bevatten
- Dit veld is verplicht
Moederorganisatie (optioneel): Als uw organisatie onderdeel is van een grotere groep, kunt u hier de moederorganisatie selecteren

Klik op "Opslaan en doorgaan" om de organisatie op te slaan. Het systeem valideert uw invoer voordat u doorgaat.

Stap 3: Betalingsgegevens

In deze laatste stap voert u uw betalingsgegevens in:

Verplichte velden:

Bedrijfsnaam: De naam zoals deze op facturen moet verschijnen
Adres: Straatnaam en huisnummer
Postcode: Nederlandse postcode (bijv. 1234AB)
Plaats: Stad of dorp
Land: Selecteer uit de lijst
Facturerings-e-mail: E-mailadres voor facturen en communicatie

Optionele velden:

BTW-nummer: Uw BTW-nummer (bijv. NL123456789B01)
Telefoonnummer: Contacttelefoonnummer

Belangrijk: Bij het opslaan van betalingsgegevens wordt er een testbetaling van €0,01 uitgevoerd om de betalingsgegevens te verifiëren.

Klik op "Betalingsgegevens opslaan" om de setup te voltooien.

Wat gebeurt er als ik stappen oversla?

U kunt het onboardingproces niet overslaan. Zonder een organisatie en betalingsgegevens kunt u geen gebruik maken van:

Snelle Modus voor handmatige conversies
Workflows voor geautomatiseerde verwerking
Andere SnelUBL-functies

Het systeem blijft u door het proces leiden totdat alle vereiste informatie is ingevoerd.

Na voltooiing van onboarding

Zodra u alle stappen hebt voltooid:

U krijgt volledige toegang tot alle SnelUBL-functies
U kunt direct beginnen met het converteren van facturen
U kunt workflows aanmaken voor geautomatiseerde verwerking
U ontvangt een bevestiging dat de setup is voltooid

Organisaties

Wat zijn organisaties?

Een organisatie in SnelUBL vertegenwoordigt een bedrijf of entiteit waarvoor u facturen wilt verwerken. Elke organisatie heeft:

Een unieke naam
Een KvK-nummer (voor Nederlandse organisaties)
Eigen workflows en instellingen
Eigen betalingsgegevens

Waarom heb ik organisaties nodig?

Organisaties zijn nodig omdat:

Scheiding van gegevens: Verschillende bedrijven hebben verschillende facturen en workflows
Compliance: KvK-nummers zijn vereist voor Nederlandse bedrijven
Organisatie: U kunt meerdere bedrijven beheren vanuit één account
Workflows: Elke organisatie kan meerdere workflows hebben voor verschillende doeleinden

Hoe voeg ik een organisatie toe?

Via onboarding (eerste organisatie)

Tijdens het onboardingproces wordt u automatisch gevraagd uw eerste organisatie toe te voegen. Volg de stappen in het onboardingproces.

Via organisatiedropdown (extra organisaties)

Om later extra organisaties toe te voegen:

Klik op de organisatiedropdown in de header (linksboven)
Klik op "Organisatie toevoegen" in het dropdownmenu
Vul het formulier in met de organisatiegegevens

U kunt dit doen vanaf elke pagina in SnelUBL - u hoeft niet naar de Instellingen pagina te gaan. 3. Vul het formulier in:

Organisatienaam: Verplicht veld
KVK-nummer: Verplicht veld (8 cijfers)
Moederorganisatie: Optioneel, selecteer uit bestaande organisaties

Klik op "Opslaan"

Validatieregels

Het systeem controleert:

Naam: Mag niet leeg zijn
KVK-nummer: Moet exact 8 cijfers bevatten (alleen nummers)
Uniciteit: Elke KVK-nummer kan slechts één keer worden gebruikt

Als validatie mislukt, krijgt u een foutmelding met uitleg over wat er moet worden gecorrigeerd.

Organisatiehiërarchie (moederorganisaties)

Als uw organisatie onderdeel is van een grotere groep, kunt u een moederorganisatie instellen:

Moederorganisatie: De hoofdorganisatie waaronder uw organisatie valt
Dochterorganisatie: Uw organisatie die onder de moederorganisatie valt

Dit is handig voor:

Gecentraliseerde facturering (optioneel)
Overzicht van meerdere bedrijven
Gecombineerde rapportage

Meerdere organisaties beheren

U kunt onbeperkt organisaties toevoegen aan uw account. Elke organisatie heeft:

Eigen workflows
Eigen instellingen
Eigen conversies
Eigen facturen, tenzij gedelegeerd naar andere organisatie

Wisselen tussen organisaties

Om tussen organisaties te wisselen:

Klik op de organisatiedropdown in de header (linksboven)
Selecteer de gewenste organisatie uit de lijst
De pagina wordt automatisch bijgewerkt met de gegevens van de geselecteerde organisatie

Organisatie-instellingen

Voor elke organisatie kunt u instellen:

Betalingsgegevens: Factureringsadres en contactgegevens (of facturen delegeren naar een andere organisatie met betalingsgegevens)
Workflows: Geautomatiseerde verwerkingsregels
Integraties: Koppelingen met boekhoudsoftware

Belangrijk: Bij het toevoegen of wijzigen van betalingsgegevens voor een organisatie wordt er een testbetaling van €0,01 uitgevoerd om de betalingsgegevens te verifiëren.

Ga naar Instellingen om deze opties te beheren.

Snelle Modus

Wat is Snelle Modus?

Snelle Modus is de handmatige methode om facturen naar UBL-formaat te converteren. Het is ideaal voor:

Incidentele conversies
Testen van de service
Kleine batches facturen
Situaties waarin u directe controle wilt

Wanneer gebruik ik Snelle Modus vs Workflows?

Gebruik Snelle Modus wanneer:

U af en toe facturen moet converteren
U de conversie handmatig wilt controleren
U facturen wilt testen voordat u workflows instelt
U eenmalige conversies nodig heeft

Gebruik Workflows wanneer:

U regelmatig veel facturen ontvangt
U geautomatiseerde verwerking wilt
Facturen automatisch per e-mail binnenkomen
U meerdere bestemmingen nodig heeft (e-mail, FTP, cloud)

Hoe gebruik ik Snelle Modus?

Toegang tot Snelle Modus

Log in op uw SnelUBL-account
Zorg dat u ten minste één organisatie hebt ingesteld
Ga naar de Snelle Modus pagina (via het menu of directe link)
U ziet het uploadgebied met de tekst "Sleep uw facturen hierheen"

Ondersteunde bestandsformaten

Snelle Modus ondersteunt de volgende bestandstypen:

PDF (application/pdf) - Aanbevolen formaat
DOCX (application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document) - Microsoft Word documenten
PNG (image/png) - Afbeeldingen
JPEG (image/jpeg) - Foto's
HEIF/HEIC (image/heif, image/heic) - Moderne iPhone-foto's
WebP (image/webp) - Webafbeeldingen

Bestandsgrootte limieten

Maximum voor verwerking: 3 MB per bestand
Bestanden groter dan 3 MB worden geweigerd met een duidelijke foutmelding

Bestanden uploaden

U heeft twee opties om bestanden te uploaden:

Optie 1: Drag & Drop

Sleep bestanden vanuit uw bestandsverkenner naar het uploadgebied
Laat de bestanden los wanneer u een blauwe highlight ziet
De bestanden worden automatisch toegevoegd aan de wachtrij

Optie 2: Bestanden kiezen

Klik op de knop "Bestanden kiezen"
Selecteer een of meerdere bestanden uit het dialoogvenster
Klik op "Openen"
De bestanden worden toegevoegd aan de wachtrij

Verwerkingsstatus

Zodra bestanden zijn geüpload, ziet u:

Tabel met bestanden: Elke regel toont:
- Bestandsnaam
- Verwerkt op (tijdstip)
- Status (Verwerken, Voltooid, Fout)
- UBL-versie
- Acties (bekijken, downloaden, verwijderen)
Statusindicatoren:
- 🔄 Verwerken: Bestand wordt momenteel geconverteerd
- ✅ Voltooid: Conversie succesvol afgerond
- ❌ Fout: Er is een probleem opgetreden

Conversieproces

Het conversieproces werkt als volgt:

Upload: Bestand wordt geüpload naar de server
Validatie: Systeem controleert formaat en grootte
Verwerking: AI-technologie extraheert factuurgegevens
Conversie: Gegevens worden omgezet naar UBL XML
Voltooiing: U ontvangt een melding wanneer de conversie klaar is

Verwerkingstijd: Meestal 30-120 seconden per factuur, afhankelijk van complexiteit.

Preview van conversieresultaten

Na een succesvolle conversie kunt u een preview bekijken van het resultaat:

Klik op de previewknop (👁️) naast het geconverteerde bestand
Er opent een viewer waarin u kunt zien:
- De originele factuur (PDF/afbeelding)
- De geëxtraheerde gegevens in gestructureerde vorm
- Een visuele weergave van hoe de gegevens zijn geïnterpreteerd
Gebruik de preview om te controleren of alle gegevens correct zijn geëxtraheerd voordat u het bestand downloadt

De preview is beschikbaar voor alle succesvol geconverteerde facturen, zowel in Snelle Modus als op de Conversies pagina.

Geconverteerde bestanden downloaden

Zodra een conversie is voltooid:

Klik op de downloadknop (⬇️) naast het bestand
Het UBL XML-bestand wordt gedownload
Bestandsnaam blijft hetzelfde, maar extensie wordt .xml

Batchbewerkingen

U kunt meerdere bestanden tegelijk beheren:

Alle UBL's downloaden als ZIP:

Selecteer bestanden met de checkboxes
Klik op "Download UBL's als ZIP"
Alle geselecteerde UBL-bestanden worden in één ZIP-bestand gedownload

Downloaden met originelen:

Selecteer bestanden
Klik op "Download UBL's en originelen als ZIP"
U ontvangt zowel de UBL-bestanden als de originele PDF's/afbeeldingen

Geselecteerde verwijderen:

Selecteer bestanden die u wilt verwijderen
Klik op "Geselecteerde verwijderen"
Bevestig de verwijdering

Conversieresultaten begrijpen

Na conversie bevat elk UBL-bestand:

Factuurgegevens: Factuurnummer, datum, bedragen
Leverancier: NAW-gegevens van de leverancier
Klant: Uw bedrijfsgegevens
Regels: Artikelregels met beschrijving, aantal, prijs, BTW
Totalen: Subtotaal, BTW-bedragen, totaalbedrag

Het UBL-bestand kan direct worden geïmporteerd in boekhoudsoftware die UBL ondersteunt.

Veelvoorkomende problemen oplossen

Bestand wordt niet geüpload:

Controleer of het bestand kleiner is dan 3 MB
Controleer of het formaat wordt ondersteund (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
Probeer het bestand opnieuw te uploaden

Conversie mislukt:

Controleer of het bestand leesbaar is en niet beschadigd
Zorg dat het een factuur is (geen andere documenten)
Probeer een andere versie van het bestand

Geen resultaat na lang wachten:

Conversie kan tot 2 minuten duren voor complexe facturen
Controleer uw internetverbinding
Ververs de pagina als de status niet verandert

Download werkt niet:

Controleer of de conversie succesvol is voltooid
Probeer een andere browser
Controleer of pop-upblockers zijn uitgeschakeld

Workflows

Wat zijn workflows?

Workflows zijn geautomatiseerde regels die facturen automatisch verwerken wanneer ze per e-mail worden ontvangen. Een workflow bestaat uit:

Trigger: E-mailadres dat facturen ontvangt
Conversie-instellingen: Hoe facturen worden geconverteerd
Bestemmingen: Waar de geconverteerde bestanden naartoe gaan

Wanneer gebruik ik workflows vs Snelle Modus?

Gebruik workflows wanneer:

U regelmatig veel facturen ontvangt
U geautomatiseerde verwerking wilt zonder handmatige tussenkomst
Leveranciers facturen automatisch kunnen versturen naar een e-mailadres
U meerdere bestemmingen nodig heeft (e-mail, FTP, Dropbox, etc.)

Gebruik Snelle Modus wanneer:

U incidentele conversies nodig heeft
U handmatige controle wilt
U facturen wilt testen

Workflowconcepten

E-mailtriggers

Elke workflow heeft een uniek e-mailadres dat automatisch wordt gegenereerd. Dit adres heeft de vorm:

workflow-id@snelubl.nl

Voorbeeld: workflow-abc123def456@snelubl.nl

Leveranciers kunnen facturen naar dit adres sturen, en ze worden automatisch verwerkt. Het verzendende e-mailadres moet dan wel zijn toegevoegd als 'Toegestande afzender' in de workflow-instellingen.

Conversie-instellingen

U bepaalt hoe facturen worden geconverteerd:

UBL-versie: Kies tussen UBL 2.1 of UBL 2.3
Outputformaat: XML of andere formaten

Bestemmingen

Geconverteerde bestanden kunnen naar meerdere plaatsen worden gestuurd:

E-mail: Naar uw e-mailadres of andere adressen
FTP-server: Directe upload naar uw FTP-server
Cloudopslag: Dropbox, Google Drive, OneDrive
Boekhoudsoftware: Directe integratie met diverse boekhoudpakketten, zoals SnelStart

Automatische verwerking

Met automatische verwerking aan:

Facturen worden direct verwerkt zodra ze binnenkomen
U ontvangt een melding wanneer de verwerking klaar is
Geen handmatige tussenkomst nodig

Uw eerste workflow aanmaken

Via onboarding

Tijdens het onboardingproces kunt u direct uw eerste workflow aanmaken na het toevoegen van een organisatie.

Via workflows-pagina

Ga naar de Workflows pagina (via het menu)
Klik op "Nieuwe workflow" of "Workflow toevoegen"
Vul het formulier in:

Basisgegevens:

Workflownaam: Bijv. "Inkomende facturen"
Beschrijving: Optionele beschrijving van het doel

Trigger-instellingen:

Type: E-mail (standaard)
Automatische verwerking: Aan/uit
Toegestane afzenders: Welke e-mailadressen mogen facturen sturen

Conversie-instellingen:

UBL-versie: Selecteer 2.1 of 2.3
Outputformaat: XML (standaard)

Bestemmingen:

Klik op "Bestemming toevoegen"
Selecteer type (E-mail, FTP, Cloud, etc.)
Vul de vereiste gegevens in
Herhaal voor meerdere bestemmingen

Klik op "Workflow aanmaken"

Het systeem genereert automatisch een uniek e-mailadres voor deze workflow.

Workflows beheren

Alle workflows bekijken

Op de workflows-pagina ziet u:

Lijst van alle workflows: Elke workflow wordt getoond in een uitklapbaar paneel
Status: Actief of Inactief
E-mailadres: Het unieke adres voor deze workflow
Laatste activiteit: Wanneer de workflow voor het laatst werd gebruikt

Workflow bewerken

Klik op de workflow die u wilt bewerken
Klik op "Bewerken" of het potloodpictogram
Wijzig de gewenste instellingen
Klik op "Opslaan"

U kunt bewerken:

Workflownaam en beschrijving
Conversie-instellingen
Bestemmingen
Toegestane afzenders

Let op: Het e-mailadres kan niet worden gewijzigd na aanmaak. Maak een nieuwe workflow aan als u een ander adres nodig heeft.

Workflow activeren/deactiveren

Om een workflow tijdelijk uit te schakelen zonder deze te verwijderen:

Ga naar de workflows-pagina
Klik op de workflow
Klik op "Deactiveren" (of "Activeren" om weer in te schakelen)
Bevestig de actie

Gedeactiveerde workflows:

Ontvangen nog steeds e-mails
Verwerken geen facturen automatisch
Kunnen snel weer worden geactiveerd

Workflow verwijderen

Ga naar de workflows-pagina
Klik op de workflow die u wilt verwijderen
Klik op "Verwijderen" of het prullenbakpictogram
Bevestig de verwijdering

Waarschuwing: Verwijderde workflows kunnen niet worden hersteld. Het bijbehorende e-mailadres wordt vrijgegeven en kan door anderen worden gebruikt.

Workflow-instellingen uitgelegd

Trigger-instellingen

E-mailtrigger:

E-mailadres: Automatisch gegenereerd, uniek per workflow
Toegestane afzenders: Lijst van e-mailadressen die facturen mogen sturen
- Voeg afzenders toe via "Afzender toevoegen"
- Verwijder afzenders door op het X-pictogram te klikken
- Leeg = alle afzenders toegestaan (niet aanbevolen voor beveiliging)

Automatische verwerking:

Aan: Facturen worden direct verwerkt bij ontvangst
Uit: Facturen worden opgeslagen maar niet verwerkt tot u dit handmatig doet

Conversie-instellingen

UBL-versie:

UBL 2.1: Standaardversie, breed ondersteund
UBL 2.3: Nieuwere versie met extra functies

Outputformaat:

XML: Standaard UBL XML-formaat
Andere formaten kunnen beschikbaar zijn afhankelijk van uw abonnement

Bestemmingsinstellingen

E-mailbestemming:

E-mailadres: Waar de geconverteerde bestanden naartoe moeten
Onderwerp: Aangepast e-mailonderwerp (optioneel)
Bericht: Aangepast bericht in de e-mail (optioneel)

FTP-bestemming:

Server: FTP-serveradres
Poort: Meestal 21
Gebruikersnaam: FTP-gebruikersnaam
Wachtwoord: FTP-wachtwoord (veilig opgeslagen)
Pad: Map op de server waar bestanden moeten worden geplaatst

Cloudopslag (Dropbox, Google Drive, OneDrive):

Account: Koppel uw cloudaccount
Map: Selecteer de map waar bestanden moeten worden opgeslagen
Bestandsnaam: Patroon voor bestandsnamen (optioneel)

Boekhoudsoftware-integratie:

Software: Selecteer uit beschikbare opties (Exact Online, Cash Software, etc.)
Account: Koppel uw boekhoudsoftware-account
Instellingen: Configureer specifieke importinstellingen

Best practices voor workflows

Beveiliging:

Voeg altijd toegestane afzenders toe om ongewenste e-mails te voorkomen
Gebruik unieke workflows voor verschillende leveranciers
Controleer regelmatig de activiteit van uw workflows

Organisatie:

Geef workflows duidelijke, beschrijvende namen
Gebruik beschrijvingen om het doel van elke workflow te documenteren
Groepeer workflows per organisatie of doel

Optimalisatie:

Gebruik automatische verwerking voor regelmatige facturen
Schakel automatische verwerking uit voor testworkflows
Monitor verwerkingstijden en pas instellingen aan indien nodig

Back-up:

Zorg dat belangrijke bestemmingen back-ups hebben
Overweeg meerdere bestemmingen voor kritieke workflows
Test workflows regelmatig om te zorgen dat ze correct werken

Geavanceerde onderwerpen

Meerdere workflows per organisatie

U kunt onbeperkt workflows aanmaken per organisatie. Dit is handig voor:

Verschillende leveranciers: Elke leverancier krijgt een eigen e-mailadres
Verschillende processen: Aparte workflows voor inkoopfacturen, verkoopfacturen, etc.
Verschillende bestemmingen: Verschillende workflows voor verschillende afdelingen
Testomgevingen: Aparte workflows voor testen zonder productie te beïnvloeden

Workflow-e-mailadressen

Elk workflow-e-mailadres is:

Uniek: Wereldwijd uniek, kan niet worden gedupliceerd
Permanent: Blijft hetzelfde zolang de workflow bestaat
Niet wijzigbaar: Kan niet worden gewijzigd na aanmaak
Herbruikbaar: Na verwijdering van een workflow kan het adres door anderen worden gebruikt

Belangrijk: Deel workflow-e-mailadressen alleen met vertrouwde leveranciers.

Integratie met boekhoudsoftware

SnelUBL ondersteunt integratie met populaire boekhoudsoftware:

Exact Online: Directe import van UBL-bestanden
Cash Software: Automatische verwerking
eBoekhouden: Seamless integratie
Kleisteen: Directe koppeling
Minox: Automatische import
MUIS Software: UBL-ondersteuning
SnelStart: Geïntegreerde verwerking
Visma (AccountView): Directe import
Yuki: Automatische verwerking

Configureer integraties via de Integraties pagina in het menu.

Bestandsverwerkingslocaties en privacy

SnelUBL verwerkt facturen op verschillende locaties:

Binnen Nederland: Voor Nederlandse organisaties die dit vereisen
Binnen de EU: Voor EU-compliance
Wereldwijd: Voor maximale snelheid

U kunt de verwerkingslocatie instellen per organisatie in de instellingen.

Privacy:

Alle gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen
Facturen worden alleen gebruikt voor conversie
Gegevens worden niet gedeeld met derden
U kunt op elk moment gegevens opvragen of verwijderen

Verwerkingstijden en SLA

Standaard verwerking:

Automatisch herkende documenten: Enkele minuten
Standaardfacturen: Ongeveer 1 uur
Facturen met regelherkenning: Gemiddeld 1 uur, maximaal 72 uur

Factoren die verwerkingstijd beïnvloeden:

Complexiteit van de factuur
Kwaliteit van het bronbestand
Huidige serverbelasting
Vereiste nauwkeurigheidsgarantie

Buiten kantooruren:

Documenten met verhoogde nauwkeurigheidsgarantie kunnen langer duren
Standaardverwerking blijft beschikbaar

Probleemoplossing

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

Ik kan niet inloggen

Probleem: Login-knop werkt niet of ik word doorgestuurd naar een foutpagina.

Oplossingen:

Controleer uw internetverbinding
Probeer een andere browser
Wis browser-cache en cookies
Controleer of JavaScript is ingeschakeld
Neem contact op met support als het probleem aanhoudt

Onboarding verschijnt niet

Probleem: Na eerste login verschijnt het onboardingproces niet.

Oplossingen:

Wacht 2-3 seconden (onboarding start automatisch)
Controleer of u JavaScript-fouten ziet in de browserconsole
Ververs de pagina
Log uit en log opnieuw in
Controleer of u al organisaties hebt (onboarding verschijnt alleen bij eerste login)

Organisatie kan niet worden toegevoegd

Probleem: Foutmelding bij het toevoegen van een organisatie.

Oplossingen:

Controleer of het KVK-nummer exact 8 cijfers bevat
Controleer of de organisatienaam niet leeg is
Controleer of het KVK-nummer niet al bestaat
Controleer uw internetverbinding
Probeer het opnieuw na enkele seconden

Bestanden worden niet geüpload in Snelle Modus

Probleem: Bestanden worden niet geaccepteerd of geüpload.

Oplossingen:

Controleer bestandsgrootte (maximaal 3 MB)
Controleer bestandsformaat (PDF, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
Controleer of u bent ingelogd
Controleer of u een organisatie hebt geselecteerd
Controleer uw internetverbinding
Probeer een ander bestand

Conversie mislukt

Probleem: Factuur wordt geüpload maar conversie mislukt.

Oplossingen:

Controleer of het bestand een factuur is (geen andere documenten)
Controleer of het bestand leesbaar is en niet beschadigd
Probeer een andere versie van het bestand
Controleer of het bestand niet te complex is (te veel pagina's, slechte kwaliteit)
Wacht enkele minuten en probeer opnieuw

Workflow verwerkt geen facturen

Probleem: Facturen worden naar workflow-e-mail gestuurd maar niet verwerkt.

Oplossingen:

Controleer of de workflow actief is (niet gedeactiveerd)
Controleer of automatische verwerking is ingeschakeld
Controleer of de afzender is toegevoegd aan toegestane afzenders
Controleer of de e-mail correct is verzonden naar het workflow-adres
Controleer of de factuur als bijlage is meegestuurd (niet alleen in de e-mailtekst)
Controleer de workflow-activiteit in de workflows-pagina

Geconverteerde bestanden zijn leeg of incorrect

Probleem: UBL-bestand bevat geen gegevens of verkeerde gegevens.

Oplossingen:

Controleer de kwaliteit van het originele bestand
Zorg dat het originele bestand duidelijk leesbaar is
Controleer of het een geldige factuur is
Probeer het bestand opnieuw te converteren
Neem contact op met support met voorbeelden van problematische facturen

Contact opnemen met support

Als u problemen ondervindt die niet worden opgelost door de bovenstaande oplossingen:

E-mail: snelubl.support@orangepear.com
Beschrijf het probleem:
- Wat probeerde u te doen?
- Wat gebeurde er precies?
- Welke foutmeldingen zag u?
- Welke browser en versie gebruikt u?
Voeg bijlagen toe: Screenshots, foutmeldingen, of voorbeeldbestanden

We streven ernaar binnen 24 uur te reageren.

Foutmeldingen uitgelegd

"Setup vereist"

U moet eerst een organisatie en betalingsgegevens toevoegen voordat u deze functie kunt gebruiken.

"Bestand te groot"

Het bestand is groter dan 3 MB. Comprimeer het bestand of gebruik een kleiner bestand.

"Bestandsformaat niet ondersteund"

Het bestandstype wordt niet ondersteund. Gebruik PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF of WebP.

"KVK-nummer ongeldig"

Het KVK-nummer moet exact 8 cijfers bevatten (alleen nummers, geen letters of spaties).

"Workflow niet gevonden"

De workflow bestaat niet of is verwijderd. Controleer of u de juiste workflow hebt geselecteerd.

"Geen toegang"

U hebt geen toegang tot deze functie. Controleer of u bent ingelogd en de juiste organisatie hebt geselecteerd.

Conclusie

Met deze documentatie hebt u alle informatie die u nodig hebt om optimaal gebruik te maken van SnelUBL. Van registratie tot geavanceerde workflows, u bent nu klaar om uw facturen efficiënt naar UBL-formaat te converteren.

Als u vragen hebt of hulp nodig hebt, aarzel niet om contact met ons op te nemen via snelubl.support@orangepear.com.

Veel succes met SnelUBL!