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SnelUBL Dokumentation

Willkommen bei der SnelUBL-Dokumentation! Diese Anleitung hilft Ihnen, unseren Service zur Umwandlung von Rechnungen in das UBL-Format optimal zu nutzen.

Inhaltsverzeichnis

Einführung & Erste Schritte
Registrierung
Erste Anmeldung & Onboarding
Organisationen
Schnellmodus
Workflows
Erweiterte Themen
Fehlerbehebung

Einführung & Erste Schritte

Was ist SnelUBL?

SnelUBL ist ein fortschrittlicher Service zur automatischen Umwandlung von Rechnungen in das UBL-Format (Universal Business Language). UBL ist ein internationaler Standard für elektronische Geschäftsdokumente, der von Buchhaltungssoftware und Verwaltungssystemen verwendet wird.

Was ist das UBL-Format und warum ist es wichtig?

UBL (Universal Business Language) ist ein XML-basiertes Format, das weltweit für elektronische Rechnungsstellung verwendet wird. Durch die Umwandlung Ihrer Rechnungen in UBL:

Automatische Verarbeitung: Ihre Buchhaltungssoftware kann Rechnungen direkt importieren, ohne manuelle Eingabe
Weniger Fehler: Automatisierte Umwandlung verhindert Tippfehler und falsche Daten
Rechtliche Compliance: Erfüllt digitale Rechnungsanforderungen in vielen Ländern
Schnellere Zahlungen: Optimierte B2B-Transaktionen verbessern die Zahlungsabwicklung

Überblick über wichtige Funktionen

SnelUBL bietet zwei Hauptmethoden zur Rechnungsumwandlung:

Schnellmodus: Manuelle Umwandlung einzelner Rechnungen per Drag & Drop
Workflows: Automatisierte Verarbeitung von per E-Mail empfangenen Rechnungen

Beide Methoden unterstützen mehrere Dateiformate und bieten flexible Ausgabeoptionen.

Registrierung

Wie erstelle ich ein Konto?

Die Erstellung eines SnelUBL-Kontos ist einfach und dauert nur wenige Minuten:

Gehen Sie zur SnelUBL-Website
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Registrieren" in der oberen rechten Ecke
Sie werden zum Auth0-Registrierungsbildschirm weitergeleitet
Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort

Registrierungsprozess über Auth0

SnelUBL verwendet Auth0 für sichere Authentifizierung. Das bedeutet:

Ihr Passwort wird sicher gespeichert und verschlüsselt
Zwei-Faktor-Authentifizierung ist für zusätzliche Sicherheit verfügbar
Ihre Kontodaten werden nach internationalen Standards gesichert

Welche Informationen benötige ich?

Für die Registrierung benötigen Sie nur:

Eine gültige E-Mail-Adresse (für Kontobestätigung und Kommunikation)
Ein Passwort

Kontobestätigung

Nach der Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um Ihr Konto zu aktivieren. Wenn Sie die E-Mail nicht erhalten, überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner.

Erste Anmeldung & Onboarding

Was passiert nach der Registrierung?

Nach Ihrer ersten erfolgreichen Anmeldung werden Sie automatisch durch einen Onboarding-Prozess geführt. Dieser Prozess stellt sicher, dass Sie alles korrekt einrichten, bevor Sie mit der Umwandlung von Rechnungen beginnen.

Warum ist die Einrichtung erforderlich?

SnelUBL benötigt einige Grundeinstellungen, um optimal zu funktionieren:

Organisation: Sie müssen mindestens eine Organisation hinzufügen, um Rechnungen zu verarbeiten
Zahlungsinformationen: Zahlungsdetails sind für Abrechnung und Servicenutzung erforderlich

Ohne diese Einstellungen können Sie den Schnellmodus oder Workflows nicht verwenden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung durch das Onboarding

Der Onboarding-Prozess besteht aus drei Schritten:

Schritt 1: Willkommensbildschirm

Der Willkommensbildschirm erscheint automatisch innerhalb von 2-3 Sekunden nach Ihrer ersten Anmeldung. Er erklärt:

Was SnelUBL tut
Warum Organisationen benötigt werden
Wie Workflows funktionieren
Was Sie während der Einrichtung erwarten können

Klicken Sie auf "Loslegen", um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Wichtig: Dieser Bildschirm kann nicht geschlossen werden, bis Sie die Einrichtung abgeschlossen haben. Dies stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen eingeben.

Schritt 2: Organisation erstellen

In diesem Schritt fügen Sie Ihre erste Organisation hinzu:

Organisationsname: Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation ein
- Beispiel: "Mein Unternehmen GmbH"
- Dieses Feld ist erforderlich
Handelsregisternummer: Geben Sie Ihre 8-stellige Handelsregisternummer ein
- Beispiel: 12345678
- Muss genau 8 Ziffern enthalten
- Dieses Feld ist erforderlich
Mutterorganisation (optional): Wenn Ihre Organisation Teil einer größeren Gruppe ist, können Sie hier die Mutterorganisation auswählen

Klicken Sie auf "Speichern und fortfahren", um die Organisation zu speichern. Das System validiert Ihre Eingabe, bevor Sie fortfahren.

Schritt 3: Zahlungsinformationen

In diesem letzten Schritt geben Sie Ihre Zahlungsinformationen ein:

Pflichtfelder:

Firmenname: Der Name, wie er auf Rechnungen erscheinen soll
Adresse: Straßenname und Hausnummer
Postleitzahl: Postleitzahl (z.B. 12345)
Stadt: Stadt oder Ort
Land: Aus der Liste auswählen
Rechnungs-E-Mail: E-Mail-Adresse für Rechnungen und Kommunikation

Optionale Felder:

Umsatzsteuer-ID: Ihre Umsatzsteuer-ID (z.B. DE123456789)
Telefonnummer: Kontakttelefonnummer

Wichtig: Beim Speichern der Zahlungsinformationen wird eine Testzahlung von €0,01 durchgeführt, um die Zahlungsinformationen zu überprüfen.

Klicken Sie auf "Zahlungsinformationen speichern", um die Einrichtung abzuschließen.

Was passiert, wenn ich Schritte überspringe?

Sie können den Onboarding-Prozess nicht überspringen. Ohne eine Organisation und Zahlungsinformationen können Sie nicht verwenden:

Schnellmodus für manuelle Umwandlungen
Workflows für automatisierte Verarbeitung
Andere SnelUBL-Funktionen

Das System führt Sie weiter durch den Prozess, bis alle erforderlichen Informationen eingegeben wurden.

Nach Abschluss des Onboardings

Sobald Sie alle Schritte abgeschlossen haben:

Sie erhalten vollen Zugriff auf alle SnelUBL-Funktionen
Sie können sofort mit der Umwandlung von Rechnungen beginnen
Sie können Workflows für automatisierte Verarbeitung erstellen
Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Einrichtung abgeschlossen ist

Organisationen

Was sind Organisationen?

Eine Organisation in SnelUBL stellt ein Unternehmen oder eine Einheit dar, für die Sie Rechnungen verarbeiten möchten. Jede Organisation hat:

Einen eindeutigen Namen
Eine Handelsregisternummer (für niederländische Organisationen)
Eigene Workflows und Einstellungen
Eigene Zahlungsinformationen

Warum benötige ich Organisationen?

Organisationen sind erforderlich, weil:

Datentrennung: Verschiedene Unternehmen haben verschiedene Rechnungen und Workflows
Compliance: Handelsregisternummern sind für niederländische Unternehmen erforderlich
Organisation: Sie können mehrere Unternehmen von einem Konto aus verwalten
Workflows: Jede Organisation kann mehrere Workflows für verschiedene Zwecke haben

Wie füge ich eine Organisation hinzu?

Über Onboarding (erste Organisation)

Während des Onboarding-Prozesses werden Sie automatisch aufgefordert, Ihre erste Organisation hinzuzufügen. Folgen Sie den Schritten im Onboarding-Prozess.

Über Organisations-Dropdown (zusätzliche Organisationen)

Um später zusätzliche Organisationen hinzuzufügen:

Klicken Sie auf das Organisations-Dropdown in der Kopfzeile (oben links)
Klicken Sie auf "Organisation hinzufügen" im Dropdown-Menü
Füllen Sie das Formular mit den Organisationsdaten aus

Sie können dies von jeder Seite in SnelUBL aus tun - Sie müssen nicht zur Einstellungsseite gehen.

Validierungsregeln

Das System prüft:

Name: Darf nicht leer sein
Handelsregisternummer: Muss genau 8 Ziffern enthalten (nur Zahlen)
Eindeutigkeit: Jede Handelsregisternummer kann nur einmal verwendet werden

Wenn die Validierung fehlschlägt, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die erklärt, was korrigiert werden muss.

Organisationshierarchie (Mutterorganisationen)

Wenn Ihre Organisation Teil einer größeren Gruppe ist, können Sie eine Mutterorganisation einrichten:

Mutterorganisation: Die Hauptorganisation, unter die Ihre Organisation fällt
Tochterorganisation: Ihre Organisation, die unter der Mutterorganisation fällt

Dies ist nützlich für:

Zentralisierte Abrechnung (optional)
Überblick über mehrere Unternehmen
Kombinierte Berichterstattung

Mehrere Organisationen verwalten

Sie können unbegrenzt Organisationen zu Ihrem Konto hinzufügen. Jede Organisation hat:

Eigene Workflows
Eigene Einstellungen
Eigene Umwandlungen
Eigene Rechnungen, es sei denn, sie werden an eine andere Organisation delegiert

Zwischen Organisationen wechseln

Um zwischen Organisationen zu wechseln:

Klicken Sie auf das Organisations-Dropdown in der Kopfzeile (oben links)
Wählen Sie die gewünschte Organisation aus der Liste
Die Seite wird automatisch mit den Daten der ausgewählten Organisation aktualisiert

Organisationseinstellungen

Für jede Organisation können Sie konfigurieren:

Zahlungsinformationen: Rechnungsadresse und Kontaktdaten (oder Rechnungen an eine andere Organisation mit Zahlungsinformationen delegieren)
Workflows: Automatisierte Verarbeitungsregeln
Integrationen: Verbindungen mit Buchhaltungssoftware

Wichtig: Beim Hinzufügen oder Ändern von Zahlungsinformationen für eine Organisation wird eine Testzahlung von €0,01 durchgeführt, um die Zahlungsinformationen zu überprüfen.

Gehen Sie zu "Einstellungen", um diese Optionen zu verwalten.

Schnellmodus

Was ist Schnellmodus?

Schnellmodus ist die manuelle Methode zur Umwandlung von Rechnungen in das UBL-Format. Es ist ideal für:

Gelegentliche Umwandlungen
Testen des Services
Kleine Rechnungsmengen
Situationen, in denen Sie direkte Kontrolle wünschen

Wann verwende ich Schnellmodus vs Workflows?

Verwenden Sie Schnellmodus, wenn:

Sie gelegentlich Rechnungen umwandeln müssen
Sie die Umwandlung manuell steuern möchten
Sie Rechnungen testen möchten, bevor Sie Workflows einrichten
Sie einmalige Umwandlungen benötigen

Verwenden Sie Workflows, wenn:

Sie regelmäßig viele Rechnungen erhalten
Sie automatisierte Verarbeitung wünschen
Rechnungen automatisch per E-Mail eingehen
Sie mehrere Ziele benötigen (E-Mail, FTP, Cloud)

Wie verwende ich Schnellmodus?

Zugriff auf Schnellmodus

Melden Sie sich bei Ihrem SnelUBL-Konto an
Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine Organisation eingerichtet haben
Gehen Sie zur Seite "Schnellmodus" (über Menü oder direkten Link)
Sie sehen den Upload-Bereich mit dem Text "Ziehen Sie Ihre Rechnungen hierher"

Unterstützte Dateiformate

Schnellmodus unterstützt die folgenden Dateitypen:

PDF (application/pdf) - Empfohlenes Format
DOCX (application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document) - Microsoft Word-Dokumente
PNG (image/png) - Bilder
JPEG (image/jpeg) - Fotos
HEIF/HEIC (image/heif, image/heic) - Moderne iPhone-Fotos
WebP (image/webp) - Web-Bilder

Dateigrößenlimits

Maximum für Verarbeitung: 3 MB pro Datei
Dateien größer als 3 MB werden mit einer klaren Fehlermeldung abgelehnt

Dateien hochladen

Sie haben zwei Optionen zum Hochladen von Dateien:

Option 1: Drag & Drop

Ziehen Sie Dateien aus Ihrem Datei-Explorer in den Upload-Bereich
Lassen Sie die Dateien los, wenn Sie eine blaue Hervorhebung sehen
Die Dateien werden automatisch zur Warteschlange hinzugefügt

Option 2: Dateien durchsuchen

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dateien durchsuchen"
Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus dem Dialogfeld
Klicken Sie auf "Öffnen"
Die Dateien werden zur Warteschlange hinzugefügt

Verarbeitungsstatus

Sobald Dateien hochgeladen wurden, sehen Sie:

Dateitabelle: Jede Zeile zeigt:
- Dateiname
- Verarbeitet am (Zeitstempel)
- Status (Verarbeitung, Abgeschlossen, Fehler)
- UBL-Version
- Aktionen (ansehen, herunterladen, löschen)
Statusindikatoren:
- 🔄 Verarbeitung: Datei wird derzeit umgewandelt
- ✅ Abgeschlossen: Umwandlung erfolgreich abgeschlossen
- ❌ Fehler: Ein Problem ist aufgetreten

Umwandlungsprozess

Der Umwandlungsprozess funktioniert wie folgt:

Upload: Datei wird auf den Server hochgeladen
Validierung: System prüft Format und Größe
Verarbeitung: KI-Technologie extrahiert Rechnungsdaten
Umwandlung: Daten werden in UBL XML umgewandelt
Abschluss: Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Umwandlung fertig ist

Verarbeitungszeit: Normalerweise 30-120 Sekunden pro Rechnung, abhängig von der Komplexität.

Vorschau der Umwandlungsergebnisse

Nach einer erfolgreichen Umwandlung können Sie eine Vorschau des Ergebnisses ansehen:

Klicken Sie auf die Vorschau-Schaltfläche (👁️) neben der umgewandelten Datei
Ein Viewer öffnet sich, der zeigt:
- Die ursprüngliche Rechnung (PDF/Bild)
- Die extrahierten Daten in strukturierter Form
- Eine visuelle Darstellung, wie die Daten interpretiert wurden
Verwenden Sie die Vorschau, um zu überprüfen, ob alle Daten korrekt extrahiert wurden, bevor Sie die Datei herunterladen

Die Vorschau ist für alle erfolgreich umgewandelten Rechnungen verfügbar, sowohl im Schnellmodus als auch auf der Umwandlungsseite.

Umgewandelte Dateien herunterladen

Sobald eine Umwandlung abgeschlossen ist:

Klicken Sie auf die Download-Schaltfläche (⬇️) neben der Datei
Die UBL XML-Datei wird heruntergeladen
Der Dateiname bleibt gleich, aber die Erweiterung wird .xml

Stapeloperationen

Sie können mehrere Dateien gleichzeitig verwalten:

Alle UBLs als ZIP herunterladen:

Wählen Sie Dateien mit den Kontrollkästchen
Klicken Sie auf "UBLs als ZIP herunterladen"
Alle ausgewählten UBL-Dateien werden in einer ZIP-Datei heruntergeladen

Mit Originalen herunterladen:

Wählen Sie Dateien
Klicken Sie auf "UBLs und Originale als ZIP herunterladen"
Sie erhalten sowohl die UBL-Dateien als auch die ursprünglichen PDFs/Bilder

Ausgewählte löschen:

Wählen Sie Dateien, die Sie löschen möchten
Klicken Sie auf "Ausgewählte löschen"
Bestätigen Sie das Löschen

Umwandlungsergebnisse verstehen

Nach der Umwandlung enthält jede UBL-Datei:

Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Datum, Beträge
Lieferant: Kontaktdaten des Lieferanten
Kunde: Ihre Unternehmensdaten
Zeilen: Artikelzeilen mit Beschreibung, Menge, Preis, MwSt
Summen: Zwischensumme, MwSt-Beträge, Gesamtbetrag

Die UBL-Datei kann direkt in Buchhaltungssoftware importiert werden, die UBL unterstützt.

Häufige Probleme beheben

Datei wird nicht hochgeladen:

Überprüfen Sie, ob die Datei kleiner als 3 MB ist
Überprüfen Sie, ob das Format unterstützt wird (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
Versuchen Sie, die Datei erneut hochzuladen

Umwandlung schlägt fehl:

Überprüfen Sie, ob die Datei eine Rechnung ist (keine anderen Dokumente)
Überprüfen Sie, ob die Datei lesbar und nicht beschädigt ist
Versuchen Sie eine andere Version der Datei
Überprüfen Sie, ob die Datei nicht zu komplex ist (zu viele Seiten, schlechte Qualität)
Warten Sie einige Minuten und versuchen Sie es erneut

Kein Ergebnis nach langem Warten:

Die Umwandlung kann bis zu 2 Minuten für komplexe Rechnungen dauern
Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung
Aktualisieren Sie die Seite, wenn sich der Status nicht ändert

Download funktioniert nicht:

Überprüfen Sie, ob die Umwandlung erfolgreich abgeschlossen wurde
Versuchen Sie einen anderen Browser
Überprüfen Sie, ob Pop-up-Blocker deaktiviert sind

Workflows

Was sind Workflows?

Workflows sind automatisierte Regeln, die Rechnungen automatisch verarbeiten, wenn sie per E-Mail empfangen werden. Ein Workflow besteht aus:

Trigger: E-Mail-Adresse, die Rechnungen empfängt
Umwandlungseinstellungen: Wie Rechnungen umgewandelt werden
Ziele: Wohin die umgewandelten Dateien gehen

Wann verwende ich Workflows vs Schnellmodus?

Verwenden Sie Workflows, wenn:

Sie regelmäßig viele Rechnungen erhalten
Sie automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Intervention wünschen
Lieferanten Rechnungen automatisch an eine E-Mail-Adresse senden können
Sie mehrere Ziele benötigen (E-Mail, FTP, Dropbox, etc.)

Verwenden Sie Schnellmodus, wenn:

Sie gelegentliche Umwandlungen benötigen
Sie manuelle Kontrolle wünschen
Sie Rechnungen testen möchten

Workflow-Konzepte

E-Mail-Trigger

Jeder Workflow hat eine eindeutige E-Mail-Adresse, die automatisch generiert wird. Diese Adresse hat das Format:

workflow-id@snelubl.nl

Beispiel: workflow-abc123def456@snelubl.nl

Lieferanten können Rechnungen an diese Adresse senden, und sie werden automatisch verarbeitet. Die Absender-E-Mail-Adresse muss als "Zugelassener Absender" in den Workflow-Einstellungen hinzugefügt werden.

Umwandlungseinstellungen

Sie bestimmen, wie Rechnungen umgewandelt werden:

UBL-Version: Wählen Sie zwischen UBL 2.1 oder UBL 2.3
Ausgabeformat: XML oder andere Formate

Ziele

Umgewandelte Dateien können an mehrere Orte gesendet werden:

E-Mail: An Ihre E-Mail-Adresse oder andere Adressen
FTP-Server: Direkter Upload auf Ihren FTP-Server
Cloud-Speicher: Dropbox, Google Drive, OneDrive
Buchhaltungssoftware: Direkte Integration mit verschiedenen Buchhaltungspaketen, wie SnelStart

Automatische Verarbeitung

Mit aktivierter automatischer Verarbeitung:

Rechnungen werden sofort nach Eingang verarbeitet
Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist
Keine manuelle Intervention erforderlich

Erstellen Sie Ihren ersten Workflow

Über Onboarding

Während des Onboarding-Prozesses können Sie direkt Ihren ersten Workflow erstellen, nachdem Sie eine Organisation hinzugefügt haben.

Über die Workflows-Seite

Gehen Sie zur Seite "Workflows" (über Menü)
Klicken Sie auf "Neuer Workflow" oder "Workflow hinzufügen"
Füllen Sie das Formular aus:

Grundinformationen:

Workflow-Name: z.B. "Eingehende Rechnungen"
Beschreibung: Optionale Beschreibung des Zwecks

Trigger-Einstellungen:

Typ: E-Mail (Standard)
Automatische Verarbeitung: Ein/Aus
Zugelassene Absender: Welche E-Mail-Adressen Rechnungen senden dürfen

Umwandlungseinstellungen:

UBL-Version: Wählen Sie 2.1 oder 2.3
Ausgabeformat: XML (Standard)

Ziele:

Klicken Sie auf "Ziel hinzufügen"
Wählen Sie Typ (E-Mail, FTP, Cloud, etc.)
Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus
Wiederholen Sie für mehrere Ziele

Klicken Sie auf "Workflow erstellen"

Das System generiert automatisch eine eindeutige E-Mail-Adresse für diesen Workflow.

Workflows verwalten

Alle Workflows anzeigen

Auf der Workflows-Seite sehen Sie:

Liste aller Workflows: Jeder Workflow wird in einem zusammenklappbaren Panel angezeigt
Status: Aktiv oder Inaktiv
E-Mail-Adresse: Die eindeutige Adresse für diesen Workflow
Letzte Aktivität: Wann der Workflow zuletzt verwendet wurde

Workflow bearbeiten

Klicken Sie auf den Workflow, den Sie bearbeiten möchten
Klicken Sie auf "Bearbeiten" oder das Stiftsymbol
Ändern Sie die gewünschten Einstellungen
Klicken Sie auf "Speichern"

Sie können bearbeiten:

Workflow-Name und Beschreibung
Umwandlungseinstellungen
Ziele
Zugelassene Absender

Hinweis: Die E-Mail-Adresse kann nach der Erstellung nicht geändert werden. Erstellen Sie einen neuen Workflow, wenn Sie eine andere Adresse benötigen.

Workflow aktivieren/deaktivieren

Um einen Workflow vorübergehend zu deaktivieren, ohne ihn zu löschen:

Gehen Sie zur Workflows-Seite
Klicken Sie auf den Workflow
Klicken Sie auf "Deaktivieren" (oder "Aktivieren", um wieder zu aktivieren)
Bestätigen Sie die Aktion

Deaktivierte Workflows:

Empfangen weiterhin E-Mails
Verarbeiten keine Rechnungen automatisch
Können schnell wieder aktiviert werden

Workflow löschen

Gehen Sie zur Workflows-Seite
Klicken Sie auf den Workflow, den Sie löschen möchten
Klicken Sie auf "Löschen" oder das Papierkorbsymbol
Bestätigen Sie das Löschen

Warnung: Gelöschte Workflows können nicht wiederhergestellt werden. Die zugehörige E-Mail-Adresse wird freigegeben und kann von anderen verwendet werden.

Workflow-Einstellungen erklärt

Trigger-Einstellungen

E-Mail-Trigger:

E-Mail-Adresse: Automatisch generiert, eindeutig pro Workflow
Zugelassene Absender: Liste von E-Mail-Adressen, die Rechnungen senden dürfen
- Fügen Sie Absender über "Absender hinzufügen" hinzu
- Entfernen Sie Absender durch Klicken auf das X-Symbol
- Leer = alle Absender zugelassen (nicht empfohlen für Sicherheit)

Automatische Verarbeitung:

Ein: Rechnungen werden sofort nach Eingang verarbeitet
Aus: Rechnungen werden gespeichert, aber nicht verarbeitet, bis Sie dies manuell tun

Umwandlungseinstellungen

UBL-Version:

UBL 2.1: Standardversion, weit verbreitet unterstützt
UBL 2.3: Neuere Version mit zusätzlichen Funktionen

Ausgabeformat:

XML: Standard UBL XML-Format
Andere Formate können je nach Ihrem Abonnement verfügbar sein

Ziel-Einstellungen

E-Mail-Ziel:

E-Mail-Adresse: Wohin die umgewandelten Dateien gehen sollen
Betreff: Benutzerdefinierter E-Mail-Betreff (optional)
Nachricht: Benutzerdefinierte Nachricht in der E-Mail (optional)

FTP-Ziel:

Server: FTP-Serveradresse
Port: Normalerweise 21
Benutzername: FTP-Benutzername
Passwort: FTP-Passwort (sicher gespeichert)
Pfad: Ordner auf dem Server, in dem Dateien platziert werden sollen

Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive, OneDrive):

Konto: Verknüpfen Sie Ihr Cloud-Konto
Ordner: Wählen Sie den Ordner, in dem Dateien gespeichert werden sollen
Dateiname: Muster für Dateinamen (optional)

Buchhaltungssoftware-Integration:

Software: Wählen Sie aus verfügbaren Optionen (Exact Online, Cash Software, etc.)
Konto: Verknüpfen Sie Ihr Buchhaltungssoftware-Konto
Einstellungen: Konfigurieren Sie spezifische Importeinstellungen

Best Practices für Workflows

Sicherheit:

Fügen Sie immer zugelassene Absender hinzu, um unerwünschte E-Mails zu verhindern
Verwenden Sie eindeutige Workflows für verschiedene Lieferanten
Überprüfen Sie regelmäßig die Aktivität Ihrer Workflows

Organisation:

Geben Sie Workflows klare, beschreibende Namen
Verwenden Sie Beschreibungen, um den Zweck jedes Workflows zu dokumentieren
Gruppieren Sie Workflows nach Organisation oder Zweck

Optimierung:

Verwenden Sie automatische Verarbeitung für regelmäßige Rechnungen
Deaktivieren Sie automatische Verarbeitung für Test-Workflows
Überwachen Sie Verarbeitungszeiten und passen Sie Einstellungen bei Bedarf an

Backup:

Stellen Sie sicher, dass wichtige Ziele Backups haben
Erwägen Sie mehrere Ziele für kritische Workflows
Testen Sie Workflows regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren

Erweiterte Themen

Mehrere Workflows pro Organisation

Sie können unbegrenzt Workflows pro Organisation erstellen. Dies ist nützlich für:

Verschiedene Lieferanten: Jeder Lieferant erhält seine eigene E-Mail-Adresse
Verschiedene Prozesse: Separate Workflows für Einkaufsrechnungen, Verkaufsrechnungen, etc.
Verschiedene Ziele: Verschiedene Workflows für verschiedene Abteilungen
Testumgebungen: Separate Workflows zum Testen ohne Auswirkungen auf die Produktion

Workflow-E-Mail-Adressen

Jede Workflow-E-Mail-Adresse ist:

Eindeutig: Weltweit eindeutig, kann nicht dupliziert werden
Permanent: Bleibt gleich, solange der Workflow existiert
Nicht änderbar: Kann nach der Erstellung nicht geändert werden
Wiederverwendbar: Nach dem Löschen eines Workflows kann die Adresse von anderen verwendet werden

Wichtig: Teilen Sie Workflow-E-Mail-Adressen nur mit vertrauenswürdigen Lieferanten.

Integration mit Buchhaltungssoftware

SnelUBL unterstützt die Integration mit beliebter Buchhaltungssoftware:

Exact Online: Direkter Import von UBL-Dateien
Cash Software: Automatische Verarbeitung
eBoekhouden: Nahtlose Integration
Kleisteen: Direkte Verbindung
Minox: Automatischer Import
MUIS Software: UBL-Unterstützung
SnelStart: Integrierte Verarbeitung
Visma (AccountView): Direkter Import
Yuki: Automatische Verarbeitung

Konfigurieren Sie Integrationen über die Seite "Integrationen" im Menü.

Dateiverarbeitungsstandorte und Datenschutz

SnelUBL verarbeitet Rechnungen an verschiedenen Standorten:

Innerhalb der Niederlande: Für niederländische Organisationen, die dies erfordern
Innerhalb der EU: Für EU-Compliance
Weltweit: Für maximale Geschwindigkeit

Sie können den Verarbeitungsstandort pro Organisation in den Einstellungen festlegen.

Datenschutz:

Alle Daten werden während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt
Rechnungen werden nur für die Umwandlung verwendet
Daten werden nicht an Dritte weitergegeben
Sie können Daten jederzeit anfordern oder löschen

Verarbeitungszeiten und SLA

Standard-Verarbeitung:

Automatisch erkannte Dokumente: Einige Minuten
Standard-Rechnungen: Etwa 1 Stunde
Rechnungen mit Zeilenerkennung: Durchschnittlich 1 Stunde, maximal 72 Stunden

Faktoren, die die Verarbeitungszeit beeinflussen:

Komplexität der Rechnung
Qualität der Quelldatei
Aktuelle Serverlast
Erforderliche Genauigkeitsgarantie

Außerhalb der Geschäftszeiten:

Dokumente mit erhöhter Genauigkeitsgarantie können länger dauern
Standard-Verarbeitung bleibt verfügbar

Fehlerbehebung

Häufige Probleme und Lösungen

Ich kann mich nicht anmelden

Problem: Die Anmeldeschaltfläche funktioniert nicht oder ich werde zu einer Fehlerseite weitergeleitet.

Lösungen:

Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung
Versuchen Sie einen anderen Browser
Löschen Sie Browser-Cache und Cookies
Überprüfen Sie, ob JavaScript aktiviert ist
Kontaktieren Sie den Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Onboarding erscheint nicht

Problem: Nach der ersten Anmeldung erscheint der Onboarding-Prozess nicht.

Lösungen:

Warten Sie 2-3 Sekunden (Onboarding startet automatisch)
Überprüfen Sie, ob Sie JavaScript-Fehler in der Browser-Konsole sehen
Aktualisieren Sie die Seite
Melden Sie sich ab und wieder an
Überprüfen Sie, ob Sie bereits Organisationen haben (Onboarding erscheint nur bei der ersten Anmeldung)

Organisation kann nicht hinzugefügt werden

Problem: Fehlermeldung beim Hinzufügen einer Organisation.

Lösungen:

Überprüfen Sie, ob die Handelsregisternummer genau 8 Ziffern enthält
Überprüfen Sie, ob der Organisationsname nicht leer ist
Überprüfen Sie, ob die Handelsregisternummer nicht bereits existiert
Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung
Versuchen Sie es nach einigen Sekunden erneut

Dateien werden nicht im Schnellmodus hochgeladen

Problem: Dateien werden nicht akzeptiert oder hochgeladen.

Lösungen:

Überprüfen Sie die Dateigröße (maximal 3 MB)
Überprüfen Sie das Dateiformat (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
Überprüfen Sie, ob Sie angemeldet sind
Überprüfen Sie, ob Sie eine Organisation ausgewählt haben
Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung
Versuchen Sie eine andere Datei

Umwandlung schlägt fehl

Problem: Rechnung wird hochgeladen, aber die Umwandlung schlägt fehl.

Lösungen:

Überprüfen Sie, ob die Datei eine Rechnung ist (keine anderen Dokumente)
Überprüfen Sie, ob die Datei lesbar und nicht beschädigt ist
Versuchen Sie eine andere Version der Datei
Überprüfen Sie, ob die Datei nicht zu komplex ist (zu viele Seiten, schlechte Qualität)
Warten Sie einige Minuten und versuchen Sie es erneut

Workflow verarbeitet keine Rechnungen

Problem: Rechnungen werden an die Workflow-E-Mail gesendet, aber nicht verarbeitet.

Lösungen:

Überprüfen Sie, ob der Workflow aktiv ist (nicht deaktiviert)
Überprüfen Sie, ob automatische Verarbeitung aktiviert ist
Überprüfen Sie, ob der Absender zu den zugelassenen Absendern hinzugefügt wurde
Überprüfen Sie, ob die E-Mail korrekt an die Workflow-Adresse gesendet wurde
Überprüfen Sie, ob die Rechnung als Anhang gesendet wurde (nicht nur im E-Mail-Text)
Überprüfen Sie die Workflow-Aktivität auf der Workflows-Seite

Umgewandelte Dateien sind leer oder falsch

Problem: UBL-Datei enthält keine Daten oder falsche Daten.

Lösungen:

Überprüfen Sie die Qualität der ursprünglichen Datei
Stellen Sie sicher, dass die ursprüngliche Datei klar lesbar ist
Überprüfen Sie, ob es eine gültige Rechnung ist
Versuchen Sie, die Datei erneut umzuwandeln
Kontaktieren Sie den Support mit Beispielen für problematische Rechnungen

Support kontaktieren

Wenn Sie Probleme haben, die durch die oben genannten Lösungen nicht behoben werden:

E-Mail: snelubl.support@orangepear.com
Beschreiben Sie das Problem:
- Was haben Sie versucht zu tun?
- Was ist genau passiert?
- Welche Fehlermeldungen haben Sie gesehen?
- Welchen Browser und welche Version verwenden Sie?
Fügen Sie Anhänge hinzu: Screenshots, Fehlermeldungen oder Beispieldateien

Wir bemühen uns, innerhalb von 24 Stunden zu antworten.

Fehlermeldungen erklärt

"Einrichtung erforderlich"

Sie müssen zuerst eine Organisation und Zahlungsinformationen hinzufügen, bevor Sie diese Funktion verwenden können.

"Datei zu groß"

Die Datei ist größer als 3 MB. Komprimieren Sie die Datei oder verwenden Sie eine kleinere Datei.

"Dateiformat nicht unterstützt"

Der Dateityp wird nicht unterstützt. Verwenden Sie PDF, PNG, JPEG, HEIF oder WebP.

"Ungültige Handelsregisternummer"

Die Handelsregisternummer muss genau 8 Ziffern enthalten (nur Zahlen, keine Buchstaben oder Leerzeichen).

"Workflow nicht gefunden"

Der Workflow existiert nicht oder wurde gelöscht. Überprüfen Sie, ob Sie den richtigen Workflow ausgewählt haben.

"Kein Zugriff"

Sie haben keinen Zugriff auf diese Funktion. Überprüfen Sie, ob Sie angemeldet sind und die richtige Organisation ausgewählt haben.

Fazit

Mit dieser Dokumentation haben Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um SnelUBL optimal zu nutzen. Von der Registrierung bis zu erweiterten Workflows sind Sie jetzt bereit, Ihre Rechnungen effizient in das UBL-Format umzuwandeln.

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, uns unter snelubl.support@orangepear.com zu kontaktieren.

Viel Erfolg mit SnelUBL!