Documentatie wordt geladen...

Dokumentacja SnelUBL

Witamy w dokumentacji SnelUBL! Ten przewodnik pomoże Państwu w pełni wykorzystać naszą usługę konwersji faktur do formatu UBL.

Spis treści

Wprowadzenie & Pierwsze kroki
Rejestracja
Pierwsze logowanie & Wprowadzenie
Organizacje
Tryb Szybki
Przepływy pracy
Tematy zaawansowane
Rozwiązywanie problemów

Wprowadzenie & Pierwsze kroki

Czym jest SnelUBL?

SnelUBL to zaawansowana usługa automatycznej konwersji faktur do formatu UBL (Universal Business Language). UBL to międzynarodowy standard dokumentów biznesowych używany przez oprogramowanie księgowe i systemy administracyjne.

Czym jest format UBL i dlaczego jest ważny?

UBL (Universal Business Language) to format oparty na XML używany na całym świecie do fakturowania elektronicznego. Konwertując faktury do UBL:

Automatyczne przetwarzanie: Państwa oprogramowanie księgowe może importować faktury bezpośrednio bez ręcznego wprowadzania
Mniej błędów: Automatyczna konwersja zapobiega błędom pisowni i nieprawidłowym danym
Zgodność prawna: Spełnia wymagania dotyczące fakturowania cyfrowego w wielu krajach
Szybsze płatności: Usprawnione transakcje B2B poprawiają przetwarzanie płatności

Przegląd kluczowych funkcji

SnelUBL oferuje dwie główne metody konwersji faktur:

Tryb Szybki: Ręczna konwersja pojedynczych faktur przez przeciąganie i upuszczanie
Przepływy pracy: Zautomatyzowane przetwarzanie faktur otrzymywanych e-mailem

Obie metody obsługują wiele formatów plików i oferują elastyczne opcje wyjściowe.

Rejestracja

Jak utworzyć konto?

Utworzenie konta SnelUBL jest proste i zajmuje tylko kilka minut:

Przejdź na stronę internetową SnelUBL
Kliknij przycisk "Zarejestruj się" w prawym górnym rogu
Zostaniesz przekierowany do ekranu rejestracji Auth0
Zarejestruj się za pomocą adresu e-mail i hasła

Proces rejestracji przez Auth0

SnelUBL używa Auth0 do bezpiecznego uwierzytelniania. Oznacza to:

Państwa hasło jest bezpiecznie przechowywane i szyfrowane
Dostępne jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla dodatkowego bezpieczeństwa
Dane konta są zabezpieczone zgodnie z międzynarodowymi standardami

Jakich informacji potrzebuję?

Do rejestracji potrzebujecie tylko:

Ważnego adresu e-mail (do weryfikacji konta i komunikacji)
Hasła

Weryfikacja konta

Po rejestracji otrzymacie e-mail weryfikacyjny na podany adres. Kliknijcie link w e-mailu, aby aktywować konto. Jeśli nie otrzymacie e-maila, sprawdźcie folder spam.

Pierwsze logowanie & Wprowadzenie

Co dzieje się po rejestracji?

Po pierwszym udanym zalogowaniu zostaniecie automatycznie poprowadzeni przez proces wprowadzenia. Ten proces zapewnia, że wszystko jest poprawnie skonfigurowane przed rozpoczęciem konwersji faktur.

Dlaczego konfiguracja jest wymagana?

SnelUBL wymaga kilku podstawowych ustawień do optymalnego działania:

Organizacja: Musicie dodać co najmniej jedną organizację, aby przetwarzać faktury
Informacje o płatności: Szczegóły płatności są potrzebne do rozliczeń i korzystania z usługi

Bez tych ustawień nie możecie używać Trybu Szybkiego ani Przepływów pracy.

Przewodnik krok po kroku przez wprowadzenie

Proces wprowadzenia składa się z trzech kroków:

Krok 1: Ekran powitalny

Ekran powitalny pojawia się automatycznie w ciągu 2-3 sekund po pierwszym zalogowaniu. Wyjaśnia:

Co robi SnelUBL
Dlaczego potrzebne są organizacje
Jak działają przepływy pracy
Czego możecie się spodziewać podczas konfiguracji

Kliknijcie "Rozpocznij", aby przejść do następnego kroku.

Ważne: Ten ekran nie może być zamknięty, dopóki nie ukończycie konfiguracji. Zapewnia to wprowadzenie wszystkich wymaganych informacji.

Krok 2: Utworzenie organizacji

W tym kroku dodajecie swoją pierwszą organizację:

Nazwa organizacji: Wprowadźcie nazwę swojej firmy lub organizacji
- Przykład: "Moja Firma Sp. z o.o."
- To pole jest wymagane
Numer KVK: Wprowadźcie swój 8-cyfrowy numer KVK
- Przykład: 12345678
- Musi zawierać dokładnie 8 cyfr
- To pole jest wymagane
Organizacja nadrzędna (opcjonalnie): Jeśli wasza organizacja jest częścią większej grupy, możecie tutaj wybrać organizację nadrzędną

Kliknijcie "Zapisz i kontynuuj", aby zapisać organizację. System sprawdza wasze dane przed kontynuacją.

Krok 3: Informacje o płatności

W tym ostatnim kroku wprowadzacie informacje o płatności:

Pola wymagane:

Nazwa firmy: Nazwa, która ma pojawić się na fakturach
Adres: Nazwa ulicy i numer domu
Kod pocztowy: Kod pocztowy (np. 00-000)
Miasto: Miasto lub miejscowość
Kraj: Wybierzcie z listy
E-mail do faktur: Adres e-mail do faktur i komunikacji

Pola opcjonalne:

Numer VAT: Wasz numer VAT (np. PL1234567890)
Numer telefonu: Numer telefonu kontaktowego

Ważne: Przy zapisywaniu informacji o płatności zostanie przetworzona płatność testowa w wysokości €0,01 w celu weryfikacji informacji o płatności.

Kliknijcie "Zapisz informacje o płatności", aby zakończyć konfigurację.

Co się dzieje, jeśli pomijam kroki?

Nie możecie pominąć procesu wprowadzenia. Bez organizacji i informacji o płatności nie możecie używać:

Trybu Szybkiego do ręcznych konwersji
Przepływów pracy do zautomatyzowanego przetwarzania
Innych funkcji SnelUBL

System będzie kontynuował prowadzenie was przez proces, dopóki wszystkie wymagane informacje nie zostaną wprowadzone.

Po ukończeniu wprowadzenia

Po ukończeniu wszystkich kroków:

Otrzymujecie pełny dostęp do wszystkich funkcji SnelUBL
Możecie natychmiast rozpocząć konwersję faktur
Możecie tworzyć przepływy pracy do zautomatyzowanego przetwarzania
Otrzymujecie potwierdzenie, że konfiguracja jest zakończona

Organizacje

Czym są organizacje?

Organizacja w SnelUBL reprezentuje firmę lub podmiot, dla którego chcecie przetwarzać faktury. Każda organizacja ma:

Unikalną nazwę
Numer KVK (dla organizacji holenderskich)
Własne przepływy pracy i ustawienia
Własne informacje o płatności

Dlaczego potrzebuję organizacji?

Organizacje są potrzebne, ponieważ:

Rozdzielenie danych: Różne firmy mają różne faktury i przepływy pracy
Zgodność: Numery KVK są wymagane dla firm holenderskich
Organizacja: Możecie zarządzać wieloma firmami z jednego konta
Przepływy pracy: Każda organizacja może mieć wiele przepływów pracy do różnych celów

Jak dodać organizację?

Przez wprowadzenie (pierwsza organizacja)

Podczas procesu wprowadzenia zostaniecie automatycznie poproszeni o dodanie pierwszej organizacji. Postępujcie zgodnie z krokami procesu wprowadzenia.

Przez menu rozwijane organizacji (dodatkowe organizacje)

Aby później dodać dodatkowe organizacje:

Kliknijcie menu rozwijane organizacji w nagłówku (góra lewa)
Kliknijcie "Dodaj organizację" w menu rozwijanym
Wypełnijcie formularz danymi organizacji

Możecie to zrobić z dowolnej strony w SnelUBL - nie musicie przechodzić do strony Ustawienia.

Zasady walidacji

System sprawdza:

Nazwa: Nie może być pusta
Numer KVK: Musi zawierać dokładnie 8 cyfr (tylko cyfry)
Unikalność: Każdy numer KVK może być użyty tylko raz

Jeśli walidacja się nie powiedzie, otrzymacie komunikat o błędzie wyjaśniający, co należy poprawić.

Hierarchia organizacji (organizacje nadrzędne)

Jeśli wasza organizacja jest częścią większej grupy, możecie ustawić organizację nadrzędną:

Organizacja nadrzędna: Główna organizacja, pod którą wasza organizacja podlega
Organizacja podrzędna: Wasza organizacja, która podlega organizacji nadrzędnej

Jest to przydatne dla:

Centralizowanej fakturyzacji (opcjonalnie)
Przeglądu wielu firm
Łącznych raportów

Zarządzanie wieloma organizacjami

Możecie dodać nieograniczoną liczbę organizacji do swojego konta. Każda organizacja ma:

Własne przepływy pracy
Własne ustawienia
Własne konwersje
Własne faktury, chyba że są delegowane do innej organizacji

Przełączanie między organizacjami

Aby przełączyć się między organizacjami:

Kliknijcie menu rozwijane organizacji w nagłówku (góra lewa)
Wybierzcie żądaną organizację z listy
Strona automatycznie aktualizuje się danymi wybranej organizacji

Ustawienia organizacji

Dla każdej organizacji możecie skonfigurować:

Informacje o płatności: Adres rozliczeniowy i dane kontaktowe (lub delegujcie faktury do innej organizacji z informacjami o płatności)
Przepływy pracy: Zasady zautomatyzowanego przetwarzania
Integracje: Połączenia z oprogramowaniem księgowym

Ważne: Przy dodawaniu lub modyfikowaniu informacji o płatności dla organizacji zostanie przetworzona płatność testowa w wysokości €0,01 w celu weryfikacji informacji o płatności.

Przejdźcie do "Ustawienia", aby zarządzać tymi opcjami.

Tryb Szybki

Czym jest Tryb Szybki?

Tryb Szybki to ręczna metoda konwersji faktur do formatu UBL. Jest idealny dla:

Okazjonalnych konwersji
Testowania usługi
Małych partii faktur
Sytuacji, w których chcecie bezpośredniej kontroli

Kiedy używać Trybu Szybkiego vs Przepływów pracy?

Używajcie Trybu Szybkiego, gdy:

Okazjonalnie potrzebujecie konwertować faktury
Chcecie ręcznie kontrolować konwersję
Chcecie testować faktury przed skonfigurowaniem przepływów pracy
Potrzebujecie jednorazowych konwersji

Używajcie Przepływów pracy, gdy:

Regularnie otrzymujecie wiele faktur
Chcecie zautomatyzowanego przetwarzania
Faktury automatycznie przychodzą e-mailem
Potrzebujecie wielu miejsc docelowych (e-mail, FTP, chmura)

Jak używać Trybu Szybkiego?

Dostęp do Trybu Szybkiego

Zalogujcie się na swoje konto SnelUBL
Upewnijcie się, że macie co najmniej jedną organizację skonfigurowaną
Przejdźcie do strony "Tryb Szybki" (przez menu lub bezpośredni link)
Zobaczycie obszar przesyłania z tekstem "Przeciągnij tutaj swoje faktury"

Obsługiwane formaty plików

Tryb Szybki obsługuje następujące typy plików:

PDF (application/pdf) - Zalecany format
DOCX (application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document) - Dokumenty Microsoft Word
PNG (image/png) - Obrazy
JPEG (image/jpeg) - Zdjęcia
HEIF/HEIC (image/heif, image/heic) - Nowoczesne zdjęcia iPhone
WebP (image/webp) - Obrazy internetowe

Limity rozmiaru plików

Maksimum do przetworzenia: 3 MB na plik
Pliki większe niż 3 MB zostaną odrzucone z jasnym komunikatem o błędzie

Przesyłanie plików

Macie dwie opcje przesyłania plików:

Opcja 1: Przeciąganie i upuszczanie

Przeciągnijcie pliki z eksploratora plików do obszaru przesyłania
Zwolnijcie pliki, gdy zobaczycie niebieskie podświetlenie
Pliki są automatycznie dodawane do kolejki

Opcja 2: Przeglądanie plików

Kliknijcie przycisk "Przeglądaj pliki"
Wybierzcie jeden lub więcej plików z okna dialogowego
Kliknijcie "Otwórz"
Pliki są dodawane do kolejki

Status przetwarzania

Po przesłaniu plików zobaczycie:

Tabelę plików: Każdy wiersz pokazuje:
- Nazwę pliku
- Przetworzono (znacznik czasu)
- Status (Przetwarzanie, Zakończono, Błąd)
- Wersję UBL
- Akcje (zobacz, pobierz, usuń)
Wskaźniki statusu:
- 🔄 Przetwarzanie: Plik jest obecnie konwertowany
- ✅ Zakończono: Konwersja zakończona pomyślnie
- ❌ Błąd: Wystąpił problem

Proces konwersji

Proces konwersji działa następująco:

Przesłanie: Plik jest przesyłany na serwer
Walidacja: System sprawdza format i rozmiar
Przetwarzanie: Technologia AI wyodrębnia dane faktury
Konwersja: Dane są konwertowane do UBL XML
Zakończenie: Otrzymujecie powiadomienie, gdy konwersja jest gotowa

Czas przetwarzania: Zwykle 30-120 sekund na fakturę, w zależności od złożoności.

Podgląd wyników konwersji

Po pomyślnej konwersji możecie zobaczyć podgląd wyniku:

Kliknijcie przycisk podglądu (👁️) obok skonwertowanego pliku
Otworzy się przeglądarka pokazująca:
- Oryginalną fakturę (PDF/obraz)
- Wyodrębnione dane w formie ustrukturyzowanej
- Wizualną reprezentację tego, jak dane zostały zinterpretowane
Użyjcie podglądu, aby sprawdzić, czy wszystkie dane zostały poprawnie wyodrębnione przed pobraniem pliku

Podgląd jest dostępny dla wszystkich pomyślnie skonwertowanych faktur, zarówno w trybie szybkim, jak i na stronie Konwersje.

Pobieranie skonwertowanych plików

Po zakończeniu konwersji:

Kliknijcie przycisk pobierania (⬇️) obok pliku
Plik UBL XML zostanie pobrany
Nazwa pliku pozostaje taka sama, ale rozszerzenie staje się .xml

Operacje wsadowe

Możecie zarządzać wieloma plikami jednocześnie:

Pobierz wszystkie UBL jako ZIP:

Zaznaczcie pliki za pomocą pól wyboru
Kliknijcie "Pobierz UBL jako ZIP"
Wszystkie zaznaczone pliki UBL są pobierane w jednym pliku ZIP

Pobierz z oryginałami:

Zaznaczcie pliki
Kliknijcie "Pobierz UBL i oryginały jako ZIP"
Otrzymujecie zarówno pliki UBL, jak i oryginalne PDF/obrazy

Usuń zaznaczone:

Zaznaczcie pliki, które chcecie usunąć
Kliknijcie "Usuń zaznaczone"
Potwierdźcie usunięcie

Rozumienie wyników konwersji

Po konwersji każdy plik UBL zawiera:

Dane faktury: Numer faktury, data, kwoty
Dostawca: Dane kontaktowe dostawcy
Klient: Dane waszej firmy
Wiersze: Wiersze pozycji z opisem, ilością, ceną, VAT
Sumy: Suma częściowa, kwoty VAT, kwota całkowita

Plik UBL może być bezpośrednio importowany do oprogramowania księgowego obsługującego UBL.

Rozwiązywanie typowych problemów

Plik nie przesyła się:

Sprawdźcie, czy plik jest mniejszy niż 3 MB
Sprawdźcie, czy format jest obsługiwany (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
Spróbujcie ponownie przesłać plik

Konwersja nie powiodła się:

Sprawdźcie, czy plik jest fakturą (nie inne dokumenty)
Sprawdźcie, czy plik jest czytelny i nie uszkodzony
Spróbujcie innej wersji pliku
Sprawdźcie, czy plik nie jest zbyt złożony (zbyt wiele stron, słaba jakość)
Poczekajcie kilka minut i spróbujcie ponownie

Brak wyniku po długim oczekiwaniu:

Konwersja może trwać do 2 minut dla złożonych faktur
Sprawdźcie połączenie internetowe
Odświeżcie stronę, jeśli status się nie zmienia

Pobieranie nie działa:

Sprawdźcie, czy konwersja zakończyła się pomyślnie
Spróbujcie innej przeglądarki
Sprawdźcie, czy blokery wyskakujących okien są wyłączone

Przepływy pracy

Czym są przepływy pracy?

Przepływy pracy to zautomatyzowane reguły, które automatycznie przetwarzają faktury po otrzymaniu ich e-mailem. Przepływ pracy składa się z:

Wyzwalacza: Adresu e-mail, który otrzymuje faktury
Ustawień konwersji: Jak faktury są konwertowane
Miejsc docelowych: Gdzie trafiają skonwertowane pliki

Kiedy używać Przepływów pracy vs Trybu Szybkiego?

Używajcie Przepływów pracy, gdy:

Regularnie otrzymujecie wiele faktur
Chcecie zautomatyzowanego przetwarzania bez interwencji ręcznej
Dostawcy mogą automatycznie wysyłać faktury na adres e-mail
Potrzebujecie wielu miejsc docelowych (e-mail, FTP, Dropbox, itp.)

Używajcie Trybu Szybkiego, gdy:

Potrzebujecie okazjonalnych konwersji
Chcecie ręcznej kontroli
Chcecie testować faktury

Koncepcje przepływów pracy

Wyzwalacze e-mail

Każdy przepływ pracy ma unikalny adres e-mail, który jest automatycznie generowany. Ten adres ma format:

workflow-id@snelubl.nl

Przykład: workflow-abc123def456@snelubl.nl

Dostawcy mogą wysyłać faktury na ten adres, a będą automatycznie przetwarzane. Adres e-mail nadawcy musi być dodany jako "Dozwolony nadawca" w ustawieniach przepływu pracy.

Ustawienia konwersji

Określacie, jak faktury są konwertowane:

Wersja UBL: Wybierzcie między UBL 2.1 lub UBL 2.3
Format wyjściowy: XML lub inne formaty

Miejsca docelowe

Skonwertowane pliki mogą być wysyłane do wielu miejsc:

E-mail: Na wasz adres e-mail lub inne adresy
Serwer FTP: Bezpośrednie przesyłanie na wasz serwer FTP
Magazyn w chmurze: Dropbox, Google Drive, OneDrive
Oprogramowanie księgowe: Bezpośrednia integracja z różnymi pakietami księgowymi, takimi jak SnelStart

Automatyczne przetwarzanie

Z włączonym automatycznym przetwarzaniem:

Faktury są przetwarzane natychmiast po otrzymaniu
Otrzymujecie powiadomienie, gdy przetwarzanie jest zakończone
Nie jest potrzebna interwencja ręczna

Tworzenie pierwszego przepływu pracy

Przez wprowadzenie

Podczas procesu wprowadzenia możecie natychmiast utworzyć pierwszy przepływ pracy po dodaniu organizacji.

Przez stronę Przepływy pracy

Przejdźcie do strony "Przepływy pracy" (przez menu)
Kliknijcie "Nowy przepływ pracy" lub "Dodaj przepływ pracy"
Wypełnijcie formularz:

Informacje podstawowe:

Nazwa przepływu pracy: np. "Faktury przychodzące"
Opis: Opcjonalny opis celu

Ustawienia wyzwalacza:

Typ: E-mail (domyślny)
Automatyczne przetwarzanie: Włączone/Wyłączone
Dozwoleni nadawcy: Które adresy e-mail mogą wysyłać faktury

Ustawienia konwersji:

Wersja UBL: Wybierzcie 2.1 lub 2.3
Format wyjściowy: XML (domyślny)

Miejsca docelowe:

Kliknijcie "Dodaj miejsce docelowe"
Wybierzcie typ (E-mail, FTP, Chmura, itp.)
Wypełnijcie wymagane informacje
Powtórzcie dla wielu miejsc docelowych

Kliknijcie "Utwórz przepływ pracy"

System automatycznie generuje unikalny adres e-mail dla tego przepływu pracy.

Zarządzanie przepływami pracy

Przeglądanie wszystkich przepływów pracy

Na stronie przepływów pracy zobaczycie:

Listę wszystkich przepływów pracy: Każdy przepływ pracy jest pokazany w zwijalnym panelu
Status: Aktywny lub Nieaktywny
Adres e-mail: Unikalny adres dla tego przepływu pracy
Ostatnia aktywność: Kiedy przepływ pracy był ostatnio używany

Edycja przepływu pracy

Kliknijcie na przepływ pracy, który chcecie edytować
Kliknijcie "Edytuj" lub ikonę ołówka
Zmieńcie żądane ustawienia
Kliknijcie "Zapisz"

Możecie edytować:

Nazwę i opis przepływu pracy
Ustawienia konwersji
Miejsca docelowe
Dozwolonych nadawców

Uwaga: Adres e-mail nie może być zmieniony po utworzeniu. Utwórzcie nowy przepływ pracy, jeśli potrzebujecie innego adresu.

Aktywacja/Dezaktywacja przepływu pracy

Aby tymczasowo wyłączyć przepływ pracy bez usuwania:

Przejdźcie do strony przepływów pracy
Kliknijcie na przepływ pracy
Kliknijcie "Dezaktywuj" (lub "Aktywuj", aby ponownie włączyć)
Potwierdźcie akcję

Dezaktywowane przepływy pracy:

Nadal otrzymują e-maile
Nie przetwarzają automatycznie faktur
Mogą być szybko reaktywowane

Usuwanie przepływu pracy

Przejdźcie do strony przepływów pracy
Kliknijcie na przepływ pracy, który chcecie usunąć
Kliknijcie "Usuń" lub ikonę kosza
Potwierdźcie usunięcie

Ostrzeżenie: Usunięte przepływy pracy nie mogą być przywrócone. Powiązany adres e-mail jest zwolniony i może być używany przez innych.

Wyjaśnienie ustawień przepływu pracy

Ustawienia wyzwalacza

Wyzwalacz e-mail:

Adres e-mail: Automatycznie generowany, unikalny na przepływ pracy
Dozwoleni nadawcy: Lista adresów e-mail, które mogą wysyłać faktury
- Dodajcie nadawców przez "Dodaj nadawcę"
- Usuwajcie nadawców, klikając ikonę X
- Puste = wszyscy nadawcy dozwoleni (niezalecane ze względów bezpieczeństwa)

Automatyczne przetwarzanie:

Włączone: Faktury są przetwarzane natychmiast po otrzymaniu
Wyłączone: Faktury są zapisywane, ale nie przetwarzane, dopóki nie zrobicie tego ręcznie

Ustawienia konwersji

Wersja UBL:

UBL 2.1: Wersja standardowa, szeroko obsługiwana
UBL 2.3: Nowsza wersja z dodatkowymi funkcjami

Format wyjściowy:

XML: Standardowy format UBL XML
Inne formaty mogą być dostępne w zależności od waszej subskrypcji

Ustawienia miejsc docelowych

Miejsce docelowe e-mail:

Adres e-mail: Gdzie skonwertowane pliki mają trafić
Temat: Niestandardowy temat e-maila (opcjonalnie)
Wiadomość: Niestandardowa wiadomość w e-mailu (opcjonalnie)

Miejsce docelowe FTP:

Serwer: Adres serwera FTP
Port: Zwykle 21
Nazwa użytkownika: Nazwa użytkownika FTP
Hasło: Hasło FTP (bezpiecznie przechowywane)
Ścieżka: Folder na serwerze, gdzie pliki mają być umieszczone

Magazyn w chmurze (Dropbox, Google Drive, OneDrive):

Konto: Połączcie swoje konto w chmurze
Folder: Wybierzcie folder, gdzie pliki mają być przechowywane
Nazwa pliku: Wzorzec dla nazw plików (opcjonalnie)

Integracja oprogramowania księgowego:

Oprogramowanie: Wybierzcie z dostępnych opcji (Exact Online, Cash Software, itp.)
Konto: Połączcie swoje konto oprogramowania księgowego
Ustawienia: Skonfigurujcie specyficzne ustawienia importu

Najlepsze praktyki dla przepływów pracy

Bezpieczeństwo:

Zawsze dodawajcie dozwolonych nadawców, aby zapobiec niechcianym e-mailom
Używajcie unikalnych przepływów pracy dla różnych dostawców
Regularnie sprawdzajcie aktywność waszych przepływów pracy

Organizacja:

Nadawajcie przepływom pracy jasne, opisowe nazwy
Używajcie opisów do dokumentowania celu każdego przepływu pracy
Grupujcie przepływy pracy według organizacji lub celu

Optymalizacja:

Używajcie automatycznego przetwarzania dla regularnych faktur
Wyłączajcie automatyczne przetwarzanie dla przepływów pracy testowych
Monitorujcie czasy przetwarzania i dostosowujcie ustawienia w razie potrzeby

Kopia zapasowa:

Upewnijcie się, że ważne miejsca docelowe mają kopie zapasowe
Rozważcie wiele miejsc docelowych dla krytycznych przepływów pracy
Regularnie testujcie przepływy pracy, aby upewnić się, że działają poprawnie

Tematy zaawansowane

Wiele przepływów pracy na organizację

Możecie utworzyć nieograniczoną liczbę przepływów pracy na organizację. Jest to przydatne dla:

Różnych dostawców: Każdy dostawca otrzymuje własny adres e-mail
Różnych procesów: Osobne przepływy pracy dla faktur zakupowych, faktur sprzedażowych, itp.
Różnych miejsc docelowych: Różne przepływy pracy dla różnych działów
Środowisk testowych: Osobne przepływy pracy do testowania bez wpływu na produkcję

Adresy e-mail przepływów pracy

Każdy adres e-mail przepływu pracy jest:

Unikalny: Unikalny na całym świecie, nie może być zduplikowany
Stały: Pozostaje taki sam, dopóki przepływ pracy istnieje
Niezmienny: Nie może być zmieniony po utworzeniu
Wielokrotnego użytku: Po usunięciu przepływu pracy adres może być używany przez innych

Ważne: Udostępniajcie adresy e-mail przepływów pracy tylko zaufanym dostawcom.

Integracja z oprogramowaniem księgowym

SnelUBL obsługuje integrację z popularnym oprogramowaniem księgowym:

Exact Online: Bezpośredni import plików UBL
Cash Software: Automatyczne przetwarzanie
eBoekhouden: Bezproblemowa integracja
Kleisteen: Bezpośrednie połączenie
Minox: Automatyczny import
MUIS Software: Obsługa UBL
SnelStart: Zintegrowane przetwarzanie
Visma (AccountView): Bezpośredni import
Yuki: Automatyczne przetwarzanie

Konfigurujcie integracje przez stronę "Integracje" w menu.

Lokalizacje przetwarzania plików i prywatność

SnelUBL przetwarza faktury w różnych lokalizacjach:

W Holandii: Dla organizacji holenderskich, które tego wymagają
W UE: Dla zgodności z UE
Na całym świecie: Dla maksymalnej prędkości

Możecie ustawić lokalizację przetwarzania na organizację w ustawieniach.

Prywatność:

Wszystkie dane są szyfrowane podczas transmisji i przechowywania
Faktury są używane tylko do konwersji
Dane nie są udostępniane stronom trzecim
Możecie w każdej chwili zażądać lub usunąć dane

Czasy przetwarzania i SLA

Przetwarzanie standardowe:

Dokumenty rozpoznane automatycznie: Kilka minut
Faktury standardowe: Około 1 godziny
Faktury z rozpoznawaniem linii: Średnio 1 godzina, maksymalnie 72 godziny

Czynniki wpływające na czas przetwarzania:

Złożoność faktury
Jakość pliku źródłowego
Aktualne obciążenie serwera
Wymagana gwarancja dokładności

Poza godzinami pracy:

Dokumenty ze zwiększoną gwarancją dokładności mogą trwać dłużej
Przetwarzanie standardowe pozostaje dostępne

Rozwiązywanie problemów

Typowe problemy i rozwiązania

Nie mogę się zalogować

Problem: Przycisk logowania nie działa lub jestem przekierowany na stronę błędu.

Rozwiązania:

Sprawdźcie połączenie internetowe
Spróbujcie innej przeglądarki
Wyczyśćcie cache i ciasteczka przeglądarki
Sprawdźcie, czy JavaScript jest włączony
Skontaktujcie się z pomocą techniczną, jeśli problem się utrzymuje

Wprowadzenie się nie pojawia

Problem: Po pierwszym zalogowaniu proces wprowadzenia się nie pojawia.

Rozwiązania:

Poczekajcie 2-3 sekundy (wprowadzenie uruchamia się automatycznie)
Sprawdźcie, czy widzicie błędy JavaScript w konsoli przeglądarki
Odświeżcie stronę
Wylogujcie się i zalogujcie ponownie
Sprawdźcie, czy macie już organizacje (wprowadzenie pojawia się tylko przy pierwszym logowaniu)

Nie można dodać organizacji

Problem: Komunikat o błędzie przy dodawaniu organizacji.

Rozwiązania:

Sprawdźcie, czy numer KVK zawiera dokładnie 8 cyfr
Sprawdźcie, czy nazwa organizacji nie jest pusta
Sprawdźcie, czy numer KVK nie istnieje już
Sprawdźcie połączenie internetowe
Spróbujcie ponownie po kilku sekundach

Pliki nie przesyłają się w Trybie Szybkim

Problem: Pliki nie są akceptowane lub przesyłane.

Rozwiązania:

Sprawdźcie rozmiar pliku (maksymalnie 3 MB)
Sprawdźcie format pliku (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
Sprawdźcie, czy jesteście zalogowani
Sprawdźcie, czy wybraliście organizację
Sprawdźcie połączenie internetowe
Spróbujcie innego pliku

Konwersja nie powiodła się

Problem: Faktura jest przesłana, ale konwersja nie powiodła się.

Rozwiązania:

Sprawdźcie, czy plik jest fakturą (nie inne dokumenty)
Sprawdźcie, czy plik jest czytelny i nie uszkodzony
Spróbujcie innej wersji pliku
Sprawdźcie, czy plik nie jest zbyt złożony (zbyt wiele stron, słaba jakość)
Poczekajcie kilka minut i spróbujcie ponownie

Przepływ pracy nie przetwarza faktur

Problem: Faktury są wysyłane na e-mail przepływu pracy, ale nie są przetwarzane.

Rozwiązania:

Sprawdźcie, czy przepływ pracy jest aktywny (nie zdezaktywowany)
Sprawdźcie, czy automatyczne przetwarzanie jest włączone
Sprawdźcie, czy nadawca jest dodany do dozwolonych nadawców
Sprawdźcie, czy e-mail został poprawnie wysłany na adres przepływu pracy
Sprawdźcie, czy faktura została wysłana jako załącznik (nie tylko w tekście e-maila)
Sprawdźcie aktywność przepływu pracy na stronie przepływów pracy

Skonwertowane pliki są puste lub nieprawidłowe

Problem: Plik UBL nie zawiera danych lub zawiera nieprawidłowe dane.

Rozwiązania:

Sprawdźcie jakość oryginalnego pliku
Upewnijcie się, że oryginalny plik jest wyraźnie czytelny
Sprawdźcie, czy to ważna faktura
Spróbujcie ponownie skonwertować plik
Skontaktujcie się z pomocą techniczną z przykładami problematycznych faktur

Kontakt z pomocą techniczną

Jeśli napotykacie problemy, które nie są rozwiązane przez powyższe rozwiązania:

E-mail: snelubl.support@orangepear.com
Opiszcie problem:
- Co próbowaliście zrobić?
- Co dokładnie się stało?
- Jakie komunikaty o błędach widzieliście?
- Jakiej przeglądarki i wersji używacie?
Dołączcie pliki: Zrzuty ekranu, komunikaty o błędach lub przykładowe pliki

Dążymy do odpowiedzi w ciągu 24 godzin.

Wyjaśnienie komunikatów o błędach

"Wymagana konfiguracja"

Musicie najpierw dodać organizację i informacje o płatności, zanim będziecie mogli używać tej funkcji.

"Plik za duży"

Plik jest większy niż 3 MB. Skompresujcie plik lub użyjcie mniejszego pliku.

"Format pliku nieobsługiwany"

Typ pliku nie jest obsługiwany. Użyjcie PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF lub WebP.

"Nieprawidłowy numer KVK"

Numer KVK musi zawierać dokładnie 8 cyfr (tylko cyfry, bez liter lub spacji).

"Przepływ pracy nie znaleziony"

Przepływ pracy nie istnieje lub został usunięty. Sprawdźcie, czy wybraliście właściwy przepływ pracy.

"Brak dostępu"

Nie macie dostępu do tej funkcji. Sprawdźcie, czy jesteście zalogowani i wybraliście właściwą organizację.

Podsumowanie

Z tą dokumentacją macie wszystkie informacje potrzebne do optymalnego wykorzystania SnelUBL. Od rejestracji do zaawansowanych przepływów pracy, jesteście teraz gotowi do efektywnej konwersji faktur do formatu UBL.

Jeśli macie pytania lub potrzebujecie pomocy, nie wahajcie się skontaktować z nami pod adresem snelubl.support@orangepear.com.

Powodzenia z SnelUBL!