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Documentation SnelUBL

Bienvenue dans la documentation SnelUBL ! Ce guide vous aidera à tirer le meilleur parti de notre service de conversion de factures au format UBL.

Table des matières

  1. Introduction & Premiers pas
  2. Inscription
  3. Première connexion & Intégration
  4. Organisations
  5. Mode Rapide
  6. Flux de travail
  7. Sujets avancés
  8. Dépannage

Introduction & Premiers pas

Qu'est-ce que SnelUBL ?

SnelUBL est un service avancé pour convertir automatiquement les factures au format UBL (Universal Business Language). UBL est une norme internationale pour les documents commerciaux électroniques utilisés par les logiciels de comptabilité et les systèmes d'administration.

Qu'est-ce que le format UBL et pourquoi est-il important ?

UBL (Universal Business Language) est un format basé sur XML utilisé dans le monde entier pour la facturation électronique. En convertissant vos factures en UBL :

  • Traitement automatique : Votre logiciel de comptabilité peut importer les factures directement sans saisie manuelle
  • Moins d'erreurs : La conversion automatisée évite les fautes de frappe et les données incorrectes
  • Conformité légale : Répond aux exigences de facturation numérique dans de nombreux pays
  • Paiements plus rapides : Les transactions B2B rationalisées améliorent le traitement des paiements

Aperçu des fonctionnalités clés

SnelUBL offre deux méthodes principales pour la conversion de factures :

  1. Mode Rapide : Conversion manuelle de factures individuelles par glisser-déposer
  2. Flux de travail : Traitement automatisé des factures reçues par e-mail

Les deux méthodes prennent en charge plusieurs formats de fichiers et offrent des options de sortie flexibles.

Inscription

Comment créer un compte ?

La création d'un compte SnelUBL est simple et ne prend que quelques minutes :

  1. Allez sur le site Web SnelUBL
  2. Cliquez sur le bouton "S'inscrire" dans le coin supérieur droit
  3. Vous serez redirigé vers l'écran d'inscription Auth0
  4. S'inscrire avec votre adresse e-mail et un mot de passe

Processus d'inscription via Auth0

SnelUBL utilise Auth0 pour l'authentification sécurisée. Cela signifie :

  • Votre mot de passe est stocké et chiffré de manière sécurisée
  • L'authentification à deux facteurs est disponible pour une sécurité supplémentaire
  • Vos données de compte sont sécurisées selon les normes internationales

Quelles informations ai-je besoin ?

Pour l'inscription, vous avez seulement besoin de :

  • Une adresse e-mail valide (pour la vérification du compte et la communication)
  • Un mot de passe

Vérification du compte

Après l'inscription, vous recevrez un e-mail de vérification à l'adresse fournie. Cliquez sur le lien dans l'e-mail pour activer votre compte. Si vous ne recevez pas l'e-mail, vérifiez votre dossier spam.

Première connexion & Intégration

Que se passe-t-il après l'inscription ?

Après votre première connexion réussie, vous serez automatiquement guidé à travers un processus d'intégration. Ce processus garantit que tout est correctement configuré avant de commencer à convertir des factures.

Pourquoi la configuration est-elle requise ?

SnelUBL nécessite quelques paramètres de base pour fonctionner de manière optimale :

  • Organisation : Vous devez ajouter au moins une organisation pour traiter les factures
  • Informations de paiement : Les détails de paiement sont nécessaires pour la facturation et l'utilisation du service

Sans ces paramètres, vous ne pouvez pas utiliser le Mode Rapide ou les Flux de travail.

Guide étape par étape de l'intégration

Le processus d'intégration se compose de trois étapes :

Étape 1 : Écran de bienvenue

L'écran de bienvenue apparaît automatiquement dans les 2-3 secondes suivant votre première connexion. Il explique :

  • Ce que fait SnelUBL
  • Pourquoi les organisations sont nécessaires
  • Comment fonctionnent les flux de travail
  • Ce à quoi vous pouvez vous attendre pendant la configuration

Cliquez sur "Commencer" pour passer à l'étape suivante.

Important : Cet écran ne peut pas être fermé jusqu'à ce que vous ayez terminé la configuration. Cela garantit que vous saisissez toutes les informations requises.

Étape 2 : Créer une organisation

Dans cette étape, vous ajoutez votre première organisation :

  1. Nom de l'organisation : Entrez le nom de votre entreprise ou organisation

    • Exemple : "Mon Entreprise SARL"
    • Ce champ est obligatoire

  2. Numéro KVK : Entrez votre numéro de Chambre de Commerce à 8 chiffres

    • Exemple : 12345678
    • Doit contenir exactement 8 chiffres
    • Ce champ est obligatoire

  3. Organisation mère (optionnel) : Si votre organisation fait partie d'un groupe plus large, vous pouvez sélectionner l'organisation mère ici

Cliquez sur "Enregistrer et continuer" pour enregistrer l'organisation. Le système valide votre saisie avant de continuer.

Étape 3 : Informations de paiement

Dans cette dernière étape, vous entrez vos informations de paiement :

Champs obligatoires :

  • Nom de l'entreprise : Le nom tel qu'il doit apparaître sur les factures
  • Adresse : Nom de la rue et numéro
  • Code postal : Code postal (par ex. 12345)
  • Ville : Ville ou commune
  • Pays : Sélectionnez dans la liste
  • E-mail de facturation : Adresse e-mail pour les factures et la communication

Champs optionnels :

  • Numéro de TVA : Votre numéro de TVA (par ex. FR12345678901)
  • Numéro de téléphone : Numéro de téléphone de contact

Important : Lors de l'enregistrement des informations de paiement, un paiement test de €0,01 sera effectué pour vérifier les informations de paiement.

Cliquez sur "Enregistrer les informations de paiement" pour terminer la configuration.

Que se passe-t-il si je saute des étapes ?

Vous ne pouvez pas ignorer le processus d'intégration. Sans une organisation et des informations de paiement, vous ne pouvez pas utiliser :

  • Le Mode Rapide pour les conversions manuelles
  • Les Flux de travail pour le traitement automatisé
  • Les autres fonctionnalités SnelUBL

Le système continuera à vous guider à travers le processus jusqu'à ce que toutes les informations requises soient saisies.

Après avoir terminé l'intégration

Une fois que vous avez terminé toutes les étapes :

  • Vous obtenez un accès complet à toutes les fonctionnalités SnelUBL
  • Vous pouvez immédiatement commencer à convertir des factures
  • Vous pouvez créer des flux de travail pour le traitement automatisé
  • Vous recevez une confirmation que la configuration est terminée

Organisations

Qu'est-ce que les organisations ?

Une organisation dans SnelUBL représente une entreprise ou une entité pour laquelle vous souhaitez traiter des factures. Chaque organisation a :

  • Un nom unique
  • Un numéro de Chambre de Commerce (KVK) (pour les organisations néerlandaises)
  • Ses propres flux de travail et paramètres
  • Ses propres informations de paiement

Pourquoi ai-je besoin d'organisations ?

Les organisations sont nécessaires car :

  • Séparation des données : Différentes entreprises ont différentes factures et flux de travail
  • Conformité : Les numéros KVK sont requis pour les entreprises néerlandaises
  • Organisation : Vous pouvez gérer plusieurs entreprises depuis un seul compte
  • Flux de travail : Chaque organisation peut avoir plusieurs flux de travail à différentes fins

Comment ajouter une organisation ?

Via l'intégration (première organisation)

Pendant le processus d'intégration, vous êtes automatiquement invité à ajouter votre première organisation. Suivez les étapes du processus d'intégration.

Via le menu déroulant des organisations (organisations supplémentaires)

Pour ajouter des organisations supplémentaires plus tard :

  1. Cliquez sur le menu déroulant des organisations dans l'en-tête (en haut à gauche)
  2. Cliquez sur "Ajouter une organisation" dans le menu déroulant
  3. Remplissez le formulaire avec les détails de l'organisation

Vous pouvez le faire depuis n'importe quelle page dans SnelUBL - vous n'avez pas besoin d'aller à la page Paramètres.

Règles de validation

Le système vérifie :

  • Nom : Ne peut pas être vide
  • Numéro KVK : Doit contenir exactement 8 chiffres (chiffres uniquement)
  • Unicité : Chaque numéro KVK ne peut être utilisé qu'une seule fois

Si la validation échoue, vous recevrez un message d'erreur expliquant ce qui doit être corrigé.

Hiérarchie des organisations (organisations mères)

Si votre organisation fait partie d'un groupe plus large, vous pouvez définir une organisation mère :

  • Organisation mère : L'organisation principale sous laquelle votre organisation tombe
  • Organisation fille : Votre organisation qui tombe sous l'organisation mère

C'est utile pour :

  • La facturation centralisée (optionnel)
  • La vue d'ensemble de plusieurs entreprises
  • Les rapports combinés

Gérer plusieurs organisations

Vous pouvez ajouter un nombre illimité d'organisations à votre compte. Chaque organisation a :

  • Ses propres flux de travail
  • Ses propres paramètres
  • Ses propres conversions
  • Ses propres factures, sauf si elles sont déléguées à une autre organisation

Changer entre les organisations

Pour changer entre les organisations :

  1. Cliquez sur le menu déroulant des organisations dans l'en-tête (en haut à gauche)
  2. Sélectionnez l'organisation souhaitée dans la liste
  3. La page est automatiquement mise à jour avec les données de l'organisation sélectionnée

Paramètres de l'organisation

Pour chaque organisation, vous pouvez configurer :

  • Informations de paiement : Adresse de facturation et coordonnées (ou déléguer les factures à une autre organisation avec des informations de paiement)
  • Flux de travail : Règles de traitement automatisé
  • Intégrations : Connexions avec les logiciels de comptabilité

Important : Lors de l'ajout ou de la modification des informations de paiement pour une organisation, un paiement test de €0,01 sera effectué pour vérifier les informations de paiement.

Allez à "Paramètres" pour gérer ces options.

Mode Rapide

Qu'est-ce que le Mode Rapide ?

Le Mode Rapide est la méthode manuelle pour convertir les factures au format UBL. Il est idéal pour :

  • Les conversions occasionnelles
  • Tester le service
  • Petits lots de factures
  • Situations où vous voulez un contrôle direct

Quand utiliser le Mode Rapide vs les Flux de travail ?

Utilisez le Mode Rapide quand :

  • Vous avez occasionnellement besoin de convertir des factures
  • Vous voulez contrôler manuellement la conversion
  • Vous voulez tester des factures avant de configurer des flux de travail
  • Vous avez besoin de conversions ponctuelles

Utilisez les Flux de travail quand :

  • Vous recevez régulièrement beaucoup de factures
  • Vous voulez un traitement automatisé
  • Les factures arrivent automatiquement par e-mail
  • Vous avez besoin de plusieurs destinations (e-mail, FTP, cloud)

Comment utiliser le Mode Rapide ?

Accéder au Mode Rapide

  1. Connectez-vous à votre compte SnelUBL
  2. Assurez-vous d'avoir au moins une organisation configurée
  3. Allez à la page "Mode Rapide" (via le menu ou le lien direct)
  4. Vous verrez la zone de téléchargement avec le texte "Glissez vos factures ici"

Formats de fichiers pris en charge

Le Mode Rapide prend en charge les types de fichiers suivants :

  • PDF (application/pdf) - Format recommandé
  • DOCX (application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document) - Documents Microsoft Word
  • PNG (image/png) - Images
  • JPEG (image/jpeg) - Photos
  • HEIF/HEIC (image/heif, image/heic) - Photos iPhone modernes
  • WebP (image/webp) - Images Web

Limites de taille de fichier

  • Maximum pour le traitement : 3 Mo par fichier
  • Les fichiers plus grands que 3 Mo seront rejetés avec un message d'erreur clair

Télécharger des fichiers

Vous avez deux options pour télécharger des fichiers :

Option 1 : Glisser-déposer

  1. Glissez les fichiers depuis votre explorateur de fichiers vers la zone de téléchargement
  2. Relâchez les fichiers lorsque vous voyez une surbrillance bleue
  3. Les fichiers sont automatiquement ajoutés à la file d'attente

Option 2 : Parcourir les fichiers

  1. Cliquez sur le bouton "Parcourir les fichiers"
  2. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers dans la boîte de dialogue
  3. Cliquez sur "Ouvrir"
  4. Les fichiers sont ajoutés à la file d'attente

Statut de traitement

Une fois les fichiers téléchargés, vous verrez :

  • Tableau des fichiers : Chaque ligne affiche :

    • Nom du fichier
    • Traité le (horodatage)
    • Statut (Traitement, Terminé, Erreur)
    • Version UBL
    • Actions (voir, télécharger, supprimer)

  • Indicateurs de statut :

    • 🔄 Traitement : Le fichier est actuellement en cours de conversion
    • ✅ Terminé : Conversion terminée avec succès
    • ❌ Erreur : Un problème s'est produit

Processus de conversion

Le processus de conversion fonctionne comme suit :

  1. Téléchargement : Le fichier est téléchargé sur le serveur
  2. Validation : Le système vérifie le format et la taille
  3. Traitement : La technologie IA extrait les données de la facture
  4. Conversion : Les données sont converties en UBL XML
  5. Terminaison : Vous recevez une notification lorsque la conversion est prête

Temps de traitement : Généralement 30-120 secondes par facture, selon la complexité.

Aperçu des résultats de conversion

Après une conversion réussie, vous pouvez prévisualiser le résultat :

  1. Cliquez sur le bouton d'aperçu (👁️) à côté du fichier converti
  2. Un visualiseur s'ouvre montrant :
    • La facture originale (PDF/image)
    • Les données extraites sous forme structurée
    • Une représentation visuelle de la façon dont les données ont été interprétées
  3. Utilisez l'aperçu pour vérifier que toutes les données ont été extraites correctement avant de télécharger le fichier

L'aperçu est disponible pour toutes les factures converties avec succès, à la fois en mode rapide et sur la page Conversions.

Télécharger les fichiers convertis

Une fois qu'une conversion est terminée :

  1. Cliquez sur le bouton de téléchargement (⬇️) à côté du fichier
  2. Le fichier UBL XML est téléchargé
  3. Le nom du fichier reste le même, mais l'extension devient .xml

Opérations par lot

Vous pouvez gérer plusieurs fichiers à la fois :

Télécharger tous les UBLs en ZIP :

  1. Sélectionnez les fichiers avec les cases à cocher
  2. Cliquez sur "Télécharger les UBLs en ZIP"
  3. Tous les fichiers UBL sélectionnés sont téléchargés dans un fichier ZIP

Télécharger avec les originaux :

  1. Sélectionnez les fichiers
  2. Cliquez sur "Télécharger les UBLs et originaux en ZIP"
  3. Vous recevez à la fois les fichiers UBL et les PDF/images originaux

Supprimer les sélectionnés :

  1. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez supprimer
  2. Cliquez sur "Supprimer les sélectionnés"
  3. Confirmez la suppression

Comprendre les résultats de conversion

Après conversion, chaque fichier UBL contient :

  • Données de facture : Numéro de facture, date, montants
  • Fournisseur : Coordonnées du fournisseur
  • Client : Les détails de votre entreprise
  • Lignes : Lignes d'articles avec description, quantité, prix, TVA
  • Totaux : Sous-total, montants TVA, montant total

Le fichier UBL peut être directement importé dans les logiciels de comptabilité qui prennent en charge UBL.

Résoudre les problèmes courants

Le fichier ne se télécharge pas :

  • Vérifiez si le fichier est inférieur à 3 Mo
  • Vérifiez si le format est pris en charge (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
  • Essayez de télécharger le fichier à nouveau

La conversion échoue :

  • Vérifiez si le fichier est une facture (pas d'autres documents)
  • Vérifiez si le fichier est lisible et non corrompu
  • Essayez une version différente du fichier
  • Vérifiez si le fichier n'est pas trop complexe (trop de pages, mauvaise qualité)
  • Attendez quelques minutes et réessayez

Aucun résultat après une longue attente :

  • La conversion peut prendre jusqu'à 2 minutes pour les factures complexes
  • Vérifiez votre connexion Internet
  • Actualisez la page si le statut ne change pas

Le téléchargement ne fonctionne pas :

  • Vérifiez si la conversion est terminée avec succès
  • Essayez un autre navigateur
  • Vérifiez si les bloqueurs de pop-ups sont désactivés

Flux de travail

Qu'est-ce que les flux de travail ?

Les flux de travail sont des règles automatisées qui traitent automatiquement les factures lorsqu'elles sont reçues par e-mail. Un flux de travail se compose de :

  • Déclencheur : Adresse e-mail qui reçoit les factures
  • Paramètres de conversion : Comment les factures sont converties
  • Destinations : Où vont les fichiers convertis

Quand utiliser les Flux de travail vs le Mode Rapide ?

Utilisez les flux de travail quand :

  • Vous recevez régulièrement beaucoup de factures
  • Vous voulez un traitement automatisé sans intervention manuelle
  • Les fournisseurs peuvent envoyer automatiquement des factures à une adresse e-mail
  • Vous avez besoin de plusieurs destinations (e-mail, FTP, Dropbox, etc.)

Utilisez le Mode Rapide quand :

  • Vous avez besoin de conversions occasionnelles
  • Vous voulez un contrôle manuel
  • Vous voulez tester des factures

Concepts des flux de travail

Déclencheurs e-mail

Chaque flux de travail a une adresse e-mail unique qui est automatiquement générée. Cette adresse a le format :

workflow-id@snelubl.nl

Exemple : workflow-abc123def456@snelubl.nl

Les fournisseurs peuvent envoyer des factures à cette adresse, et elles seront automatiquement traitées. L'adresse e-mail de l'expéditeur doit être ajoutée comme "Expéditeur autorisé" dans les paramètres du flux de travail.

Paramètres de conversion

Vous déterminez comment les factures sont converties :

  • Version UBL : Choisissez entre UBL 2.1 ou UBL 2.3
  • Format de sortie : XML ou autres formats

Destinations

Les fichiers convertis peuvent être envoyés à plusieurs emplacements :

  • E-mail : À votre adresse e-mail ou d'autres adresses
  • Serveur FTP : Téléchargement direct sur votre serveur FTP
  • Stockage cloud : Dropbox, Google Drive, OneDrive
  • Logiciel de comptabilité : Intégration directe avec divers logiciels de comptabilité, tels que SnelStart

Traitement automatique

Avec le traitement automatique activé :

  • Les factures sont traitées immédiatement à la réception
  • Vous recevez une notification lorsque le traitement est terminé
  • Aucune intervention manuelle nécessaire

Créer votre premier flux de travail

Via l'intégration

Pendant le processus d'intégration, vous pouvez immédiatement créer votre premier flux de travail après avoir ajouté une organisation.

Via la page Flux de travail

  1. Allez à la page "Flux de travail" (via le menu)
  2. Cliquez sur "Nouveau flux de travail" ou "Ajouter un flux de travail"
  3. Remplissez le formulaire :

Informations de base :

  • Nom du flux de travail : par ex. "Factures entrantes"
  • Description : Description optionnelle de l'objectif

Paramètres de déclencheur :

  • Type : E-mail (par défaut)
  • Traitement automatique : Activé/Désactivé
  • Expéditeurs autorisés : Quelles adresses e-mail peuvent envoyer des factures

Paramètres de conversion :

  • Version UBL : Sélectionnez 2.1 ou 2.3
  • Format de sortie : XML (par défaut)

Destinations :

  • Cliquez sur "Ajouter une destination"
  • Sélectionnez le type (E-mail, FTP, Cloud, etc.)
  • Remplissez les informations requises
  • Répétez pour plusieurs destinations
  1. Cliquez sur "Créer le flux de travail"

Le système génère automatiquement une adresse e-mail unique pour ce flux de travail.

Gérer les flux de travail

Voir tous les flux de travail

Sur la page des flux de travail, vous verrez :

  • Liste de tous les flux de travail : Chaque flux de travail est affiché dans un panneau repliable
  • Statut : Actif ou Inactif
  • Adresse e-mail : L'adresse unique pour ce flux de travail
  • Dernière activité : Quand le flux de travail a été utilisé pour la dernière fois

Modifier un flux de travail

  1. Cliquez sur le flux de travail que vous souhaitez modifier
  2. Cliquez sur "Modifier" ou l'icône crayon
  3. Modifiez les paramètres souhaités
  4. Cliquez sur "Enregistrer"

Vous pouvez modifier :

  • Le nom et la description du flux de travail
  • Les paramètres de conversion
  • Les destinations
  • Les expéditeurs autorisés

Note : L'adresse e-mail ne peut pas être modifiée après la création. Créez un nouveau flux de travail si vous avez besoin d'une adresse différente.

Activer/Désactiver un flux de travail

Pour désactiver temporairement un flux de travail sans le supprimer :

  1. Allez à la page des flux de travail
  2. Cliquez sur le flux de travail
  3. Cliquez sur "Désactiver" (ou "Activer" pour réactiver)
  4. Confirmez l'action

Flux de travail désactivés :

  • Reçoivent toujours des e-mails
  • Ne traitent pas les factures automatiquement
  • Peuvent être rapidement réactivés

Supprimer un flux de travail

  1. Allez à la page des flux de travail
  2. Cliquez sur le flux de travail que vous souhaitez supprimer
  3. Cliquez sur "Supprimer" ou l'icône poubelle
  4. Confirmez la suppression

Avertissement : Les flux de travail supprimés ne peuvent pas être restaurés. L'adresse e-mail associée est libérée et peut être utilisée par d'autres.

Paramètres des flux de travail expliqués

Paramètres de déclencheur

Déclencheur e-mail :

  • Adresse e-mail : Générée automatiquement, unique par flux de travail
  • Expéditeurs autorisés : Liste des adresses e-mail qui peuvent envoyer des factures
    • Ajoutez des expéditeurs via "Ajouter un expéditeur"
    • Supprimez des expéditeurs en cliquant sur l'icône X
    • Vide = tous les expéditeurs autorisés (non recommandé pour la sécurité)

Traitement automatique :

  • Activé : Les factures sont traitées immédiatement à la réception
  • Désactivé : Les factures sont enregistrées mais pas traitées jusqu'à ce que vous le fassiez manuellement

Paramètres de conversion

Version UBL :

  • UBL 2.1 : Version standard, largement prise en charge
  • UBL 2.3 : Version plus récente avec des fonctionnalités supplémentaires

Format de sortie :

  • XML : Format UBL XML standard
  • D'autres formats peuvent être disponibles selon votre abonnement

Paramètres de destination

Destination e-mail :

  • Adresse e-mail : Où les fichiers convertis doivent aller
  • Objet : Objet d'e-mail personnalisé (optionnel)
  • Message : Message personnalisé dans l'e-mail (optionnel)

Destination FTP :

  • Serveur : Adresse du serveur FTP
  • Port : Généralement 21
  • Nom d'utilisateur : Nom d'utilisateur FTP
  • Mot de passe : Mot de passe FTP (stocké de manière sécurisée)
  • Chemin : Dossier sur le serveur où les fichiers doivent être placés

Stockage cloud (Dropbox, Google Drive, OneDrive) :

  • Compte : Liez votre compte cloud
  • Dossier : Sélectionnez le dossier où les fichiers doivent être stockés
  • Nom de fichier : Modèle pour les noms de fichiers (optionnel)

Intégration logiciel de comptabilité :

  • Logiciel : Sélectionnez parmi les options disponibles (Exact Online, Cash Software, etc.)
  • Compte : Liez votre compte logiciel de comptabilité
  • Paramètres : Configurez les paramètres d'importation spécifiques

Meilleures pratiques pour les flux de travail

Sécurité :

  • Ajoutez toujours des expéditeurs autorisés pour éviter les e-mails indésirables
  • Utilisez des flux de travail uniques pour différents fournisseurs
  • Vérifiez régulièrement l'activité de vos flux de travail

Organisation :

  • Donnez des noms clairs et descriptifs aux flux de travail
  • Utilisez des descriptions pour documenter l'objectif de chaque flux de travail
  • Groupez les flux de travail par organisation ou objectif

Optimisation :

  • Utilisez le traitement automatique pour les factures régulières
  • Désactivez le traitement automatique pour les flux de travail de test
  • Surveillez les temps de traitement et ajustez les paramètres si nécessaire

Sauvegarde :

  • Assurez-vous que les destinations importantes ont des sauvegardes
  • Envisagez plusieurs destinations pour les flux de travail critiques
  • Testez régulièrement les flux de travail pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement

Sujets avancés

Plusieurs flux de travail par organisation

Vous pouvez créer un nombre illimité de flux de travail par organisation. C'est utile pour :

  • Différents fournisseurs : Chaque fournisseur obtient sa propre adresse e-mail
  • Différents processus : Flux de travail séparés pour les factures d'achat, les factures de vente, etc.
  • Différentes destinations : Différents flux de travail pour différents départements
  • Environnements de test : Flux de travail séparés pour les tests sans affecter la production

Adresses e-mail des flux de travail

Chaque adresse e-mail de flux de travail est :

  • Unique : Unique dans le monde entier, ne peut pas être dupliquée
  • Permanente : Reste la même tant que le flux de travail existe
  • Non modifiable : Ne peut pas être modifiée après la création
  • Réutilisable : Après la suppression d'un flux de travail, l'adresse peut être utilisée par d'autres

Important : Partagez les adresses e-mail des flux de travail uniquement avec des fournisseurs de confiance.

Intégration avec les logiciels de comptabilité

SnelUBL prend en charge l'intégration avec les logiciels de comptabilité populaires :

  • Exact Online : Import direct des fichiers UBL
  • Cash Software : Traitement automatique
  • eBoekhouden : Intégration transparente
  • Kleisteen : Connexion directe
  • Minox : Import automatique
  • MUIS Software : Prise en charge UBL
  • SnelStart : Traitement intégré
  • Visma (AccountView) : Import direct
  • Yuki : Traitement automatique

Configurez les intégrations via la page "Intégrations" dans le menu.

Emplacements de traitement des fichiers et confidentialité

SnelUBL traite les factures à divers emplacements :

  • Aux Pays-Bas : Pour les organisations néerlandaises qui l'exigent
  • Dans l'UE : Pour la conformité UE
  • Dans le monde entier : Pour une vitesse maximale

Vous pouvez définir l'emplacement de traitement par organisation dans les paramètres.

Confidentialité :

  • Toutes les données sont chiffrées pendant la transmission et le stockage
  • Les factures sont uniquement utilisées pour la conversion
  • Les données ne sont pas partagées avec des tiers
  • Vous pouvez demander ou supprimer des données à tout moment

Temps de traitement et SLA

Traitement standard :

  • Documents reconnus automatiquement : Quelques minutes
  • Factures standard : Environ 1 heure
  • Factures avec reconnaissance de lignes : Moyenne de 1 heure, maximum 72 heures

Facteurs affectant le temps de traitement :

  • Complexité de la facture
  • Qualité du fichier source
  • Charge actuelle du serveur
  • Garantie de précision requise

En dehors des heures de bureau :

  • Les documents avec garantie de précision accrue peuvent prendre plus de temps
  • Le traitement standard reste disponible

Dépannage

Problèmes courants et solutions

Je ne peux pas me connecter

Problème : Le bouton de connexion ne fonctionne pas ou je suis redirigé vers une page d'erreur.

Solutions :

  • Vérifiez votre connexion Internet
  • Essayez un autre navigateur
  • Effacez le cache et les cookies du navigateur
  • Vérifiez si JavaScript est activé
  • Contactez le support si le problème persiste

L'intégration n'apparaît pas

Problème : Après la première connexion, le processus d'intégration n'apparaît pas.

Solutions :

  • Attendez 2-3 secondes (l'intégration démarre automatiquement)
  • Vérifiez si vous voyez des erreurs JavaScript dans la console du navigateur
  • Actualisez la page
  • Déconnectez-vous et reconnectez-vous
  • Vérifiez si vous avez déjà des organisations (l'intégration n'apparaît qu'à la première connexion)

L'organisation ne peut pas être ajoutée

Problème : Message d'erreur lors de l'ajout d'une organisation.

Solutions :

  • Vérifiez si le numéro KVK contient exactement 8 chiffres
  • Vérifiez si le nom de l'organisation n'est pas vide
  • Vérifiez si le numéro KVK n'existe pas déjà
  • Vérifiez votre connexion Internet
  • Réessayez après quelques secondes

Les fichiers ne se téléchargent pas en Mode Rapide

Problème : Les fichiers ne sont pas acceptés ou téléchargés.

Solutions :

  • Vérifiez la taille du fichier (maximum 3 Mo)
  • Vérifiez le format du fichier (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
  • Vérifiez si vous êtes connecté
  • Vérifiez si vous avez sélectionné une organisation
  • Vérifiez votre connexion Internet
  • Essayez un autre fichier

La conversion échoue

Problème : La facture est téléchargée mais la conversion échoue.

Solutions :

  • Vérifiez si le fichier est une facture (pas d'autres documents)
  • Vérifiez si le fichier est lisible et non corrompu
  • Essayez une version différente du fichier
  • Vérifiez si le fichier n'est pas trop complexe (trop de pages, mauvaise qualité)
  • Attendez quelques minutes et réessayez

Le flux de travail ne traite pas les factures

Problème : Les factures sont envoyées à l'e-mail du flux de travail mais ne sont pas traitées.

Solutions :

  • Vérifiez si le flux de travail est actif (non désactivé)
  • Vérifiez si le traitement automatique est activé
  • Vérifiez si l'expéditeur est ajouté aux expéditeurs autorisés
  • Vérifiez si l'e-mail a été correctement envoyé à l'adresse du flux de travail
  • Vérifiez si la facture a été envoyée en pièce jointe (pas seulement dans le texte de l'e-mail)
  • Vérifiez l'activité du flux de travail sur la page des flux de travail

Les fichiers convertis sont vides ou incorrects

Problème : Le fichier UBL ne contient pas de données ou des données incorrectes.

Solutions :

  • Vérifiez la qualité du fichier original
  • Assurez-vous que le fichier original est clairement lisible
  • Vérifiez si c'est une facture valide
  • Essayez de convertir le fichier à nouveau
  • Contactez le support avec des exemples de factures problématiques

Contacter le support

Si vous rencontrez des problèmes qui ne sont pas résolus par les solutions ci-dessus :

  1. E-mail : snelubl.support@orangepear.com
  2. Décrivez le problème :
    • Que tentiez-vous de faire ?
    • Que s'est-il passé exactement ?
    • Quels messages d'erreur avez-vous vus ?
    • Quel navigateur et quelle version utilisez-vous ?
  3. Joignez des fichiers : Captures d'écran, messages d'erreur ou fichiers d'exemple

Nous visons à répondre dans les 24 heures.

Messages d'erreur expliqués

"Configuration requise"

  • Vous devez d'abord ajouter une organisation et des informations de paiement avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité.

"Fichier trop volumineux"

  • Le fichier est plus grand que 3 Mo. Compressez le fichier ou utilisez un fichier plus petit.

"Format de fichier non pris en charge"

  • Le type de fichier n'est pas pris en charge. Utilisez PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF ou WebP.

"Numéro KVK invalide"

  • Le numéro KVK doit contenir exactement 8 chiffres (chiffres uniquement, pas de lettres ou d'espaces).

"Flux de travail introuvable"

  • Le flux de travail n'existe pas ou a été supprimé. Vérifiez si vous avez sélectionné le bon flux de travail.

"Pas d'accès"

  • Vous n'avez pas accès à cette fonctionnalité. Vérifiez si vous êtes connecté et avez sélectionné la bonne organisation.

Conclusion

Avec cette documentation, vous avez toutes les informations nécessaires pour utiliser SnelUBL de manière optimale. De l'inscription aux flux de travail avancés, vous êtes maintenant prêt à convertir efficacement vos factures au format UBL.

Si vous avez des questions ou besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter à snelubl.support@orangepear.com.

Bonne chance avec SnelUBL !