Documentación de SnelUBL

¡Bienvenido a la documentación de SnelUBL! Esta guía le ayudará a aprovechar al máximo nuestro servicio de conversión de facturas al formato UBL.

Tabla de contenidos

1. Introducción & Primeros pasos
2. Registro
3. Primer inicio de sesión & Incorporación
4. Organizaciones
5. Modo rápido
6. Flujos de trabajo
7. Temas avanzados
8. Solución de problemas

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Introducción & Primeros pasos

¿Qué es SnelUBL?

SnelUBL es un servicio avanzado para convertir automáticamente facturas al formato UBL (Universal Business Language). UBL es un estándar internacional para documentos comerciales electrónicos utilizado por software de contabilidad y sistemas administrativos.

¿Qué es el formato UBL y por qué es importante?

UBL (Universal Business Language) es un formato basado en XML utilizado en todo el mundo para facturación electrónica. Al convertir sus facturas a UBL:

• Procesamiento automático: Su software de contabilidad puede importar facturas directamente sin entrada manual
• Menos errores: La conversión automatizada previene errores tipográficos y datos incorrectos
• Cumplimiento legal: Cumple con los requisitos de facturación digital en muchos países
• Pagos más rápidos: Las transacciones B2B optimizadas mejoran el procesamiento de pagos

Resumen de características principales

SnelUBL ofrece dos métodos principales para la conversión de facturas:

1. Modo rápido: Conversión manual de facturas individuales mediante arrastrar y soltar
2. Flujos de trabajo: Procesamiento automatizado de facturas recibidas por correo electrónico

Ambos métodos admiten múltiples formatos de archivo y ofrecen opciones de salida flexibles.

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Registro

¿Cómo creo una cuenta?

Crear una cuenta de SnelUBL es simple y solo toma unos minutos:

1. Vaya al sitio web de SnelUBL
2. Haga clic en el botón "Registrarse" en la esquina superior derecha
3. Será redirigido a la pantalla de registro de Auth0
4. Regístrese con su dirección de correo electrónico y contraseña

Proceso de registro a través de Auth0

SnelUBL utiliza Auth0 para autenticación segura. Esto significa:

• Su contraseña se almacena y cifra de forma segura
• La autenticación de dos factores está disponible para mayor seguridad
• Los datos de su cuenta están protegidos según estándares internacionales

¿Qué información necesito?

Para el registro, solo necesita:

• Una dirección de correo electrónico válida (para verificación de cuenta y comunicación)
• Una contraseña

Verificación de cuenta

Después del registro, recibirá un correo electrónico de verificación en la dirección proporcionada. Haga clic en el enlace del correo electrónico para activar su cuenta. Si no recibe el correo electrónico, revise su carpeta de spam.

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Primer inicio de sesión & Incorporación

¿Qué sucede después del registro?

Después de su primer inicio de sesión exitoso, será guiado automáticamente a través de un proceso de incorporación. Este proceso asegura que todo esté configurado correctamente antes de comenzar a convertir facturas.

¿Por qué se requiere la configuración?

SnelUBL requiere algunas configuraciones básicas para funcionar de manera óptima:

• Organización: Debe agregar al menos una organización para procesar facturas
• Información de pago: Los detalles de pago son necesarios para facturación y uso del servicio

Sin estas configuraciones, no puede usar el Modo rápido o los Flujos de trabajo.

Guía paso a paso de la incorporación

El proceso de incorporación consta de tres pasos:

Paso 1: Pantalla de bienvenida

La pantalla de bienvenida aparece automáticamente dentro de 2-3 segundos después de su primer inicio de sesión. Explica:

• Qué hace SnelUBL
• Por qué se necesitan organizaciones
• Cómo funcionan los flujos de trabajo
• Qué puede esperar durante la configuración

Haga clic en "Comenzar" para continuar al siguiente paso.

Importante: Esta pantalla no se puede cerrar hasta que complete la configuración. Esto asegura que ingrese toda la información requerida.

Paso 2: Crear organización

En este paso, agrega su primera organización:

1. Nombre de la organización: Ingrese el nombre de su empresa u organización

   • Ejemplo: "Mi Empresa S.L."
   • Este campo es obligatorio

2. Número KVK: Ingrese su número de Cámara de Comercio de 8 dígitos

   • Ejemplo: 12345678
   • Debe contener exactamente 8 dígitos
   • Este campo es obligatorio

3. Organización principal (opcional): Si su organización es parte de un grupo más grande, puede seleccionar la organización principal aquí

Haga clic en "Guardar y continuar" para guardar la organización. El sistema valida su entrada antes de continuar.

Paso 3: Información de pago

En este paso final, ingresa su información de pago:

Campos obligatorios:

• Nombre de la empresa: El nombre tal como debe aparecer en las facturas
• Dirección: Nombre de la calle y número
• Código postal: Código postal (ej. 28001)
• Ciudad: Ciudad o localidad
• País: Seleccione de la lista
• Correo electrónico de facturación: Dirección de correo electrónico para facturas y comunicación

Campos opcionales:

• Número de IVA: Su número de IVA (ej. ES12345678901)
• Número de teléfono: Número de teléfono de contacto

Importante: Al guardar la información de pago, se procesará un pago de prueba de €0,01 para verificar la información de pago.

Haga clic en "Guardar información de pago" para completar la configuración.

¿Qué sucede si omito pasos?

No puede omitir el proceso de incorporación. Sin una organización e información de pago, no puede usar:

• Modo rápido para conversiones manuales
• Flujos de trabajo para procesamiento automatizado
• Otras características de SnelUBL

El sistema continuará guiándolo a través del proceso hasta que se ingresen toda la información requerida.

Después de completar la incorporación

Una vez que complete todos los pasos:

• Obtiene acceso completo a todas las características de SnelUBL
• Puede comenzar inmediatamente a convertir facturas
• Puede crear flujos de trabajo para procesamiento automatizado
• Recibe confirmación de que la configuración está completa

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Organizaciones

¿Qué son las organizaciones?

Una organización en SnelUBL representa una empresa o entidad para la cual desea procesar facturas. Cada organización tiene:

• Un nombre único
• Un número de Cámara de Comercio (KVK) (para organizaciones holandesas)
• Sus propios flujos de trabajo y configuraciones
• Su propia información de pago

¿Por qué necesito organizaciones?

Las organizaciones son necesarias porque:

• Separación de datos: Diferentes empresas tienen diferentes facturas y flujos de trabajo
• Cumplimiento: Los números KVK son requeridos para empresas holandesas
• Organización: Puede gestionar múltiples empresas desde una cuenta
• Flujos de trabajo: Cada organización puede tener múltiples flujos de trabajo para diferentes propósitos

¿Cómo agrego una organización?

A través de la incorporación (primera organización)

Durante el proceso de incorporación, se le pedirá automáticamente que agregue su primera organización. Siga los pasos del proceso de incorporación.

A través del menú desplegable de organizaciones (organizaciones adicionales)

Para agregar organizaciones adicionales más tarde:

1. Haga clic en el menú desplegable de organizaciones en el encabezado (arriba a la izquierda)
2. Haga clic en "Agregar organización" en el menú desplegable
3. Complete el formulario con los detalles de la organización

Puede hacer esto desde cualquier página en SnelUBL - no necesita ir a la página de Configuración.

Reglas de validación

El sistema verifica:

• Nombre: No puede estar vacío
• Número KVK: Debe contener exactamente 8 dígitos (solo números)
• Unicidad: Cada número KVK solo puede usarse una vez

Si la validación falla, recibirá un mensaje de error explicando qué debe corregirse.

Jerarquía de organizaciones (organizaciones principales)

Si su organización es parte de un grupo más grande, puede establecer una organización principal:

• Organización principal: La organización principal bajo la cual cae su organización
• Organización secundaria: Su organización que cae bajo la organización principal

Esto es útil para:

• Facturación centralizada (opcional)
• Vista general de múltiples empresas
• Informes combinados

Gestionar múltiples organizaciones

Puede agregar organizaciones ilimitadas a su cuenta. Cada organización tiene:

• Sus propios flujos de trabajo
• Sus propias configuraciones
• Sus propias conversiones
• Sus propias facturas, a menos que se deleguen a otra organización

Cambiar entre organizaciones

Para cambiar entre organizaciones:

1. Haga clic en el menú desplegable de organizaciones en el encabezado (arriba a la izquierda)
2. Seleccione la organización deseada de la lista
3. La página se actualiza automáticamente con los datos de la organización seleccionada

Configuración de organización

Para cada organización, puede configurar:

• Información de pago: Dirección de facturación y datos de contacto
• Flujos de trabajo: Reglas de procesamiento automatizado
• Integraciones: Conexiones con software de contabilidad

Vaya a "Configuración" para gestionar estas opciones.

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Modo rápido

¿Qué es el Modo rápido?

El Modo rápido es el método manual para convertir facturas al formato UBL. Es ideal para:

• Conversiones ocasionales
• Probar el servicio
• Pequeños lotes de facturas
• Situaciones donde desea control directo

¿Cuándo uso el Modo rápido vs Flujos de trabajo?

Use el Modo rápido cuando:

• Ocasionalmente necesita convertir facturas
• Desea controlar manualmente la conversión
• Desea probar facturas antes de configurar flujos de trabajo
• Necesita conversiones únicas

Use Flujos de trabajo cuando:

• Recibe regularmente muchas facturas
• Desea procesamiento automatizado
• Las facturas llegan automáticamente por correo electrónico
• Necesita múltiples destinos (correo electrónico, FTP, nube)

¿Cómo uso el Modo rápido?

Acceder al Modo rápido

1. Inicie sesión en su cuenta de SnelUBL
2. Asegúrese de tener al menos una organización configurada
3. Vaya a la página "Modo rápido" (a través del menú o enlace directo)
4. Verá el área de carga con el texto "Arrastre sus facturas aquí"

Formatos de archivo admitidos

El Modo rápido admite los siguientes tipos de archivo:

• PDF (application/pdf) - Formato recomendado
• DOCX (application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document) - Documentos de Microsoft Word
• PNG (image/png) - Imágenes
• JPEG (image/jpeg) - Fotos
• HEIF/HEIC (image/heif, image/heic) - Fotos modernas de iPhone
• WebP (image/webp) - Imágenes web

Límites de tamaño de archivo

• Máximo para procesamiento: 3 MB por archivo
• Los archivos más grandes que 3 MB serán rechazados con un mensaje de error claro

Cargar archivos

Tiene dos opciones para cargar archivos:

Opción 1: Arrastrar y soltar

1. Arrastre archivos desde su explorador de archivos al área de carga
2. Suelte los archivos cuando vea un resaltado azul
3. Los archivos se agregan automáticamente a la cola

Opción 2: Examinar archivos

1. Haga clic en el botón "Examinar archivos"
2. Seleccione uno o más archivos del cuadro de diálogo
3. Haga clic en "Abrir"
4. Los archivos se agregan a la cola

Estado de procesamiento

Una vez que se cargan los archivos, verá:

• Tabla de archivos: Cada fila muestra:

  • Nombre del archivo
  • Procesado en (marca de tiempo)
  • Estado (Procesando, Completado, Error)
  • Versión UBL
  • Acciones (ver, descargar, eliminar)

• Indicadores de estado:

  • 🔄 Procesando: El archivo se está convirtiendo actualmente
  • ✅ Completado: Conversión completada exitosamente
  • ❌ Error: Ocurrió un problema

Proceso de conversión

El proceso de conversión funciona de la siguiente manera:

1. Carga: El archivo se carga al servidor
2. Validación: El sistema verifica el formato y tamaño
3. Procesamiento: La tecnología de IA extrae los datos de la factura
4. Conversión: Los datos se convierten a UBL XML
5. Finalización: Recibe una notificación cuando la conversión está lista

Tiempo de procesamiento: Generalmente 30-120 segundos por factura, dependiendo de la complejidad.

Vista previa de los resultados de conversión

Después de una conversión exitosa, puede previsualizar el resultado:

1. Haga clic en el botón de vista previa (👁️) junto al archivo convertido
2. Se abre un visor que muestra:
   • La factura original (PDF/imagen)
   • Los datos extraídos en forma estructurada
   • Una representación visual de cómo se han interpretado los datos
3. Use la vista previa para verificar que todos los datos se han extraído correctamente antes de descargar el archivo

La vista previa está disponible para todas las facturas convertidas exitosamente, tanto en modo rápido como en la página Conversiones.

Descargar archivos convertidos

Una vez que se completa una conversión:

1. Haga clic en el botón de descarga (⬇️) junto al archivo
2. El archivo UBL XML se descarga
3. El nombre del archivo permanece igual, pero la extensión se convierte en .xml

Operaciones por lotes

Puede gestionar múltiples archivos a la vez:

Descargar todos los UBL como ZIP:

1. Seleccione archivos con las casillas de verificación
2. Haga clic en "Descargar UBL como ZIP"
3. Todos los archivos UBL seleccionados se descargan en un archivo ZIP

Descargar con originales:

1. Seleccione archivos
2. Haga clic en "Descargar UBL y originales como ZIP"
3. Recibe tanto los archivos UBL como los PDF/imágenes originales

Eliminar seleccionados:

1. Seleccione archivos que desea eliminar
2. Haga clic en "Eliminar seleccionados"
3. Confirme la eliminación

Entender los resultados de conversión

Después de la conversión, cada archivo UBL contiene:

• Datos de factura: Número de factura, fecha, montos
• Proveedor: Datos de contacto del proveedor
• Cliente: Los detalles de su empresa
• Líneas: Líneas de artículos con descripción, cantidad, precio, IVA
• Totales: Subtotal, montos de IVA, monto total

El archivo UBL puede importarse directamente en software de contabilidad que admita UBL.

Solucionar problemas comunes

El archivo no se carga:

• Verifique si el archivo es menor que 3 MB
• Verifique si el formato es admitido (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
• Intente cargar el archivo nuevamente

La conversión falla:

• Verifique si el archivo es una factura (no otros documentos)
• Verifique si el archivo es legible y no está corrupto
• Intente una versión diferente del archivo
• Verifique si el archivo no es demasiado complejo (demasiadas páginas, mala calidad)
• Espere unos minutos e intente nuevamente

Sin resultado después de una larga espera:

• La conversión puede tardar hasta 2 minutos para facturas complejas
• Verifique su conexión a Internet
• Actualice la página si el estado no cambia

La descarga no funciona:

• Verifique si la conversión se completó exitosamente
• Intente un navegador diferente
• Verifique si los bloqueadores de ventanas emergentes están deshabilitados

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Flujos de trabajo

¿Qué son los flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo son reglas automatizadas que procesan automáticamente facturas cuando se reciben por correo electrónico. Un flujo de trabajo consiste en:

• Activador: Dirección de correo electrónico que recibe facturas
• Configuración de conversión: Cómo se convierten las facturas
• Destinos: A dónde van los archivos convertidos

¿Cuándo uso Flujos de trabajo vs Modo rápido?

Use flujos de trabajo cuando:

• Recibe regularmente muchas facturas
• Desea procesamiento automatizado sin intervención manual
• Los proveedores pueden enviar automáticamente facturas a una dirección de correo electrónico
• Necesita múltiples destinos (correo electrónico, FTP, Dropbox, etc.)

Use el Modo rápido cuando:

• Necesita conversiones ocasionales
• Desea control manual
• Desea probar facturas

Conceptos de flujos de trabajo

Activadores de correo electrónico

Cada flujo de trabajo tiene una dirección de correo electrónico única que se genera automáticamente. Esta dirección tiene el formato:

workflow-id@snelubl.nl

Ejemplo: workflow-abc123def456@snelubl.nl

Los proveedores pueden enviar facturas a esta dirección, y serán procesadas automáticamente. La dirección de correo electrónico del remitente debe agregarse como "Remitente permitido" en la configuración del flujo de trabajo.

Configuración de conversión

Usted determina cómo se convierten las facturas:

• Versión UBL: Elija entre UBL 2.1 o UBL 2.3
• Formato de salida: XML u otros formatos

Destinos

Los archivos convertidos pueden enviarse a múltiples ubicaciones:

• Correo electrónico: A su dirección de correo electrónico u otras direcciones
• Servidor FTP: Carga directa a su servidor FTP
• Almacenamiento en la nube: Dropbox, Google Drive, OneDrive
• Software de contabilidad: Integración directa con varios paquetes de contabilidad, como SnelStart

Procesamiento automático

Con el procesamiento automático habilitado:

• Las facturas se procesan inmediatamente al recibirlas
• Recibe una notificación cuando el procesamiento está completo
• No se necesita intervención manual

Crear su primer flujo de trabajo

A través de la incorporación

Durante el proceso de incorporación, puede crear inmediatamente su primer flujo de trabajo después de agregar una organización.

A través de la página Flujos de trabajo

1. Vaya a la página "Flujos de trabajo" (a través del menú)
2. Haga clic en "Nuevo flujo de trabajo" o "Agregar flujo de trabajo"
3. Complete el formulario:

Información básica:

• Nombre del flujo de trabajo: ej. "Facturas entrantes"
• Descripción: Descripción opcional del propósito

Configuración de activador:

• Tipo: Correo electrónico (predeterminado)
• Procesamiento automático: Activado/Desactivado
• Remitentes permitidos: Qué direcciones de correo electrónico pueden enviar facturas

Configuración de conversión:

• Versión UBL: Seleccione 2.1 o 2.3
• Formato de salida: XML (predeterminado)

Destinos:

• Haga clic en "Agregar destino"
• Seleccione el tipo (Correo electrónico, FTP, Nube, etc.)
• Complete la información requerida
• Repita para múltiples destinos

4. Haga clic en "Crear flujo de trabajo"

El sistema genera automáticamente una dirección de correo electrónico única para este flujo de trabajo.

Gestionar flujos de trabajo

Ver todos los flujos de trabajo

En la página de flujos de trabajo, verá:

• Lista de todos los flujos de trabajo: Cada flujo de trabajo se muestra en un panel plegable
• Estado: Activo o Inactivo
• Dirección de correo electrónico: La dirección única para este flujo de trabajo
• Última actividad: Cuándo se usó el flujo de trabajo por última vez

Editar un flujo de trabajo

1. Haga clic en el flujo de trabajo que desea editar
2. Haga clic en "Editar" o el icono de lápiz
3. Cambie la configuración deseada
4. Haga clic en "Guardar"

Puede editar:

• Nombre y descripción del flujo de trabajo
• Configuración de conversión
• Destinos
• Remitentes permitidos

Nota: La dirección de correo electrónico no se puede cambiar después de la creación. Cree un nuevo flujo de trabajo si necesita una dirección diferente.

Activar/Desactivar un flujo de trabajo

Para desactivar temporalmente un flujo de trabajo sin eliminarlo:

1. Vaya a la página de flujos de trabajo
2. Haga clic en el flujo de trabajo
3. Haga clic en "Desactivar" (o "Activar" para reactivar)
4. Confirme la acción

Flujos de trabajo desactivados:

• Todavía reciben correos electrónicos
• No procesan facturas automáticamente
• Pueden reactivarse rápidamente

Eliminar un flujo de trabajo

1. Vaya a la página de flujos de trabajo
2. Haga clic en el flujo de trabajo que desea eliminar
3. Haga clic en "Eliminar" o el icono de papelera
4. Confirme la eliminación

Advertencia: Los flujos de trabajo eliminados no se pueden restaurar. La dirección de correo electrónico asociada se libera y puede ser utilizada por otros.

Configuración de flujos de trabajo explicada

Configuración de activador

Activador de correo electrónico:

• Dirección de correo electrónico: Generada automáticamente, única por flujo de trabajo
• Remitentes permitidos: Lista de direcciones de correo electrónico que pueden enviar facturas
  • Agregue remitentes a través de "Agregar remitente"
  • Elimine remitentes haciendo clic en el icono X
  • Vacío = todos los remitentes permitidos (no recomendado por seguridad)

Procesamiento automático:

• Activado: Las facturas se procesan inmediatamente al recibirlas
• Desactivado: Las facturas se guardan pero no se procesan hasta que lo haga manualmente

Configuración de conversión

Versión UBL:

• UBL 2.1: Versión estándar, ampliamente admitida
• UBL 2.3: Versión más reciente con características adicionales

Formato de salida:

• XML: Formato UBL XML estándar
• Otros formatos pueden estar disponibles según su suscripción

Configuración de destinos

Destino de correo electrónico:

• Dirección de correo electrónico: A dónde deben ir los archivos convertidos
• Asunto: Asunto de correo electrónico personalizado (opcional)
• Mensaje: Mensaje personalizado en el correo electrónico (opcional)

Destino FTP:

• Servidor: Dirección del servidor FTP
• Puerto: Generalmente 21
• Nombre de usuario: Nombre de usuario FTP
• Contraseña: Contraseña FTP (almacenada de forma segura)
• Ruta: Carpeta en el servidor donde se deben colocar los archivos

Almacenamiento en la nube (Dropbox, Google Drive, OneDrive):

• Cuenta: Vincule su cuenta en la nube
• Carpeta: Seleccione la carpeta donde se deben almacenar los archivos
• Nombre de archivo: Patrón para nombres de archivo (opcional)

Integración de software de contabilidad:

• Software: Seleccione de las opciones disponibles (Exact Online, Cash Software, etc.)
• Cuenta: Vincule su cuenta de software de contabilidad
• Configuración: Configure configuraciones de importación específicas

Mejores prácticas para flujos de trabajo

Seguridad:

• Siempre agregue remitentes permitidos para prevenir correos electrónicos no deseados
• Use flujos de trabajo únicos para diferentes proveedores
• Revise regularmente la actividad de sus flujos de trabajo

Organización:

• Dé nombres claros y descriptivos a los flujos de trabajo
• Use descripciones para documentar el propósito de cada flujo de trabajo
• Agrupe flujos de trabajo por organización o propósito

Optimización:

• Use procesamiento automático para facturas regulares
• Desactive el procesamiento automático para flujos de trabajo de prueba
• Monitoree los tiempos de procesamiento y ajuste la configuración si es necesario

Respaldo:

• Asegúrese de que los destinos importantes tengan respaldos
• Considere múltiples destinos para flujos de trabajo críticos
• Pruebe los flujos de trabajo regularmente para asegurarse de que funcionan correctamente

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Temas avanzados

Múltiples flujos de trabajo por organización

Puede crear flujos de trabajo ilimitados por organización. Esto es útil para:

• Diferentes proveedores: Cada proveedor obtiene su propia dirección de correo electrónico
• Diferentes procesos: Flujos de trabajo separados para facturas de compra, facturas de venta, etc.
• Diferentes destinos: Diferentes flujos de trabajo para diferentes departamentos
• Entornos de prueba: Flujos de trabajo separados para pruebas sin afectar la producción

Direcciones de correo electrónico de flujos de trabajo

Cada dirección de correo electrónico de flujo de trabajo es:

• Única: Única globalmente, no se puede duplicar
• Permanente: Permanece igual mientras el flujo de trabajo existe
• No modificable: No se puede cambiar después de la creación
• Reutilizable: Después de eliminar un flujo de trabajo, la dirección puede ser utilizada por otros

Importante: Comparta direcciones de correo electrónico de flujos de trabajo solo con proveedores de confianza.

Integración con software de contabilidad

SnelUBL admite integración con software de contabilidad popular:

• Exact Online: Importación directa de archivos UBL
• Cash Software: Procesamiento automático
• eBoekhouden: Integración perfecta
• Kleisteen: Conexión directa
• Minox: Importación automática
• MUIS Software: Soporte UBL
• SnelStart: Procesamiento integrado
• Visma (AccountView): Importación directa
• Yuki: Procesamiento automático

Configure integraciones a través de la página "Integraciones" en el menú.

Ubicaciones de procesamiento de archivos y privacidad

SnelUBL procesa facturas en varias ubicaciones:

• Dentro de los Países Bajos: Para organizaciones holandesas que lo requieren
• Dentro de la UE: Para cumplimiento de la UE
• En todo el mundo: Para máxima velocidad

Puede establecer la ubicación de procesamiento por organización en la configuración.

Privacidad:

• Todos los datos se cifran durante la transmisión y el almacenamiento
• Las facturas solo se usan para conversión
• Los datos no se comparten con terceros
• Puede solicitar o eliminar datos en cualquier momento

Tiempos de procesamiento y SLA

Procesamiento estándar:

• Documentos reconocidos automáticamente: Unos minutos
• Facturas estándar: Aproximadamente 1 hora
• Facturas con reconocimiento de líneas: Promedio de 1 hora, máximo 72 horas

Factores que afectan el tiempo de procesamiento:

• Complejidad de la factura
• Calidad del archivo fuente
• Carga actual del servidor
• Garantía de precisión requerida

Fuera del horario comercial:

• Los documentos con garantía de precisión aumentada pueden tardar más
• El procesamiento estándar permanece disponible

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Solución de problemas

Problemas comunes y soluciones

No puedo iniciar sesión

Problema: El botón de inicio de sesión no funciona o soy redirigido a una página de error.

Soluciones:

• Verifique su conexión a Internet
• Pruebe un navegador diferente
• Limpie la caché y las cookies del navegador
• Verifique si JavaScript está habilitado
• Contacte al soporte si el problema persiste

La incorporación no aparece

Problema: Después del primer inicio de sesión, el proceso de incorporación no aparece.

Soluciones:

• Espere 2-3 segundos (la incorporación comienza automáticamente)
• Verifique si ve errores de JavaScript en la consola del navegador
• Actualice la página
• Cierre sesión e inicie sesión nuevamente
• Verifique si ya tiene organizaciones (la incorporación solo aparece en el primer inicio de sesión)

No se puede agregar organización

Problema: Mensaje de error al agregar una organización.

Soluciones:

• Verifique si el número KVK contiene exactamente 8 dígitos
• Verifique si el nombre de la organización no está vacío
• Verifique si el número KVK ya existe
• Verifique su conexión a Internet
• Intente nuevamente después de unos segundos

Los archivos no se cargan en Modo rápido

Problema: Los archivos no se aceptan o cargan.

Soluciones:

• Verifique el tamaño del archivo (máximo 3 MB)
• Verifique el formato del archivo (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
• Verifique si está iniciado sesión
• Verifique si ha seleccionado una organización
• Verifique su conexión a Internet
• Pruebe un archivo diferente

La conversión falla

Problema: La factura se carga pero la conversión falla.

Soluciones:

• Verifique si el archivo es una factura (no otros documentos)
• Verifique si el archivo es legible y no está corrupto
• Intente una versión diferente del archivo
• Verifique si el archivo no es demasiado complejo (demasiadas páginas, mala calidad)
• Espere unos minutos e intente nuevamente

El flujo de trabajo no procesa facturas

Problema: Las facturas se envían al correo electrónico del flujo de trabajo pero no se procesan.

Soluciones:

• Verifique si el flujo de trabajo está activo (no desactivado)
• Verifique si el procesamiento automático está habilitado
• Verifique si el remitente está agregado a los remitentes permitidos
• Verifique si el correo electrónico se envió correctamente a la dirección del flujo de trabajo
• Verifique si la factura se envió como adjunto (no solo en el texto del correo electrónico)
• Verifique la actividad del flujo de trabajo en la página de flujos de trabajo

Los archivos convertidos están vacíos o incorrectos

Problema: El archivo UBL no contiene datos o datos incorrectos.

Soluciones:

• Verifique la calidad del archivo original
• Asegúrese de que el archivo original sea claramente legible
• Verifique si es una factura válida
• Intente convertir el archivo nuevamente
• Contacte al soporte con ejemplos de facturas problemáticas

Contactar al soporte

Si experimenta problemas que no se resuelven con las soluciones anteriores:

1. Correo electrónico: snelubl.support@orangepear.com
2. Describa el problema:
   • ¿Qué estaba tratando de hacer?
   • ¿Qué sucedió exactamente?
   • ¿Qué mensajes de error vio?
   • ¿Qué navegador y versión está usando?
3. Adjunte archivos: Capturas de pantalla, mensajes de error o archivos de ejemplo

Nuestro objetivo es responder dentro de 24 horas.

Mensajes de error explicados

"Configuración requerida"

• Debe agregar primero una organización e información de pago antes de poder usar esta característica.

"Archivo demasiado grande"

• El archivo es más grande que 3 MB. Comprima el archivo o use un archivo más pequeño.

"Formato de archivo no admitido"

• El tipo de archivo no es admitido. Use PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF o WebP.

"Número KVK inválido"

• El número KVK debe contener exactamente 8 dígitos (solo números, sin letras o espacios).

"Flujo de trabajo no encontrado"

• El flujo de trabajo no existe o ha sido eliminado. Verifique si seleccionó el flujo de trabajo correcto.

"Sin acceso"

• No tiene acceso a esta característica. Verifique si está iniciado sesión y ha seleccionado la organización correcta.

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Conclusión

Con esta documentación, tiene toda la información que necesita para hacer un uso óptimo de SnelUBL. Desde el registro hasta los flujos de trabajo avanzados, ahora está listo para convertir eficientemente sus facturas al formato UBL.

Si tiene preguntas o necesita ayuda, no dude en contactarnos en snelubl.support@orangepear.com.

¡Buena suerte con SnelUBL!