Voordat u een UBL-bestand inleest in uw boekhoudpakket of doorstuurt naar een klant, is het verstandig te controleren of het bestand geldig is opgebouwd. Hieronder vindt u een praktische checklist, zowel voor bestanden die u zelf ontvangt als voor bestanden die SnelUBL voor u heeft aangemaakt.
Snelle visuele controle
Open het UBL-bestand in een teksteditor (het is XML, dus leesbaar als tekst) en controleer of in ieder geval de volgende gegevens aanwezig zijn: factuurnummer, factuurdatum, NAW-gegevens van leverancier en klant, een BTW-specificatie per tarief, en de factuurregels met omschrijving, aantal en bedrag.
Met een online validator
Wilt u zeker weten dat een bestand voldoet aan de UBL-standaard? Gebruik een onafhankelijke UBL-validator, bijvoorbeeld via Peppol.org, om het bestand te controleren op structuurfouten. Dit is vooral nuttig als u een UBL-bestand van een externe partij ontvangt en twijfelt of het correct is opgebouwd.
Een visuele controle laat zien of de belangrijkste gegevens aanwezig zijn, maar vervangt geen technische validatie. Een validator controleert ook of de XML-structuur, verplichte velden en namespaces passen bij de UBL-standaard die uw boekhoudpakket verwacht.
Veelvoorkomende problemen
- Ontbrekende BTW-specificatie - sommige facturen leveren geen apart BTW-bedrag per regel of tarief aan, waardoor de ontvanger dit zelf moet afleiden of, zoals bij automatische conversie, als 0% moet coderen.
- Verkeerde of ontbrekende identificatienummers - een ontbrekend KVK- of BTW-nummer van de leverancier kan ervoor zorgen dat een boekhoudpakket de factuur niet automatisch aan de juiste leverancier koppelt.
- Onvolledige factuurregels bij lange facturen - bij facturen met veel regels op meerdere pagina's kan een deel van de regels ontbreken als de bron (scan, PDF-export of automatische conversie) niet alle pagina's heeft meegenomen.
Bij een UBL-bestand van SnelUBL
Gebruik altijd eerst de resultaatviewer om de herkende gegevens naast het origineel te leggen voordat u het bestand gebruikt (zie Resultaatviewer en UBL-controle in de documentatie). Dat is de snelste manier om de problemen hierboven vroegtijdig op te sporen.
Officiële bronnen
Gerelateerde artikelen
Meer hulp nodig?
Bekijk de FAQ, open de kennisbank of neem contact op als u vastloopt bij een conversie, workflow of UBL-controle.