Factuurvereisten in Nederland voor UBL en PDF

Of u nu factureert in PDF of in UBL, de Belastingdienst stelt een aantal vaste inhoudelijke eisen aan een geldige factuur. Dit artikel zet de belangrijkste vereisten op een rij en laat zien waar UBL een stap verder gaat dan PDF.

Verplichte gegevens op elke factuur

Een factuur - ongeacht het bestandsformaat - moet in ieder geval bevatten: een uniek factuurnummer, factuurdatum, NAW-gegevens van leverancier en klant, het BTW-identificatienummer en KVK-nummer van de leverancier, een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de hoeveelheid, het bedrag exclusief BTW, het toegepaste BTW-tarief en het BTW-bedrag.

Waarin UBL verschilt van PDF

Een PDF-factuur toont deze gegevens leesbaar voor een mens, maar een boekhoudpakket kan ze niet automatisch en betrouwbaar uit de lay-out halen. Een UBL-factuur bevat dezelfde verplichte gegevens, maar dan in gestructureerde velden - waardoor een boekhoudpakket ze direct en foutloos kan verwerken zonder ze opnieuw te hoeven interpreteren.

Voor conversie met SnelUBL betekent dit dat de originele factuur nog steeds voldoende informatie moet bevatten. Staat een factuurnummer, BTW-specificatie of leveranciersgegeven niet duidelijk op de bronfactuur, dan moet u het resultaat extra zorgvuldig controleren voordat u het UBL-bestand importeert.

Bewaarplicht

Facturen - zowel in PDF als in UBL - vallen onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Deze bewaarplicht geldt voor u als ontvanger en/of verzender van de factuur, ongeacht in welk formaat u de factuur ontvangt of aanlevert; het gebruik van een conversiedienst zoals SnelUBL ontslaat u niet van deze eigen verantwoordelijkheid.

Wanneer is e-factureren (UBL/Peppol) verplicht

Voor leveringen aan de Rijksoverheid is elektronisch factureren, doorgaans via UBL en Peppol, al verplicht. Voor B2B-facturering breder binnen de EU volgt een verplichting vanuit de ViDA-richtlijn, met een tijdlijn richting 1 juli 2030 (zie Wetgeving e-factureren in Nederland en de EU voor de actuele stand van zaken).

Officiële bronnen

Meer hulp nodig?

Bekijk de FAQ, open de kennisbank of neem contact op als u vastloopt bij een conversie, workflow of UBL-controle.