Questions Fréquemment Posées

Où mes factures sont-elles traitées ?

SnelUBL traite actuellement toutes les factures automatiquement à l'aide d'une technologie IA avancée, complétée par des contrôles qualité automatisés étendus.

Quels types de documents de vente peuvent être soumis ?

SnelUBL peut traiter les documents de vente suivants :

• Factures de vente (crédit) pour B2B néerlandais
• Factures aux particuliers
• Factures dans et hors de l'UE

Les formats pris en charge sont :

• PDF
• DOCX
• PNG
• JPEG
• HEIF/HEIC
• WebP

Si souhaité, en plus de la date de facture, une date d'échéance peut également être fournie. SnelUBL peut également reconnaître les textes de facture obligatoires ; veuillez nous contacter pour cela.

Reconnaissance de la TVA à 0% et du régime de marge

SnelUBL reconnaît toutes les bases de TVA et les pourcentages de taux. Lorsqu'une facture n'a pas de spécification TVA, le montant total est traité comme une base de 0%. Les régimes de marge ne sont pas automatiquement inclus.

Soumission par e-mail

Lors de la soumission par e-mail, vous pouvez joindre jusqu'à 15 Mo de pièces jointes, avec un maximum de 20 documents par e-mail.

• Une pièce jointe doit être soumise par facture.
• Plusieurs pièces jointes sont autorisées, mais pas plusieurs factures dans un document.

Pour des quantités plus importantes, nous recommandons la fonction "Glisser-déposer" dans le portail SnelUBL. En mode rapide, une conversion sera comptabilisée sous l'organisation sélectionnée. Lorsque la fonction "Glisser-déposer" d'un workflow est utilisée, la conversion sera comptabilisée sur l'organisation à laquelle appartient le workflow.

SnelUBL est-il une solution de numérisation et de reconnaissance ?

Oui. SnelUBL utilise la technologie de numérisation et de reconnaissance, mais la considère comme un outil. Parce que la reconnaissance automatique dépasse rarement 80%, SnelUBL travaille toujours vers 100% de complétude et de précision.

Avec la numérisation et la reconnaissance standard, les utilisateurs doivent souvent corriger les champs eux-mêmes ou former le système ; SnelUBL prend cela complètement en charge et livre toujours un fichier UBL complet et juridiquement correct, y compris les détails d'adresse.

Qu'est-ce que la reconnaissance de ligne ?

La reconnaissance de ligne dans la plateforme SnelUBL identifie au niveau de la ligne, entre autres :

• Numéro d'article
• Description
• Quantité
• Prix par unité
• TVA

Ces données sont incluses dans le fichier UBL. Pour une reconnaissance optimale, un document numérisé a idéalement 150 DPI ou plus. Les PDF originaux offrent la meilleure qualité.

Quelle date est reconnue ? Date de facture ou date d'échéance ?

Les deux

Puis-je jeter mes factures et reçus papier après soumission ?

Le gouvernement n'est pas entièrement clair sur la destruction des documents sources. L'administration fiscale décrit dans la brochure "Votre administration automatisée et l'obligation de conservation fiscale" sous quelles conditions les factures numérisées peuvent être conservées à la place des originaux.

Parce que nulle part il n'est explicitement indiqué que vous pouvez détruire les documents sources, nous recommandons de lire attentivement cette publication. SnelUBL suit de près les développements.

SnelUBL peut-il reconnaître plusieurs taux de TVA ?

Oui. SnelUBL divise automatiquement la TVA en, entre autres :

• 0%
• Faible
• Standard
• Élevé
• Bases

Reconnaissance du numéro de commande

SnelUBL peut également reconnaître les numéros de commande sur les factures.

La sortie (PDF + UBL) est livrée à un emplacement e-mail défini par vous. Des options de livraison supplémentaires seront développées.

Quels sont les coûts ?

Les tarifs pour la conversion en UBL + PDF sont de 0,40 € par document. Note : les documents soumis en double COMPTENT !

Il n'y a pas de frais d'implémentation ou d'abonnement pour rejoindre SnelUBL, et il n'y a pas d'achat minimum.

Où sont livrés les fichiers UBL ?

Les fichiers UBL sont livrés à la destination que vous définissez dans votre workflow :

• E-mail
• (éventuellement lié à un logiciel de comptabilité)
• Dropbox
• Google Drive
• OneDrive
• FTP

Il est possible d'ajouter plusieurs destinations à un workflow. Un document soumis sera alors livré à plusieurs destinations.

D'autres types de destinations sont ajoutés. (FTP, webhook, API, autres packages comptables)

Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

SnelUBL attache une grande importance à la confidentialité et à la transparence. Nous traitons de grandes quantités de données personnelles chaque année et maintenons donc une politique de confidentialité claire dans laquelle nos principes fondamentaux sont expliqués.

Un accord de traitement des données est disponible sur demande.

Garantie : SnelUBL protège vos données et ne les vend jamais à des tiers.

Puis-je soumettre des formats autres que PDF ?

Oui. Divers formats graphiques (PNG, JPEG, HEIF/HEIC, WebP) et DOCX sont automatiquement convertis en UBL et également livrés en PDF, afin qu'ils puissent être importés dans n'importe quel package logiciel compatible UBL.

Combien de temps faut-il avant de recevoir mes fichiers UBL ?

Après soumission, les factures sont immédiatement traitées automatiquement. Si des données manquent, SnelUBL les complète manuellement. De cette façon, nous livrons toujours un fichier UBL, même pour les documents mal lisibles ou manuscrits.

Temps de traitement moyen : 30-50 secondes

Je veux aussi convertir les factures de vente en UBL. Est-ce possible ?

Oui. Créez votre propre workflow avec votre propre destination. Avec diverses destinations, vous pouvez spécifier un chemin dynamique afin de pouvoir clairement distinguer entre différents documents.

Les packages comptables pris en charge incluent :

• SnelStart

D'autres packages suivront.

Puis-je soumettre plusieurs documents dans un scan ?

SnelUBL prend en charge les documents avec plusieurs pages (jusqu'à un maximum de 5 pages par document). Pour les documents de plus de 5 pages, seules les 5 premières pages seront traitées. Cependant, plusieurs documents séparés doivent toujours être soumis individuellement - un document par fichier. Si vous souhaitez toujours numériser des lots, SnelUBL peut les diviser automatiquement. E-mail pour cela : snelubl.support@orangepear.com

Quels types de documents d'achat peuvent être soumis ?

Entre autres, les documents d'achat suivants peuvent être traités :

• Factures d'achat
• Notes de crédit
• Reçus de caisse et de carte
• Notes de frais
• Factures étrangères
• Auto-facturation (standard, crédit, étranger)
• Factures sans numéro de chambre de commerce

Serai-je averti lorsqu'un document ne peut pas être traité ?

Non, vous pouvez le voir dans la liste des conversions sur la page "Conversions". Pour une conversion "Glisser-déposer", le statut est également immédiatement visible.

Je travaille dans une industrie où le traitement en dehors des Pays-Bas n'est pas autorisé. SnelUBL peut-il garantir cela ?

Pas encore, nous y travaillons. Veuillez contacter SnelUBL via snelubl.support@orangepear.com