UBL en Peppol worden vaak door elkaar gebruikt, maar het zijn twee verschillende dingen die elkaar aanvullen: UBL is het bestandsformaat van een e-factuur, Peppol is het netwerk waarlangs die e-factuur veilig tussen bedrijven wordt uitgewisseld.
UBL: het formaat van de factuur
UBL (Universal Business Language) is een XML-gebaseerde standaard die vastlegt hoe de gegevens van een factuur - leverancier, bedragen, BTW, factuurregels - gestructureerd in een bestand staan. Een boekhoudpakket dat UBL ondersteunt, kan zo'n bestand automatisch inlezen zonder handmatige invoer.
Peppol: het netwerk waarlangs een factuur reist
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk van access points waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten, waaronder UBL-facturen, veilig en gestandaardiseerd naar elkaar kunnen versturen - vergelijkbaar met hoe e-mailservers onderling berichten uitwisselen. Verzender en ontvanger hoeven daarbij niet hetzelfde systeem te gebruiken.
Wat betekent dit voor u in de praktijk
- Ontvangt u een UBL-bestand via e-mail, bijvoorbeeld als bijlage of via SnelUBL? Dan gebruikt u het UBL-formaat zonder het Peppol-netwerk.
- Verstuurt of ontvangt u facturen via Peppol, bijvoorbeeld verplicht bij aanbestedingen van de Rijksoverheid of vanaf 2030 breder binnen de EU? Dan reist diezelfde UBL-factuur via het Peppol-netwerk naar de ontvanger.
- SnelUBL zet uw PDF-, DOCX- of afbeeldingsfactuur om naar een geldig UBL-bestand. Wilt u dat bestand ook via Peppol versturen, dan heeft u daarnaast een Peppol-toegangspunt (access point) nodig, meestal aangeboden door uw boekhoudpakket of een gespecialiseerde partij.
Verwarring in de praktijk
"Ik moet UBL versturen" en "ik moet via Peppol versturen" worden vaak als hetzelfde behandeld, maar zijn dat niet: u kunt een geldig UBL-bestand hebben zonder ooit het Peppol-netwerk te gebruiken, bijvoorbeeld bij e-mailverkeer tussen twee MKB-bedrijven, en u heeft een geldig UBL-bestand nodig om het via Peppol te kunnen versturen.
Officiële bronnen
- Peppol.org - Peppol Interoperability Framework
- OASIS UBL - Universal Business Language
- Logius - e-factureren aan de Rijksoverheid
Gerelateerde artikelen
Meer hulp nodig?
Bekijk de FAQ, open de kennisbank of neem contact op als u vastloopt bij een conversie, workflow of UBL-controle.