# Dokumentacja SnelUBL

Witamy w dokumentacji SnelUBL! Ten przewodnik pomoże Państwu w pełni wykorzystać naszą usługę konwersji faktur do formatu UBL.

## Spis treści

1. [Wprowadzenie & Pierwsze kroki](#wprowadzenie--pierwsze-kroki)
2. [Rejestracja](#rejestracja)
3. [Pierwsze logowanie & Wprowadzenie](#pierwsze-logowanie--wprowadzenie)
4. [Organizacje](#organizacje)
5. [Tryb Szybki](#tryb-szybki)
6. [Przepływy pracy](#przepływy-pracy)
7. [Tematy zaawansowane](#tematy-zaawansowane)
8. [Rozwiązywanie problemów](#rozwiązywanie-problemów)

---

## Wprowadzenie & Pierwsze kroki

### Czym jest SnelUBL?

SnelUBL to zaawansowana usługa automatycznej konwersji faktur do formatu UBL (Universal Business Language). UBL to międzynarodowy standard dokumentów biznesowych używany przez oprogramowanie księgowe i systemy administracyjne.

### Czym jest format UBL i dlaczego jest ważny?

UBL (Universal Business Language) to format oparty na XML używany na całym świecie do fakturowania elektronicznego. Konwertując faktury do UBL:

- **Automatyczne przetwarzanie**: Państwa oprogramowanie księgowe może importować faktury bezpośrednio bez ręcznego wprowadzania
- **Mniej błędów**: Automatyczna konwersja zapobiega błędom pisowni i nieprawidłowym danym
- **Zgodność prawna**: Spełnia wymagania dotyczące fakturowania cyfrowego w wielu krajach
- **Szybsze płatności**: Usprawnione transakcje B2B poprawiają przetwarzanie płatności

### Przegląd kluczowych funkcji

SnelUBL oferuje dwie główne metody konwersji faktur:

1. **Tryb Szybki**: Ręczna konwersja pojedynczych faktur przez przeciąganie i upuszczanie
2. **Przepływy pracy**: Zautomatyzowane przetwarzanie faktur otrzymywanych e-mailem

Obie metody obsługują wiele formatów plików i oferują elastyczne opcje wyjściowe.

---

## Rejestracja

### Jak utworzyć konto?

Utworzenie konta SnelUBL jest proste i zajmuje tylko kilka minut:

1. Przejdź na stronę internetową SnelUBL
2. Kliknij przycisk **"Zarejestruj się"** w prawym górnym rogu
3. Zostaniesz przekierowany do ekranu rejestracji Auth0
4. Zarejestruj się za pomocą adresu e-mail i hasła

### Proces rejestracji przez Auth0

SnelUBL używa Auth0 do bezpiecznego uwierzytelniania. Oznacza to:

- Państwa hasło jest bezpiecznie przechowywane i szyfrowane
- Dostępne jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla dodatkowego bezpieczeństwa
- Dane konta są zabezpieczone zgodnie z międzynarodowymi standardami

### Jakich informacji potrzebuję?

Do rejestracji potrzebujecie tylko:

- Ważnego adresu e-mail (do weryfikacji konta i komunikacji)
- Hasła

### Weryfikacja konta

Po rejestracji otrzymacie e-mail weryfikacyjny na podany adres. Kliknijcie link w e-mailu, aby aktywować konto. Jeśli nie otrzymacie e-maila, sprawdźcie folder spam.

---

## Pierwsze logowanie & Wprowadzenie

### Co dzieje się po rejestracji?

Po pierwszym udanym zalogowaniu zostaniecie automatycznie poprowadzeni przez proces wprowadzenia. Ten proces zapewnia, że wszystko jest poprawnie skonfigurowane przed rozpoczęciem konwersji faktur.

### Dlaczego konfiguracja jest wymagana?

SnelUBL wymaga kilku podstawowych ustawień do optymalnego działania:

- **Organizacja**: Musicie dodać co najmniej jedną organizację, aby przetwarzać faktury
- **Informacje o płatności**: Szczegóły płatności są potrzebne do rozliczeń i korzystania z usługi

Bez tych ustawień nie możecie używać Trybu Szybkiego ani Przepływów pracy.

### Przewodnik krok po kroku przez wprowadzenie

Proces wprowadzenia składa się z trzech kroków:

#### Krok 1: Ekran powitalny

Ekran powitalny pojawia się automatycznie w ciągu 2-3 sekund po pierwszym zalogowaniu. Wyjaśnia:

- Co robi SnelUBL
- Dlaczego potrzebne są organizacje
- Jak działają przepływy pracy
- Czego możecie się spodziewać podczas konfiguracji

Kliknijcie **"Rozpocznij"**, aby przejść do następnego kroku.

**Ważne**: Ten ekran nie może być zamknięty, dopóki nie ukończycie konfiguracji. Zapewnia to wprowadzenie wszystkich wymaganych informacji.

#### Krok 2: Utworzenie organizacji

W tym kroku dodajecie swoją pierwszą organizację:

1. **Nazwa organizacji**: Wprowadźcie nazwę swojej firmy lub organizacji
   - Przykład: "Moja Firma Sp. z o.o."
   - To pole jest wymagane

2. **Numer KVK**: Wprowadźcie swój 8-cyfrowy numer KVK
   - Przykład: `12345678`
   - Musi zawierać dokładnie 8 cyfr
   - To pole jest wymagane

3. **Organizacja nadrzędna** (opcjonalnie): Jeśli wasza organizacja jest częścią większej grupy, możecie tutaj wybrać organizację nadrzędną

Kliknijcie **"Zapisz i kontynuuj"**, aby zapisać organizację. System sprawdza wasze dane przed kontynuacją.

#### Krok 3: Informacje o płatności

W tym ostatnim kroku wprowadzacie informacje o płatności:

**Pola wymagane:**
- **Nazwa firmy**: Nazwa, która ma pojawić się na fakturach
- **Adres**: Nazwa ulicy i numer domu
- **Kod pocztowy**: Kod pocztowy (np. `00-000`)
- **Miasto**: Miasto lub miejscowość
- **Kraj**: Wybierzcie z listy
- **E-mail do faktur**: Adres e-mail do faktur i komunikacji

**Pola opcjonalne:**
- **Numer VAT**: Wasz numer VAT (np. `PL1234567890`)
- **Numer telefonu**: Numer telefonu kontaktowego

**Ważne**: Przy zapisywaniu informacji o płatności zostanie przetworzona płatność testowa w wysokości €0,01 w celu weryfikacji informacji o płatności.

Kliknijcie **"Zapisz informacje o płatności"**, aby zakończyć konfigurację.

### Co się dzieje, jeśli pomijam kroki?

Nie możecie pominąć procesu wprowadzenia. Bez organizacji i informacji o płatności nie możecie używać:

- Trybu Szybkiego do ręcznych konwersji
- Przepływów pracy do zautomatyzowanego przetwarzania
- Innych funkcji SnelUBL

System będzie kontynuował prowadzenie was przez proces, dopóki wszystkie wymagane informacje nie zostaną wprowadzone.

### Po ukończeniu wprowadzenia

Po ukończeniu wszystkich kroków:

- Otrzymujecie pełny dostęp do wszystkich funkcji SnelUBL
- Możecie natychmiast rozpocząć konwersję faktur
- Możecie tworzyć przepływy pracy do zautomatyzowanego przetwarzania
- Otrzymujecie potwierdzenie, że konfiguracja jest zakończona

---

## Organizacje

### Czym są organizacje?

Organizacja w SnelUBL reprezentuje firmę lub podmiot, dla którego chcecie przetwarzać faktury. Każda organizacja ma:

- Unikalną nazwę
- Numer KVK (dla organizacji holenderskich)
- Własne przepływy pracy i ustawienia
- Własne informacje o płatności

### Dlaczego potrzebuję organizacji?

Organizacje są potrzebne, ponieważ:

- **Rozdzielenie danych**: Różne firmy mają różne faktury i przepływy pracy
- **Zgodność**: Numery KVK są wymagane dla firm holenderskich
- **Organizacja**: Możecie zarządzać wieloma firmami z jednego konta
- **Przepływy pracy**: Każda organizacja może mieć wiele przepływów pracy do różnych celów

### Jak dodać organizację?

#### Przez wprowadzenie (pierwsza organizacja)

Podczas procesu wprowadzenia zostaniecie automatycznie poproszeni o dodanie pierwszej organizacji. Postępujcie zgodnie z krokami procesu wprowadzenia.

#### Przez menu rozwijane organizacji (dodatkowe organizacje)

Aby później dodać dodatkowe organizacje:

1. Kliknijcie **menu rozwijane organizacji** w nagłówku (góra lewa)
2. Kliknijcie **"Dodaj organizację"** w menu rozwijanym
3. Wypełnijcie formularz danymi organizacji

Możecie to zrobić z dowolnej strony w SnelUBL - nie musicie przechodzić do strony Ustawienia.

#### Zasady walidacji

System sprawdza:

- **Nazwa**: Nie może być pusta
- **Numer KVK**: Musi zawierać dokładnie 8 cyfr (tylko cyfry)
- **Unikalność**: Każdy numer KVK może być użyty tylko raz

Jeśli walidacja się nie powiedzie, otrzymacie komunikat o błędzie wyjaśniający, co należy poprawić.

### Hierarchia organizacji (organizacje nadrzędne)

Jeśli wasza organizacja jest częścią większej grupy, możecie ustawić organizację nadrzędną:

- **Organizacja nadrzędna**: Główna organizacja, pod którą wasza organizacja podlega
- **Organizacja podrzędna**: Wasza organizacja, która podlega organizacji nadrzędnej

Jest to przydatne dla:
- Centralizowanej fakturyzacji (opcjonalnie)
- Przeglądu wielu firm
- Łącznych raportów

### Zarządzanie wieloma organizacjami

Możecie dodać nieograniczoną liczbę organizacji do swojego konta. Każda organizacja ma:

- Własne przepływy pracy
- Własne ustawienia
- Własne konwersje
- Własne faktury, chyba że są delegowane do innej organizacji

### Przełączanie między organizacjami

Aby przełączyć się między organizacjami:

1. Kliknijcie **menu rozwijane organizacji** w nagłówku (góra lewa)
2. Wybierzcie żądaną organizację z listy
3. Strona automatycznie aktualizuje się danymi wybranej organizacji

### Ustawienia organizacji

Dla każdej organizacji możecie skonfigurować:

- **Informacje o płatności**: Adres rozliczeniowy i dane kontaktowe (lub delegujcie faktury do innej organizacji z informacjami o płatności)
- **Przepływy pracy**: Zasady zautomatyzowanego przetwarzania
- **Integracje**: Połączenia z oprogramowaniem księgowym

**Ważne**: Przy dodawaniu lub modyfikowaniu informacji o płatności dla organizacji zostanie przetworzona płatność testowa w wysokości €0,01 w celu weryfikacji informacji o płatności.

Przejdźcie do **"Ustawienia"**, aby zarządzać tymi opcjami.

---

## Tryb Szybki

### Czym jest Tryb Szybki?

Tryb Szybki to ręczna metoda konwersji faktur do formatu UBL. Jest idealny dla:

- Okazjonalnych konwersji
- Testowania usługi
- Małych partii faktur
- Sytuacji, w których chcecie bezpośredniej kontroli

### Kiedy używać Trybu Szybkiego vs Przepływów pracy?

**Używajcie Trybu Szybkiego, gdy:**
- Okazjonalnie potrzebujecie konwertować faktury
- Chcecie ręcznie kontrolować konwersję
- Chcecie testować faktury przed skonfigurowaniem przepływów pracy
- Potrzebujecie jednorazowych konwersji

**Używajcie Przepływów pracy, gdy:**
- Regularnie otrzymujecie wiele faktur
- Chcecie zautomatyzowanego przetwarzania
- Faktury automatycznie przychodzą e-mailem
- Potrzebujecie wielu miejsc docelowych (e-mail, FTP, chmura)

### Jak używać Trybu Szybkiego?

#### Dostęp do Trybu Szybkiego

1. Zalogujcie się na swoje konto SnelUBL
2. Upewnijcie się, że macie co najmniej jedną organizację skonfigurowaną
3. Przejdźcie do strony **"Tryb Szybki"** (przez menu lub bezpośredni link)
4. Zobaczycie obszar przesyłania z tekstem "Przeciągnij tutaj swoje faktury"

#### Obsługiwane formaty plików

Tryb Szybki obsługuje następujące typy plików:

- **PDF** (`application/pdf`) - Zalecany format
- **DOCX** (`application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document`) - Dokumenty Microsoft Word
- **PNG** (`image/png`) - Obrazy
- **JPEG** (`image/jpeg`) - Zdjęcia
- **HEIF/HEIC** (`image/heif`, `image/heic`) - Nowoczesne zdjęcia iPhone
- **WebP** (`image/webp`) - Obrazy internetowe

#### Limity rozmiaru plików

- **Maksimum do przetworzenia**: 3 MB na plik
- Pliki większe niż 3 MB zostaną odrzucone z jasnym komunikatem o błędzie

#### Przesyłanie plików

Macie dwie opcje przesyłania plików:

**Opcja 1: Przeciąganie i upuszczanie**
1. Przeciągnijcie pliki z eksploratora plików do obszaru przesyłania
2. Zwolnijcie pliki, gdy zobaczycie niebieskie podświetlenie
3. Pliki są automatycznie dodawane do kolejki

**Opcja 2: Przeglądanie plików**
1. Kliknijcie przycisk **"Przeglądaj pliki"**
2. Wybierzcie jeden lub więcej plików z okna dialogowego
3. Kliknijcie **"Otwórz"**
4. Pliki są dodawane do kolejki

#### Status przetwarzania

Po przesłaniu plików zobaczycie:

- **Tabelę plików**: Każdy wiersz pokazuje:
  - Nazwę pliku
  - Przetworzono (znacznik czasu)
  - Status (Przetwarzanie, Zakończono, Błąd)
  - Wersję UBL
  - Akcje (zobacz, pobierz, usuń)

- **Wskaźniki statusu**:
  - 🔄 **Przetwarzanie**: Plik jest obecnie konwertowany
  - ✅ **Zakończono**: Konwersja zakończona pomyślnie
  - ❌ **Błąd**: Wystąpił problem

#### Proces konwersji

Proces konwersji działa następująco:

1. **Przesłanie**: Plik jest przesyłany na serwer
2. **Walidacja**: System sprawdza format i rozmiar
3. **Przetwarzanie**: Technologia AI wyodrębnia dane faktury
4. **Konwersja**: Dane są konwertowane do UBL XML
5. **Zakończenie**: Otrzymujecie powiadomienie, gdy konwersja jest gotowa

**Czas przetwarzania**: Zwykle 30-120 sekund na fakturę, w zależności od złożoności.

#### Podgląd wyników konwersji

Po pomyślnej konwersji możecie zobaczyć podgląd wyniku:

1. Kliknijcie **przycisk podglądu** (👁️) obok skonwertowanego pliku
2. Otworzy się przeglądarka pokazująca:
   - Oryginalną fakturę (PDF/obraz)
   - Wyodrębnione dane w formie ustrukturyzowanej
   - Wizualną reprezentację tego, jak dane zostały zinterpretowane
3. Użyjcie podglądu, aby sprawdzić, czy wszystkie dane zostały poprawnie wyodrębnione przed pobraniem pliku

Podgląd jest dostępny dla wszystkich pomyślnie skonwertowanych faktur, zarówno w trybie szybkim, jak i na stronie Konwersje.

#### Pobieranie skonwertowanych plików

Po zakończeniu konwersji:

1. Kliknijcie **przycisk pobierania** (⬇️) obok pliku
2. Plik UBL XML zostanie pobrany
3. Nazwa pliku pozostaje taka sama, ale rozszerzenie staje się `.xml`

#### Operacje wsadowe

Możecie zarządzać wieloma plikami jednocześnie:

**Pobierz wszystkie UBL jako ZIP:**
1. Zaznaczcie pliki za pomocą pól wyboru
2. Kliknijcie **"Pobierz UBL jako ZIP"**
3. Wszystkie zaznaczone pliki UBL są pobierane w jednym pliku ZIP

**Pobierz z oryginałami:**
1. Zaznaczcie pliki
2. Kliknijcie **"Pobierz UBL i oryginały jako ZIP"**
3. Otrzymujecie zarówno pliki UBL, jak i oryginalne PDF/obrazy

**Usuń zaznaczone:**
1. Zaznaczcie pliki, które chcecie usunąć
2. Kliknijcie **"Usuń zaznaczone"**
3. Potwierdźcie usunięcie

#### Rozumienie wyników konwersji

Po konwersji każdy plik UBL zawiera:

- **Dane faktury**: Numer faktury, data, kwoty
- **Dostawca**: Dane kontaktowe dostawcy
- **Klient**: Dane waszej firmy
- **Wiersze**: Wiersze pozycji z opisem, ilością, ceną, VAT
- **Sumy**: Suma częściowa, kwoty VAT, kwota całkowita

Plik UBL może być bezpośrednio importowany do oprogramowania księgowego obsługującego UBL.

#### Rozwiązywanie typowych problemów

**Plik nie przesyła się:**
- Sprawdźcie, czy plik jest mniejszy niż 3 MB
- Sprawdźcie, czy format jest obsługiwany (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
- Spróbujcie ponownie przesłać plik

**Konwersja nie powiodła się:**
- Sprawdźcie, czy plik jest fakturą (nie inne dokumenty)
- Sprawdźcie, czy plik jest czytelny i nie uszkodzony
- Spróbujcie innej wersji pliku
- Sprawdźcie, czy plik nie jest zbyt złożony (zbyt wiele stron, słaba jakość)
- Poczekajcie kilka minut i spróbujcie ponownie

**Brak wyniku po długim oczekiwaniu:**
- Konwersja może trwać do 2 minut dla złożonych faktur
- Sprawdźcie połączenie internetowe
- Odświeżcie stronę, jeśli status się nie zmienia

**Pobieranie nie działa:**
- Sprawdźcie, czy konwersja zakończyła się pomyślnie
- Spróbujcie innej przeglądarki
- Sprawdźcie, czy blokery wyskakujących okien są wyłączone

---

## Przepływy pracy

### Czym są przepływy pracy?

Przepływy pracy to zautomatyzowane reguły, które automatycznie przetwarzają faktury po otrzymaniu ich e-mailem. Przepływ pracy składa się z:

- **Wyzwalacza**: Adresu e-mail, który otrzymuje faktury
- **Ustawień konwersji**: Jak faktury są konwertowane
- **Miejsc docelowych**: Gdzie trafiają skonwertowane pliki

### Kiedy używać Przepływów pracy vs Trybu Szybkiego?

**Używajcie Przepływów pracy, gdy:**
- Regularnie otrzymujecie wiele faktur
- Chcecie zautomatyzowanego przetwarzania bez interwencji ręcznej
- Dostawcy mogą automatycznie wysyłać faktury na adres e-mail
- Potrzebujecie wielu miejsc docelowych (e-mail, FTP, Dropbox, itp.)

**Używajcie Trybu Szybkiego, gdy:**
- Potrzebujecie okazjonalnych konwersji
- Chcecie ręcznej kontroli
- Chcecie testować faktury

### Koncepcje przepływów pracy

#### Wyzwalacze e-mail

Każdy przepływ pracy ma unikalny adres e-mail, który jest automatycznie generowany. Ten adres ma format:

```
workflow-id@snelubl.nl
```

**Przykład**: `workflow-abc123def456@snelubl.nl`

Dostawcy mogą wysyłać faktury na ten adres, a będą automatycznie przetwarzane. Adres e-mail nadawcy musi być dodany jako "Dozwolony nadawca" w ustawieniach przepływu pracy.

#### Ustawienia konwersji

Określacie, jak faktury są konwertowane:

- **Wersja UBL**: Wybierzcie między UBL 2.1 lub UBL 2.3
- **Format wyjściowy**: XML lub inne formaty

#### Miejsca docelowe

Skonwertowane pliki mogą być wysyłane do wielu miejsc:

- **E-mail**: Na wasz adres e-mail lub inne adresy
- **Serwer FTP**: Bezpośrednie przesyłanie na wasz serwer FTP
- **Magazyn w chmurze**: Dropbox, Google Drive, OneDrive
- **Oprogramowanie księgowe**: Bezpośrednia integracja z różnymi pakietami księgowymi, takimi jak SnelStart

#### Automatyczne przetwarzanie

Z włączonym automatycznym przetwarzaniem:
- Faktury są przetwarzane natychmiast po otrzymaniu
- Otrzymujecie powiadomienie, gdy przetwarzanie jest zakończone
- Nie jest potrzebna interwencja ręczna

### Tworzenie pierwszego przepływu pracy

#### Przez wprowadzenie

Podczas procesu wprowadzenia możecie natychmiast utworzyć pierwszy przepływ pracy po dodaniu organizacji.

#### Przez stronę Przepływy pracy

1. Przejdźcie do strony **"Przepływy pracy"** (przez menu)
2. Kliknijcie **"Nowy przepływ pracy"** lub **"Dodaj przepływ pracy"**
3. Wypełnijcie formularz:

**Informacje podstawowe:**
- **Nazwa przepływu pracy**: np. "Faktury przychodzące"
- **Opis**: Opcjonalny opis celu

**Ustawienia wyzwalacza:**
- **Typ**: E-mail (domyślny)
- **Automatyczne przetwarzanie**: Włączone/Wyłączone
- **Dozwoleni nadawcy**: Które adresy e-mail mogą wysyłać faktury

**Ustawienia konwersji:**
- **Wersja UBL**: Wybierzcie 2.1 lub 2.3
- **Format wyjściowy**: XML (domyślny)

**Miejsca docelowe:**
- Kliknijcie **"Dodaj miejsce docelowe"**
- Wybierzcie typ (E-mail, FTP, Chmura, itp.)
- Wypełnijcie wymagane informacje
- Powtórzcie dla wielu miejsc docelowych

4. Kliknijcie **"Utwórz przepływ pracy"**

System automatycznie generuje unikalny adres e-mail dla tego przepływu pracy.

### Zarządzanie przepływami pracy

#### Przeglądanie wszystkich przepływów pracy

Na stronie przepływów pracy zobaczycie:

- **Listę wszystkich przepływów pracy**: Każdy przepływ pracy jest pokazany w zwijalnym panelu
- **Status**: Aktywny lub Nieaktywny
- **Adres e-mail**: Unikalny adres dla tego przepływu pracy
- **Ostatnia aktywność**: Kiedy przepływ pracy był ostatnio używany

#### Edycja przepływu pracy

1. Kliknijcie na przepływ pracy, który chcecie edytować
2. Kliknijcie **"Edytuj"** lub ikonę ołówka
3. Zmieńcie żądane ustawienia
4. Kliknijcie **"Zapisz"**

Możecie edytować:
- Nazwę i opis przepływu pracy
- Ustawienia konwersji
- Miejsca docelowe
- Dozwolonych nadawców

**Uwaga**: Adres e-mail nie może być zmieniony po utworzeniu. Utwórzcie nowy przepływ pracy, jeśli potrzebujecie innego adresu.

#### Aktywacja/Dezaktywacja przepływu pracy

Aby tymczasowo wyłączyć przepływ pracy bez usuwania:

1. Przejdźcie do strony przepływów pracy
2. Kliknijcie na przepływ pracy
3. Kliknijcie **"Dezaktywuj"** (lub **"Aktywuj"**, aby ponownie włączyć)
4. Potwierdźcie akcję

**Dezaktywowane przepływy pracy:**
- Nadal otrzymują e-maile
- Nie przetwarzają automatycznie faktur
- Mogą być szybko reaktywowane

#### Usuwanie przepływu pracy

1. Przejdźcie do strony przepływów pracy
2. Kliknijcie na przepływ pracy, który chcecie usunąć
3. Kliknijcie **"Usuń"** lub ikonę kosza
4. Potwierdźcie usunięcie

**Ostrzeżenie**: Usunięte przepływy pracy nie mogą być przywrócone. Powiązany adres e-mail jest zwolniony i może być używany przez innych.

### Wyjaśnienie ustawień przepływu pracy

#### Ustawienia wyzwalacza

**Wyzwalacz e-mail:**
- **Adres e-mail**: Automatycznie generowany, unikalny na przepływ pracy
- **Dozwoleni nadawcy**: Lista adresów e-mail, które mogą wysyłać faktury
  - Dodajcie nadawców przez **"Dodaj nadawcę"**
  - Usuwajcie nadawców, klikając ikonę X
  - Puste = wszyscy nadawcy dozwoleni (niezalecane ze względów bezpieczeństwa)

**Automatyczne przetwarzanie:**
- **Włączone**: Faktury są przetwarzane natychmiast po otrzymaniu
- **Wyłączone**: Faktury są zapisywane, ale nie przetwarzane, dopóki nie zrobicie tego ręcznie

#### Ustawienia konwersji

**Wersja UBL:**
- **UBL 2.1**: Wersja standardowa, szeroko obsługiwana
- **UBL 2.3**: Nowsza wersja z dodatkowymi funkcjami

**Format wyjściowy:**
- **XML**: Standardowy format UBL XML
- Inne formaty mogą być dostępne w zależności od waszej subskrypcji

#### Ustawienia miejsc docelowych

**Miejsce docelowe e-mail:**
- **Adres e-mail**: Gdzie skonwertowane pliki mają trafić
- **Temat**: Niestandardowy temat e-maila (opcjonalnie)
- **Wiadomość**: Niestandardowa wiadomość w e-mailu (opcjonalnie)

**Miejsce docelowe FTP:**
- **Serwer**: Adres serwera FTP
- **Port**: Zwykle 21
- **Nazwa użytkownika**: Nazwa użytkownika FTP
- **Hasło**: Hasło FTP (bezpiecznie przechowywane)
- **Ścieżka**: Folder na serwerze, gdzie pliki mają być umieszczone

**Magazyn w chmurze (Dropbox, Google Drive, OneDrive):**
- **Konto**: Połączcie swoje konto w chmurze
- **Folder**: Wybierzcie folder, gdzie pliki mają być przechowywane
- **Nazwa pliku**: Wzorzec dla nazw plików (opcjonalnie)

**Integracja oprogramowania księgowego:**
- **Oprogramowanie**: Wybierzcie z dostępnych opcji (Exact Online, Cash Software, itp.)
- **Konto**: Połączcie swoje konto oprogramowania księgowego
- **Ustawienia**: Skonfigurujcie specyficzne ustawienia importu

### Najlepsze praktyki dla przepływów pracy

**Bezpieczeństwo:**
- Zawsze dodawajcie dozwolonych nadawców, aby zapobiec niechcianym e-mailom
- Używajcie unikalnych przepływów pracy dla różnych dostawców
- Regularnie sprawdzajcie aktywność waszych przepływów pracy

**Organizacja:**
- Nadawajcie przepływom pracy jasne, opisowe nazwy
- Używajcie opisów do dokumentowania celu każdego przepływu pracy
- Grupujcie przepływy pracy według organizacji lub celu

**Optymalizacja:**
- Używajcie automatycznego przetwarzania dla regularnych faktur
- Wyłączajcie automatyczne przetwarzanie dla przepływów pracy testowych
- Monitorujcie czasy przetwarzania i dostosowujcie ustawienia w razie potrzeby

**Kopia zapasowa:**
- Upewnijcie się, że ważne miejsca docelowe mają kopie zapasowe
- Rozważcie wiele miejsc docelowych dla krytycznych przepływów pracy
- Regularnie testujcie przepływy pracy, aby upewnić się, że działają poprawnie

---

## Tematy zaawansowane

### Wiele przepływów pracy na organizację

Możecie utworzyć nieograniczoną liczbę przepływów pracy na organizację. Jest to przydatne dla:

- **Różnych dostawców**: Każdy dostawca otrzymuje własny adres e-mail
- **Różnych procesów**: Osobne przepływy pracy dla faktur zakupowych, faktur sprzedażowych, itp.
- **Różnych miejsc docelowych**: Różne przepływy pracy dla różnych działów
- **Środowisk testowych**: Osobne przepływy pracy do testowania bez wpływu na produkcję

### Adresy e-mail przepływów pracy

Każdy adres e-mail przepływu pracy jest:
- **Unikalny**: Unikalny na całym świecie, nie może być zduplikowany
- **Stały**: Pozostaje taki sam, dopóki przepływ pracy istnieje
- **Niezmienny**: Nie może być zmieniony po utworzeniu
- **Wielokrotnego użytku**: Po usunięciu przepływu pracy adres może być używany przez innych

**Ważne**: Udostępniajcie adresy e-mail przepływów pracy tylko zaufanym dostawcom.

### Integracja z oprogramowaniem księgowym

SnelUBL obsługuje integrację z popularnym oprogramowaniem księgowym:

- **Exact Online**: Bezpośredni import plików UBL
- **Cash Software**: Automatyczne przetwarzanie
- **eBoekhouden**: Bezproblemowa integracja
- **Kleisteen**: Bezpośrednie połączenie
- **Minox**: Automatyczny import
- **MUIS Software**: Obsługa UBL
- **SnelStart**: Zintegrowane przetwarzanie
- **Visma (AccountView)**: Bezpośredni import
- **Yuki**: Automatyczne przetwarzanie

Konfigurujcie integracje przez stronę **"Integracje"** w menu.

### Lokalizacje przetwarzania plików i prywatność

SnelUBL przetwarza faktury w różnych lokalizacjach:

- **W Holandii**: Dla organizacji holenderskich, które tego wymagają
- **W UE**: Dla zgodności z UE
- **Na całym świecie**: Dla maksymalnej prędkości

Możecie ustawić lokalizację przetwarzania na organizację w ustawieniach.

**Prywatność:**
- Wszystkie dane są szyfrowane podczas transmisji i przechowywania
- Faktury są używane tylko do konwersji
- Dane nie są udostępniane stronom trzecim
- Możecie w każdej chwili zażądać lub usunąć dane

### Czasy przetwarzania i SLA

**Przetwarzanie standardowe:**
- **Dokumenty rozpoznane automatycznie**: Kilka minut
- **Faktury standardowe**: Około 1 godziny
- **Faktury z rozpoznawaniem linii**: Średnio 1 godzina, maksymalnie 72 godziny

**Czynniki wpływające na czas przetwarzania:**
- Złożoność faktury
- Jakość pliku źródłowego
- Aktualne obciążenie serwera
- Wymagana gwarancja dokładności

**Poza godzinami pracy:**
- Dokumenty ze zwiększoną gwarancją dokładności mogą trwać dłużej
- Przetwarzanie standardowe pozostaje dostępne

---

## Rozwiązywanie problemów

### Typowe problemy i rozwiązania

#### Nie mogę się zalogować

**Problem**: Przycisk logowania nie działa lub jestem przekierowany na stronę błędu.

**Rozwiązania:**
- Sprawdźcie połączenie internetowe
- Spróbujcie innej przeglądarki
- Wyczyśćcie cache i ciasteczka przeglądarki
- Sprawdźcie, czy JavaScript jest włączony
- Skontaktujcie się z pomocą techniczną, jeśli problem się utrzymuje

#### Wprowadzenie się nie pojawia

**Problem**: Po pierwszym zalogowaniu proces wprowadzenia się nie pojawia.

**Rozwiązania:**
- Poczekajcie 2-3 sekundy (wprowadzenie uruchamia się automatycznie)
- Sprawdźcie, czy widzicie błędy JavaScript w konsoli przeglądarki
- Odświeżcie stronę
- Wylogujcie się i zalogujcie ponownie
- Sprawdźcie, czy macie już organizacje (wprowadzenie pojawia się tylko przy pierwszym logowaniu)

#### Nie można dodać organizacji

**Problem**: Komunikat o błędzie przy dodawaniu organizacji.

**Rozwiązania:**
- Sprawdźcie, czy numer KVK zawiera dokładnie 8 cyfr
- Sprawdźcie, czy nazwa organizacji nie jest pusta
- Sprawdźcie, czy numer KVK nie istnieje już
- Sprawdźcie połączenie internetowe
- Spróbujcie ponownie po kilku sekundach

#### Pliki nie przesyłają się w Trybie Szybkim

**Problem**: Pliki nie są akceptowane lub przesyłane.

**Rozwiązania:**
- Sprawdźcie rozmiar pliku (maksymalnie 3 MB)
- Sprawdźcie format pliku (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP)
- Sprawdźcie, czy jesteście zalogowani
- Sprawdźcie, czy wybraliście organizację
- Sprawdźcie połączenie internetowe
- Spróbujcie innego pliku

#### Konwersja nie powiodła się

**Problem**: Faktura jest przesłana, ale konwersja nie powiodła się.

**Rozwiązania:**
- Sprawdźcie, czy plik jest fakturą (nie inne dokumenty)
- Sprawdźcie, czy plik jest czytelny i nie uszkodzony
- Spróbujcie innej wersji pliku
- Sprawdźcie, czy plik nie jest zbyt złożony (zbyt wiele stron, słaba jakość)
- Poczekajcie kilka minut i spróbujcie ponownie

#### Przepływ pracy nie przetwarza faktur

**Problem**: Faktury są wysyłane na e-mail przepływu pracy, ale nie są przetwarzane.

**Rozwiązania:**
- Sprawdźcie, czy przepływ pracy jest aktywny (nie zdezaktywowany)
- Sprawdźcie, czy automatyczne przetwarzanie jest włączone
- Sprawdźcie, czy nadawca jest dodany do dozwolonych nadawców
- Sprawdźcie, czy e-mail został poprawnie wysłany na adres przepływu pracy
- Sprawdźcie, czy faktura została wysłana jako załącznik (nie tylko w tekście e-maila)
- Sprawdźcie aktywność przepływu pracy na stronie przepływów pracy

#### Skonwertowane pliki są puste lub nieprawidłowe

**Problem**: Plik UBL nie zawiera danych lub zawiera nieprawidłowe dane.

**Rozwiązania:**
- Sprawdźcie jakość oryginalnego pliku
- Upewnijcie się, że oryginalny plik jest wyraźnie czytelny
- Sprawdźcie, czy to ważna faktura
- Spróbujcie ponownie skonwertować plik
- Skontaktujcie się z pomocą techniczną z przykładami problematycznych faktur

### Kontakt z pomocą techniczną

Jeśli napotykacie problemy, które nie są rozwiązane przez powyższe rozwiązania:

1. **E-mail**: snelubl.support@orangepear.com
2. **Opiszcie problem**: 
   - Co próbowaliście zrobić?
   - Co dokładnie się stało?
   - Jakie komunikaty o błędach widzieliście?
   - Jakiej przeglądarki i wersji używacie?
3. **Dołączcie pliki**: Zrzuty ekranu, komunikaty o błędach lub przykładowe pliki

Dążymy do odpowiedzi w ciągu 24 godzin.

### Wyjaśnienie komunikatów o błędach

**"Wymagana konfiguracja"**
- Musicie najpierw dodać organizację i informacje o płatności, zanim będziecie mogli używać tej funkcji.

**"Plik za duży"**
- Plik jest większy niż 3 MB. Skompresujcie plik lub użyjcie mniejszego pliku.

**"Format pliku nieobsługiwany"**
- Typ pliku nie jest obsługiwany. Użyjcie PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF lub WebP.

**"Nieprawidłowy numer KVK"**
- Numer KVK musi zawierać dokładnie 8 cyfr (tylko cyfry, bez liter lub spacji).

**"Przepływ pracy nie znaleziony"**
- Przepływ pracy nie istnieje lub został usunięty. Sprawdźcie, czy wybraliście właściwy przepływ pracy.

**"Brak dostępu"**
- Nie macie dostępu do tej funkcji. Sprawdźcie, czy jesteście zalogowani i wybraliście właściwą organizację.

---

## Podsumowanie

Z tą dokumentacją macie wszystkie informacje potrzebne do optymalnego wykorzystania SnelUBL. Od rejestracji do zaawansowanych przepływów pracy, jesteście teraz gotowi do efektywnej konwersji faktur do formatu UBL.

Jeśli macie pytania lub potrzebujecie pomocy, nie wahajcie się skontaktować z nami pod adresem snelubl.support@orangepear.com.

Powodzenia z SnelUBL!