# PRIVACYBELEID --- SnelUBL Documentinformatie: | Versie | 1.0 | | --- | --- | | Status | Definitief | | Datum | 15-01-2025 | | Organisatie | OrangePear B.V. (handelsnaam: SnelUBL) | | Auteur(s) | SnelUBL Team | | Classificatie | Openbaar | Wijzigingslog: | Versie | Datum | Status | Wijziging | Auteur | Verantwoordelijke | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 1.0 | 15-01-2025 | Definitief | Eerste versie | SnelUBL Team | SnelUBL Team | --- SnelUBL # 1. Inleiding ## 1.1 Achtergrond en aanleiding voor dit document Hoewel SnelUBL in basis geen persoonsgegevens vastlegt, kan het in sommige gevallen wel voorkomen dat persoonsgegevens vastgelegd dienen te worden welke voor het uitvoeren van haar dienstverlening noodzakelijk zijn. Het beschikken over een privacy beleid is daardoor een noodzakelijke behoefte van OrangePear B.V. (handelsnaam: SnelUBL). In dit beleid vindt u de algemene uitgangspunten rondom de verwerking van de persoonsgegevens en de wijze waarop OrangePear B.V. deze behandelt. ## 1.2 Doel van dit document Dit document is de uitwerking en de oplevering van de producten die invulling geven aan de zgn. V2 eis: Transparantie, oftewel Informatieverplichting van de verantwoordelijke. Alle uitwerkingen zijn geschreven als 'standaard tekst', de verantwoordelijke zal door middel van gebruik van deze tekst (dan wel lichte aanpassing hiervan) invulling geven aan de eisen die de AVG stelt t.a.v. Transparantie (Informatieplicht). --- SnelUBL ## 2. Privacy beleid ## Artikel 1 Begripsbepalingen In dit Beleid wordt verstaan onder: **Persoonsgegevens**: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; **Verwerking van persoonsgegevens**: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige ander vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; **Bestand**: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; **Verantwoordelijke**: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, in casu OrangePear B.V. (handelsnaam: SnelUBL), gevestigd te Neerkanne 32, 1082 BH Amsterdam. **Beheerder**: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de (dagelijkse) zorg voor de verwerking van persoonsgegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens; **Bewerker**: degene die op basis van een overeenkomst ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; **Gebruiker**: degene in de zin van artikel 7 die gerechtigd is kennis te nemen van bepaalde gegevens in een persoonsregistratie; **Betrokkene**: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; **Derde**: ieder niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of degene(n) die onder gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is (zijn) om persoonsgegevens te verwerken; **Ontvanger**: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt; **Bevoegd gezag**: het bestuur van de verantwoordelijke; **Autoriteit Persoonsgegevens**: de onafhankelijke overheidsinstantie zoals bedoeld in artikel 51 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) **Toestemming van betrokkene**: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee betrokkene aanvaardt dat de hem / haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt; **AVG**: Algemene Verordening Gegevensbescherming, publicatie van de Europese Unie L 119/1 d.d. 4-5-2016; ## Artikel 2 Reikwijdte en doelstelling van het Beleid 2.1 Dit Beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die door of namens de verantwoordelijke worden verwerkt. 2.2 Dit Beleid heeft tot doel: a. de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens; b. te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn; c. de rechten van de betrokkenen te waarborgen. ## Artikel 3 Doel van de verwerking van persoonsgegevens Het uitvoeren van factuurconversie diensten en het omzetten van ongestructureerde factuurdocumenten naar digitaal gestructureerde UBL-bestanden. Het vaststellen van identiteit van gebruikers en het uitvoeren van de overeenkomsten. Het classificeren van documenten. Het overzetten van ongestructureerde documenten naar een digitaal gestructureerd bestand (UBL-formaat). ## Artikel 4 Verwerking van persoonsgegevens Geen andere persoonsgegevens van een betrokkene worden verwerkt dan beschreven in artikel 12.3. ## Artikel 5 Het beheer van (de verwerking van) persoonsgegevens Persoonsgegevens worden op naam van de betrokkene verzameld. De verzameling van persoonsgegevens van de betrokkene vormt het dossier. ## Artikel 6 Verstrekking van gegevens De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: a. degenen, waaronder begrepen derden, die leiding geven aan of belast zijn met de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; b. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 6.1 van de AVG; ## Artikel 7 Toegang tot persoonsgegevens 7.1 Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens: a. degenen, waaronder begrepen derden en anderen, die zijn belast met of leiding geven aan de activiteiten die in verband staan met de verwerking van de gegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; b. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 6.1 van de AVG; 7.2 De betrokkene heeft het recht om kennis te nemen van de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. ## Artikel 8 Recht op inzage, correctie en verwijdering 8.1 De betrokkene heeft het recht om kennis te nemen van de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. 8.2 De betrokkene heeft het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren. 8.3 De betrokkene heeft het recht om verwerking van zijn persoonsgegevens te laten beëindigen en de gegevens te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke bewaarplicht bestaat. ## Artikel 9 Beveiliging van persoonsgegevens 9.1 De verantwoordelijke treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. 9.2 Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. ## Artikel 10 Recht van verzet De betrokkene kan zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden. Indien betrokkene van dit recht gebruik maakt, dient de verwerking van persoonsgegevens voor dit doel onmiddellijk te worden beëindigd. ## Artikel 11 Bewaartermijnen De persoonsgegevens worden bewaard conform het verwerkingsregister en de geldende wettelijke bewaarplichten. Factuurdocumenten worden verwerkt en na conversie verwijderd, tenzij er een wettelijke bewaarplicht bestaat. ## Artikel 12 Oud-betrokkenen 12.1 De verantwoordelijke kan besluiten over te gaan tot het instellen van een verwerking betreffende oud-betrokkenen. 12.2 De verwerking geschiedt slechts voor: a. het onderhouden van contacten met de oud-betrokkenen; b. het verzenden van informatie aan de oud-betrokkenen; c. het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen, alsmede andere activiteiten van intern beheer; d. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole. e. Het overzetten van een leesbaar formaat naar een digitaal gestructureerd formaat 12.3 Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan: a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, burgerservicenummer, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene; b. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen en giften. c. een administratiecode dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a t/m c. 12.4 De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan: a. degenen, waaronder begrepen derden, die zijn belast met of leiding geven aan de in het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; b. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 6.1 van de AVG; 12.5 De persoonsgegevens worden verwijderd op een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene of bij diens overlijden. ## Artikel 13 Verwerkersovereenkomsten 13.1 OrangePear B.V. (handelsnaam: SnelUBL) maakt gebruik van verwerkers en sluit daarmee een verwerkersovereenkomst af. ## Artikel 14 Klachten 14.1 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit Beleid niet door de instelling worden nageleefd dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke. 14.2 Indien de ingediende klacht voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, kan hij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. ## Artikel 15 Google Analytics 15.1 De website van SnelUBL maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. ("Google"). Google Analytics maakt gebruik van "cookies" (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe bezoekers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde anonieme informatie over uw gebruik van de website wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe deze website wordt gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor de eigenaar van deze website (OrangePear B.V.) en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie alleen aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. 15.2 Cookies Op deze website wordt alleen een Analytics cookie gebruikt. 15.3 Privacy wetgeving en Analytics Zoals hieronder beschreven in de officiële verklaring die Google Analytics gebruikers op hun website moeten plaatsen maakt deze website gebruik van Google Analytics. Dit programma levert belangrijke statistieken over aantallen bezoekers, de bezochte pagina's, de verkeersbronnen en andere essentiële informatie waarmee wij deze website voortdurend kunnen verbeteren voor de gebruikers. Deze statistieken zijn anoniem en niet te herleiden tot een bepaalde persoon of gebruiker. Er wordt geen gebruik gemaakt van 'behavioural targeting' waarmee u op basis van uw klikgedrag speciale inhoud krijgt te zien; uw surfgedrag blijft volledig anoniem. Gegevens uit contactformulieren worden nooit in Analytics verwerkt of opgeslagen. 15.4 Google Analytics maakt gebruik van een cookie, dat is een klein bestandje dat op uw computer wordt opgeslagen. Wij hebben Google Analytics conform de privacy wetgeving ingericht, zodat er geen toestemming vooraf van de gebruiker nodig is. 15.5 IP adressen worden gemaskeerd en gegevens niet gedeeld Het cookie van Google Analytics is een 'first party cookie', dat wil zeggen dat het cookie officieel eigendom is van SnelUBL en niet van Google. Dit cookie wordt niet gebruikt voor advertenties of andere commerciële doeleinden. OrangePear B.V. heeft een verwerkersovereenkomst met Google. Daarnaast is Google Analytics zo ingesteld dat IP-adressen anoniem zijn gemaakt, zodat gegevens nooit naar u of uw IP adres te herleiden zijn. Verder wordt vanuit het Analytics account van SnelUBL geen informatie gedeeld met Google of andere partijen. Daarmee is het Analytics cookie van SnelUBL een niet-privacy gevoelig first-party cookie dat nodig is om de kwaliteit en veiligheid van snelubl.nl te kunnen waarborgen. Het Analytics cookie blijft 6 maanden geldig. 15.6 Opt-out Als u het script van Analytics liever helemaal wilt blokkeren dan kunt u hier een opt-out plugin voor Google Analytics downloaden: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Met deze plugin telt uw bezoek niet meer mee in de statistieken van alle websites die Google Analytics gebruiken. ## Artikel 16 Inwerkingtreding en citeertitel Dit Beleid kan aangehaald worden als Beleid verwerking betrokkenengegevens en treedt in werking op 15 januari 2025. Het Beleid is vastgesteld door de directie van OrangePear B.V. --- **Contactgegevens:** OrangePear B.V. (handelsnaam: SnelUBL) Neerkanne 32 1082 BH Amsterdam Nederland Telefoon: 023 200 25 29 E-mail: snelubl.support@orangepear.com Website: www.snelubl.nl