# SnelUBL Documentatie Welkom bij de SnelUBL documentatie! Deze handleiding helpt u om optimaal gebruik te maken van onze dienst voor het converteren van facturen naar UBL-formaat. ## Inhoudsopgave 1. [Introductie & Aan de slag](#introductie--aan-de-slag) 2. [Registratie](#registratie) 3. [Eerste login & Onboarding](#eerste-login--onboarding) 4. [Organisaties](#organisaties) 5. [Snelle Modus](#snelle-modus) 6. [Workflows](#workflows) 7. [Geavanceerde onderwerpen](#geavanceerde-onderwerpen) 8. [Probleemoplossing](#probleemoplossing) --- ## Introductie & Aan de slag ### Wat is SnelUBL? SnelUBL is een geavanceerde dienst voor het automatisch converteren van facturen naar UBL-formaat (Universal Business Language). UBL is een internationale standaard voor elektronische bedrijfsdocumenten die wordt gebruikt door boekhoudsoftware en administratiesystemen. ### Wat is UBL-formaat en waarom is het belangrijk? UBL (Universal Business Language) is een XML-gebaseerd formaat dat wereldwijd wordt gebruikt voor elektronische facturering. Door uw facturen naar UBL te converteren: - **Automatische verwerking**: Uw boekhoudsoftware kan facturen direct importeren zonder handmatige invoer - **Minder fouten**: Geautomatiseerde conversie voorkomt typefouten en verkeerde gegevens - **Wettelijke compliance**: Voldoet aan digitale factureringsvereisten in veel landen - **Snellere betalingen**: Gestroomlijnde B2B-transacties verbeteren de betalingsverwerking ### Overzicht van belangrijke functies SnelUBL biedt twee hoofdmethoden voor factuurconversie: 1. **Snelle Modus**: Handmatige conversie van individuele facturen via drag & drop 2. **Workflows**: Geautomatiseerde verwerking van facturen die per e-mail worden ontvangen Beide methoden ondersteunen meerdere bestandsformaten en bieden flexibele outputopties. --- ## Registratie ### Hoe maak ik een account aan? Het aanmaken van een SnelUBL-account is eenvoudig en duurt slechts enkele minuten: 1. Ga naar de SnelUBL-website 2. Klik op de **"Registreren"** knop in de rechterbovenhoek 3. U wordt doorgestuurd naar het Auth0-registratiescherm 4. Registreer met uw e-mailadres en wachtwoord ### Registratieproces via Auth0 SnelUBL gebruikt Auth0 voor veilige authenticatie. Dit betekent dat: - Uw wachtwoord wordt veilig opgeslagen en versleuteld - Twee-factor authenticatie is beschikbaar voor extra beveiliging - Uw accountgegevens worden beveiligd volgens internationale standaarden ### Welke informatie heb ik nodig? Voor de registratie heeft u alleen nodig: - Een geldig e-mailadres (voor accountverificatie en communicatie) - Een wachtwoord ### Accountverificatie Na registratie ontvangt u een verificatie-e-mail op het opgegeven adres. Klik op de link in de e-mail om uw account te activeren. Als u de e-mail niet ontvangt, controleer uw spam-map. --- ## Eerste login & Onboarding ### Wat gebeurt er na registratie? Na uw eerste succesvolle login wordt u automatisch door een onboardingproces geleid. Dit proces zorgt ervoor dat u alles correct instelt voordat u begint met het converteren van facturen. ### Waarom is setup vereist? SnelUBL vereist enkele basisinstellingen om optimaal te functioneren: - **Organisatie**: U moet ten minste één organisatie toevoegen om facturen te kunnen verwerken - **Betalingsgegevens**: Voor facturering en servicegebruik zijn betalingsgegevens nodig Zonder deze instellingen kunt u geen gebruik maken van de Snelle Modus of Workflows. ### Stap-voor-stap gids door onboarding Het onboardingproces bestaat uit drie stappen: #### Stap 1: Welkomstscherm Het welkomstscherm verschijnt automatisch binnen 2-3 seconden na uw eerste login. Hierin wordt uitgelegd: - Wat SnelUBL doet - Waarom organisaties nodig zijn - Hoe workflows werken - Wat u kunt verwachten tijdens de setup Klik op **"Aan de slag"** om door te gaan naar de volgende stap. **Belangrijk**: Dit scherm kan niet worden gesloten totdat u de setup hebt voltooid. Dit zorgt ervoor dat u alle benodigde informatie invoert. #### Stap 2: Organisatie aanmaken In deze stap voegt u uw eerste organisatie toe: 1. **Organisatienaam**: Voer de naam van uw bedrijf of organisatie in - Voorbeeld: "Mijn Bedrijf BV" - Dit veld is verplicht 2. **KVK-nummer**: Voer uw 8-cijferige KvK-nummer in - Voorbeeld: `12345678` - Moet exact 8 cijfers bevatten - Dit veld is verplicht 3. **Moederorganisatie** (optioneel): Als uw organisatie onderdeel is van een grotere groep, kunt u hier de moederorganisatie selecteren Klik op **"Opslaan en doorgaan"** om de organisatie op te slaan. Het systeem valideert uw invoer voordat u doorgaat. #### Stap 3: Betalingsgegevens In deze laatste stap voert u uw betalingsgegevens in: **Verplichte velden:** - **Bedrijfsnaam**: De naam zoals deze op facturen moet verschijnen - **Adres**: Straatnaam en huisnummer - **Postcode**: Nederlandse postcode (bijv. `1234AB`) - **Plaats**: Stad of dorp - **Land**: Selecteer uit de lijst - **Facturerings-e-mail**: E-mailadres voor facturen en communicatie **Optionele velden:** - **BTW-nummer**: Uw BTW-nummer (bijv. `NL123456789B01`) - **Telefoonnummer**: Contacttelefoonnummer **Belangrijk**: Bij het opslaan van betalingsgegevens wordt er een testbetaling van €0,01 uitgevoerd om de betalingsgegevens te verifiëren. Klik op **"Betalingsgegevens opslaan"** om de setup te voltooien. ### Wat gebeurt er als ik stappen oversla? U kunt het onboardingproces niet overslaan. Zonder een organisatie en betalingsgegevens kunt u geen gebruik maken van: - Snelle Modus voor handmatige conversies - Workflows voor geautomatiseerde verwerking - Andere SnelUBL-functies Het systeem blijft u door het proces leiden totdat alle vereiste informatie is ingevoerd. ### Na voltooiing van onboarding Zodra u alle stappen hebt voltooid: - U krijgt volledige toegang tot alle SnelUBL-functies - U kunt direct beginnen met het converteren van facturen - U kunt workflows aanmaken voor geautomatiseerde verwerking - U ontvangt een bevestiging dat de setup is voltooid --- ## Organisaties ### Wat zijn organisaties? Een organisatie in SnelUBL vertegenwoordigt een bedrijf of entiteit waarvoor u facturen wilt verwerken. Elke organisatie heeft: - Een unieke naam - Een KvK-nummer (voor Nederlandse organisaties) - Eigen workflows en instellingen - Eigen betalingsgegevens ### Waarom heb ik organisaties nodig? Organisaties zijn nodig omdat: - **Scheiding van gegevens**: Verschillende bedrijven hebben verschillende facturen en workflows - **Compliance**: KvK-nummers zijn vereist voor Nederlandse bedrijven - **Organisatie**: U kunt meerdere bedrijven beheren vanuit één account - **Workflows**: Elke organisatie kan meerdere workflows hebben voor verschillende doeleinden ### Hoe voeg ik een organisatie toe? #### Via onboarding (eerste organisatie) Tijdens het onboardingproces wordt u automatisch gevraagd uw eerste organisatie toe te voegen. Volg de stappen in het onboardingproces. #### Via organisatiedropdown (extra organisaties) Om later extra organisaties toe te voegen: 1. Klik op de **organisatiedropdown** in de header (linksboven) 2. Klik op **"Organisatie toevoegen"** in het dropdownmenu 3. Vul het formulier in met de organisatiegegevens U kunt dit doen vanaf elke pagina in SnelUBL - u hoeft niet naar de Instellingen pagina te gaan. 3. Vul het formulier in: - **Organisatienaam**: Verplicht veld - **KVK-nummer**: Verplicht veld (8 cijfers) - **Moederorganisatie**: Optioneel, selecteer uit bestaande organisaties 4. Klik op **"Opslaan"** #### Validatieregels Het systeem controleert: - **Naam**: Mag niet leeg zijn - **KVK-nummer**: Moet exact 8 cijfers bevatten (alleen nummers) - **Uniciteit**: Elke KVK-nummer kan slechts één keer worden gebruikt Als validatie mislukt, krijgt u een foutmelding met uitleg over wat er moet worden gecorrigeerd. ### Organisatiehiërarchie (moederorganisaties) Als uw organisatie onderdeel is van een grotere groep, kunt u een moederorganisatie instellen: - **Moederorganisatie**: De hoofdorganisatie waaronder uw organisatie valt - **Dochterorganisatie**: Uw organisatie die onder de moederorganisatie valt Dit is handig voor: - Gecentraliseerde facturering (optioneel) - Overzicht van meerdere bedrijven - Gecombineerde rapportage ### Meerdere organisaties beheren U kunt onbeperkt organisaties toevoegen aan uw account. Elke organisatie heeft: - Eigen workflows - Eigen instellingen - Eigen conversies - Eigen facturen, tenzij gedelegeerd naar andere organisatie ### Wisselen tussen organisaties Om tussen organisaties te wisselen: 1. Klik op de **organisatiedropdown** in de header (linksboven) 2. Selecteer de gewenste organisatie uit de lijst 3. De pagina wordt automatisch bijgewerkt met de gegevens van de geselecteerde organisatie ### Organisatie-instellingen Voor elke organisatie kunt u instellen: - **Betalingsgegevens**: Factureringsadres en contactgegevens (of facturen delegeren naar een andere organisatie met betalingsgegevens) - **Workflows**: Geautomatiseerde verwerkingsregels - **Integraties**: Koppelingen met boekhoudsoftware **Belangrijk**: Bij het toevoegen of wijzigen van betalingsgegevens voor een organisatie wordt er een testbetaling van €0,01 uitgevoerd om de betalingsgegevens te verifiëren. Ga naar **Instellingen** om deze opties te beheren. --- ## Snelle Modus ### Wat is Snelle Modus? Snelle Modus is de handmatige methode om facturen naar UBL-formaat te converteren. Het is ideaal voor: - Incidentele conversies - Testen van de service - Kleine batches facturen - Situaties waarin u directe controle wilt ### Wanneer gebruik ik Snelle Modus vs Workflows? **Gebruik Snelle Modus wanneer:** - U af en toe facturen moet converteren - U de conversie handmatig wilt controleren - U facturen wilt testen voordat u workflows instelt - U eenmalige conversies nodig heeft **Gebruik Workflows wanneer:** - U regelmatig veel facturen ontvangt - U geautomatiseerde verwerking wilt - Facturen automatisch per e-mail binnenkomen - U meerdere bestemmingen nodig heeft (e-mail, FTP, cloud) ### Hoe gebruik ik Snelle Modus? #### Toegang tot Snelle Modus 1. Log in op uw SnelUBL-account 2. Zorg dat u ten minste één organisatie hebt ingesteld 3. Ga naar de **Snelle Modus** pagina (via het menu of directe link) 4. U ziet het uploadgebied met de tekst "Sleep uw facturen hierheen" #### Ondersteunde bestandsformaten Snelle Modus ondersteunt de volgende bestandstypen: - **PDF** (`application/pdf`) - Aanbevolen formaat - **DOCX** (`application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document`) - Microsoft Word documenten - **PNG** (`image/png`) - Afbeeldingen - **JPEG** (`image/jpeg`) - Foto's - **HEIF/HEIC** (`image/heif`, `image/heic`) - Moderne iPhone-foto's - **WebP** (`image/webp`) - Webafbeeldingen #### Bestandsgrootte limieten - **Maximum voor verwerking**: 3 MB per bestand - Bestanden groter dan 3 MB worden geweigerd met een duidelijke foutmelding #### Bestanden uploaden U heeft twee opties om bestanden te uploaden: **Optie 1: Drag & Drop** 1. Sleep bestanden vanuit uw bestandsverkenner naar het uploadgebied 2. Laat de bestanden los wanneer u een blauwe highlight ziet 3. De bestanden worden automatisch toegevoegd aan de wachtrij **Optie 2: Bestanden kiezen** 1. Klik op de knop **"Bestanden kiezen"** 2. Selecteer een of meerdere bestanden uit het dialoogvenster 3. Klik op **"Openen"** 4. De bestanden worden toegevoegd aan de wachtrij #### Verwerkingsstatus Zodra bestanden zijn geüpload, ziet u: - **Tabel met bestanden**: Elke regel toont: - Bestandsnaam - Verwerkt op (tijdstip) - Status (Verwerken, Voltooid, Fout) - UBL-versie - Acties (bekijken, downloaden, verwijderen) - **Statusindicatoren**: - 🔄 **Verwerken**: Bestand wordt momenteel geconverteerd - ✅ **Voltooid**: Conversie succesvol afgerond - ❌ **Fout**: Er is een probleem opgetreden #### Conversieproces Het conversieproces werkt als volgt: 1. **Upload**: Bestand wordt geüpload naar de server 2. **Validatie**: Systeem controleert formaat en grootte 3. **Verwerking**: AI-technologie extraheert factuurgegevens 4. **Conversie**: Gegevens worden omgezet naar UBL XML 5. **Voltooiing**: U ontvangt een melding wanneer de conversie klaar is **Verwerkingstijd**: Meestal 30-120 seconden per factuur, afhankelijk van complexiteit. #### Preview van conversieresultaten Na een succesvolle conversie kunt u een preview bekijken van het resultaat: 1. Klik op de **previewknop** (👁️) naast het geconverteerde bestand 2. Er opent een viewer waarin u kunt zien: - De originele factuur (PDF/afbeelding) - De geëxtraheerde gegevens in gestructureerde vorm - Een visuele weergave van hoe de gegevens zijn geïnterpreteerd 3. Gebruik de preview om te controleren of alle gegevens correct zijn geëxtraheerd voordat u het bestand downloadt De preview is beschikbaar voor alle succesvol geconverteerde facturen, zowel in Snelle Modus als op de Conversies pagina. #### Geconverteerde bestanden downloaden Zodra een conversie is voltooid: 1. Klik op de **downloadknop** (⬇️) naast het bestand 2. Het UBL XML-bestand wordt gedownload 3. Bestandsnaam blijft hetzelfde, maar extensie wordt `.xml` #### Batchbewerkingen U kunt meerdere bestanden tegelijk beheren: **Alle UBL's downloaden als ZIP:** 1. Selecteer bestanden met de checkboxes 2. Klik op **"Download UBL's als ZIP"** 3. Alle geselecteerde UBL-bestanden worden in één ZIP-bestand gedownload **Downloaden met originelen:** 1. Selecteer bestanden 2. Klik op **"Download UBL's en originelen als ZIP"** 3. U ontvangt zowel de UBL-bestanden als de originele PDF's/afbeeldingen **Geselecteerde verwijderen:** 1. Selecteer bestanden die u wilt verwijderen 2. Klik op **"Geselecteerde verwijderen"** 3. Bevestig de verwijdering #### Conversieresultaten begrijpen Na conversie bevat elk UBL-bestand: - **Factuurgegevens**: Factuurnummer, datum, bedragen - **Leverancier**: NAW-gegevens van de leverancier - **Klant**: Uw bedrijfsgegevens - **Regels**: Artikelregels met beschrijving, aantal, prijs, BTW - **Totalen**: Subtotaal, BTW-bedragen, totaalbedrag Het UBL-bestand kan direct worden geïmporteerd in boekhoudsoftware die UBL ondersteunt. #### Veelvoorkomende problemen oplossen **Bestand wordt niet geüpload:** - Controleer of het bestand kleiner is dan 3 MB - Controleer of het formaat wordt ondersteund (PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF, WebP) - Probeer het bestand opnieuw te uploaden **Conversie mislukt:** - Controleer of het bestand leesbaar is en niet beschadigd - Zorg dat het een factuur is (geen andere documenten) - Probeer een andere versie van het bestand **Geen resultaat na lang wachten:** - Conversie kan tot 2 minuten duren voor complexe facturen - Controleer uw internetverbinding - Ververs de pagina als de status niet verandert **Download werkt niet:** - Controleer of de conversie succesvol is voltooid - Probeer een andere browser - Controleer of pop-upblockers zijn uitgeschakeld --- ## Workflows ### Wat zijn workflows? Workflows zijn geautomatiseerde regels die facturen automatisch verwerken wanneer ze per e-mail worden ontvangen. Een workflow bestaat uit: - **Trigger**: E-mailadres dat facturen ontvangt - **Conversie-instellingen**: Hoe facturen worden geconverteerd - **Bestemmingen**: Waar de geconverteerde bestanden naartoe gaan ### Wanneer gebruik ik workflows vs Snelle Modus? **Gebruik workflows wanneer:** - U regelmatig veel facturen ontvangt - U geautomatiseerde verwerking wilt zonder handmatige tussenkomst - Leveranciers facturen automatisch kunnen versturen naar een e-mailadres - U meerdere bestemmingen nodig heeft (e-mail, FTP, Dropbox, etc.) **Gebruik Snelle Modus wanneer:** - U incidentele conversies nodig heeft - U handmatige controle wilt - U facturen wilt testen ### Workflowconcepten #### E-mailtriggers Elke workflow heeft een uniek e-mailadres dat automatisch wordt gegenereerd. Dit adres heeft de vorm: ``` workflow-id@snelubl.nl ``` **Voorbeeld**: `workflow-abc123def456@snelubl.nl` Leveranciers kunnen facturen naar dit adres sturen, en ze worden automatisch verwerkt. Het verzendende e-mailadres moet dan wel zijn toegevoegd als 'Toegestande afzender' in de workflow-instellingen. #### Conversie-instellingen U bepaalt hoe facturen worden geconverteerd: - **UBL-versie**: Kies tussen UBL 2.1 of UBL 2.3 - **Outputformaat**: XML of andere formaten #### Bestemmingen Geconverteerde bestanden kunnen naar meerdere plaatsen worden gestuurd: - **E-mail**: Naar uw e-mailadres of andere adressen - **FTP-server**: Directe upload naar uw FTP-server - **Cloudopslag**: Dropbox, Google Drive, OneDrive - **Boekhoudsoftware**: Directe integratie met diverse boekhoudpakketten, zoals SnelStart #### Automatische verwerking Met automatische verwerking aan: - Facturen worden direct verwerkt zodra ze binnenkomen - U ontvangt een melding wanneer de verwerking klaar is - Geen handmatige tussenkomst nodig ### Uw eerste workflow aanmaken #### Via onboarding Tijdens het onboardingproces kunt u direct uw eerste workflow aanmaken na het toevoegen van een organisatie. #### Via workflows-pagina 1. Ga naar de **Workflows** pagina (via het menu) 2. Klik op **"Nieuwe workflow"** of **"Workflow toevoegen"** 3. Vul het formulier in: **Basisgegevens:** - **Workflownaam**: Bijv. "Inkomende facturen" - **Beschrijving**: Optionele beschrijving van het doel **Trigger-instellingen:** - **Type**: E-mail (standaard) - **Automatische verwerking**: Aan/uit - **Toegestane afzenders**: Welke e-mailadressen mogen facturen sturen **Conversie-instellingen:** - **UBL-versie**: Selecteer 2.1 of 2.3 - **Outputformaat**: XML (standaard) **Bestemmingen:** - Klik op **"Bestemming toevoegen"** - Selecteer type (E-mail, FTP, Cloud, etc.) - Vul de vereiste gegevens in - Herhaal voor meerdere bestemmingen 4. Klik op **"Workflow aanmaken"** Het systeem genereert automatisch een uniek e-mailadres voor deze workflow. ### Workflows beheren #### Alle workflows bekijken Op de workflows-pagina ziet u: - **Lijst van alle workflows**: Elke workflow wordt getoond in een uitklapbaar paneel - **Status**: Actief of Inactief - **E-mailadres**: Het unieke adres voor deze workflow - **Laatste activiteit**: Wanneer de workflow voor het laatst werd gebruikt #### Workflow bewerken 1. Klik op de workflow die u wilt bewerken 2. Klik op **"Bewerken"** of het potloodpictogram 3. Wijzig de gewenste instellingen 4. Klik op **"Opslaan"** U kunt bewerken: - Workflownaam en beschrijving - Conversie-instellingen - Bestemmingen - Toegestane afzenders **Let op**: Het e-mailadres kan niet worden gewijzigd na aanmaak. Maak een nieuwe workflow aan als u een ander adres nodig heeft. #### Workflow activeren/deactiveren Om een workflow tijdelijk uit te schakelen zonder deze te verwijderen: 1. Ga naar de workflows-pagina 2. Klik op de workflow 3. Klik op **"Deactiveren"** (of **"Activeren"** om weer in te schakelen) 4. Bevestig de actie **Gedeactiveerde workflows:** - Ontvangen nog steeds e-mails - Verwerken geen facturen automatisch - Kunnen snel weer worden geactiveerd #### Workflow verwijderen 1. Ga naar de workflows-pagina 2. Klik op de workflow die u wilt verwijderen 3. Klik op **"Verwijderen"** of het prullenbakpictogram 4. Bevestig de verwijdering **Waarschuwing**: Verwijderde workflows kunnen niet worden hersteld. Het bijbehorende e-mailadres wordt vrijgegeven en kan door anderen worden gebruikt. ### Workflow-instellingen uitgelegd #### Trigger-instellingen **E-mailtrigger:** - **E-mailadres**: Automatisch gegenereerd, uniek per workflow - **Toegestane afzenders**: Lijst van e-mailadressen die facturen mogen sturen - Voeg afzenders toe via **"Afzender toevoegen"** - Verwijder afzenders door op het X-pictogram te klikken - Leeg = alle afzenders toegestaan (niet aanbevolen voor beveiliging) **Automatische verwerking:** - **Aan**: Facturen worden direct verwerkt bij ontvangst - **Uit**: Facturen worden opgeslagen maar niet verwerkt tot u dit handmatig doet #### Conversie-instellingen **UBL-versie:** - **UBL 2.1**: Standaardversie, breed ondersteund - **UBL 2.3**: Nieuwere versie met extra functies **Outputformaat:** - **XML**: Standaard UBL XML-formaat - Andere formaten kunnen beschikbaar zijn afhankelijk van uw abonnement #### Bestemmingsinstellingen **E-mailbestemming:** - **E-mailadres**: Waar de geconverteerde bestanden naartoe moeten - **Onderwerp**: Aangepast e-mailonderwerp (optioneel) - **Bericht**: Aangepast bericht in de e-mail (optioneel) **FTP-bestemming:** - **Server**: FTP-serveradres - **Poort**: Meestal 21 - **Gebruikersnaam**: FTP-gebruikersnaam - **Wachtwoord**: FTP-wachtwoord (veilig opgeslagen) - **Pad**: Map op de server waar bestanden moeten worden geplaatst **Cloudopslag (Dropbox, Google Drive, OneDrive):** - **Account**: Koppel uw cloudaccount - **Map**: Selecteer de map waar bestanden moeten worden opgeslagen - **Bestandsnaam**: Patroon voor bestandsnamen (optioneel) **Boekhoudsoftware-integratie:** - **Software**: Selecteer uit beschikbare opties (Exact Online, Cash Software, etc.) - **Account**: Koppel uw boekhoudsoftware-account - **Instellingen**: Configureer specifieke importinstellingen ### Best practices voor workflows **Beveiliging:** - Voeg altijd toegestane afzenders toe om ongewenste e-mails te voorkomen - Gebruik unieke workflows voor verschillende leveranciers - Controleer regelmatig de activiteit van uw workflows **Organisatie:** - Geef workflows duidelijke, beschrijvende namen - Gebruik beschrijvingen om het doel van elke workflow te documenteren - Groepeer workflows per organisatie of doel **Optimalisatie:** - Gebruik automatische verwerking voor regelmatige facturen - Schakel automatische verwerking uit voor testworkflows - Monitor verwerkingstijden en pas instellingen aan indien nodig **Back-up:** - Zorg dat belangrijke bestemmingen back-ups hebben - Overweeg meerdere bestemmingen voor kritieke workflows - Test workflows regelmatig om te zorgen dat ze correct werken --- ## Geavanceerde onderwerpen ### Meerdere workflows per organisatie U kunt onbeperkt workflows aanmaken per organisatie. Dit is handig voor: - **Verschillende leveranciers**: Elke leverancier krijgt een eigen e-mailadres - **Verschillende processen**: Aparte workflows voor inkoopfacturen, verkoopfacturen, etc. - **Verschillende bestemmingen**: Verschillende workflows voor verschillende afdelingen - **Testomgevingen**: Aparte workflows voor testen zonder productie te beïnvloeden ### Workflow-e-mailadressen Elk workflow-e-mailadres is: - **Uniek**: Wereldwijd uniek, kan niet worden gedupliceerd - **Permanent**: Blijft hetzelfde zolang de workflow bestaat - **Niet wijzigbaar**: Kan niet worden gewijzigd na aanmaak - **Herbruikbaar**: Na verwijdering van een workflow kan het adres door anderen worden gebruikt **Belangrijk**: Deel workflow-e-mailadressen alleen met vertrouwde leveranciers. ### Integratie met boekhoudsoftware SnelUBL ondersteunt integratie met populaire boekhoudsoftware: - **Exact Online**: Directe import van UBL-bestanden - **Cash Software**: Automatische verwerking - **eBoekhouden**: Seamless integratie - **Kleisteen**: Directe koppeling - **Minox**: Automatische import - **MUIS Software**: UBL-ondersteuning - **SnelStart**: Geïntegreerde verwerking - **Visma (AccountView)**: Directe import - **Yuki**: Automatische verwerking Configureer integraties via de **Integraties** pagina in het menu. ### Bestandsverwerkingslocaties en privacy SnelUBL verwerkt facturen op verschillende locaties: - **Binnen Nederland**: Voor Nederlandse organisaties die dit vereisen - **Binnen de EU**: Voor EU-compliance - **Wereldwijd**: Voor maximale snelheid U kunt de verwerkingslocatie instellen per organisatie in de instellingen. **Privacy:** - Alle gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen - Facturen worden alleen gebruikt voor conversie - Gegevens worden niet gedeeld met derden - U kunt op elk moment gegevens opvragen of verwijderen ### Verwerkingstijden en SLA **Standaard verwerking:** - **Automatisch herkende documenten**: Enkele minuten - **Standaardfacturen**: Ongeveer 1 uur - **Facturen met regelherkenning**: Gemiddeld 1 uur, maximaal 72 uur **Factoren die verwerkingstijd beïnvloeden:** - Complexiteit van de factuur - Kwaliteit van het bronbestand - Huidige serverbelasting - Vereiste nauwkeurigheidsgarantie **Buiten kantooruren:** - Documenten met verhoogde nauwkeurigheidsgarantie kunnen langer duren - Standaardverwerking blijft beschikbaar --- ## Probleemoplossing ### Veelvoorkomende problemen en oplossingen #### Ik kan niet inloggen **Probleem**: Login-knop werkt niet of ik word doorgestuurd naar een foutpagina. **Oplossingen:** - Controleer uw internetverbinding - Probeer een andere browser - Wis browser-cache en cookies - Controleer of JavaScript is ingeschakeld - Neem contact op met support als het probleem aanhoudt #### Onboarding verschijnt niet **Probleem**: Na eerste login verschijnt het onboardingproces niet. **Oplossingen:** - Wacht 2-3 seconden (onboarding start automatisch) - Controleer of u JavaScript-fouten ziet in de browserconsole - Ververs de pagina - Log uit en log opnieuw in - Controleer of u al organisaties hebt (onboarding verschijnt alleen bij eerste login) #### Organisatie kan niet worden toegevoegd **Probleem**: Foutmelding bij het toevoegen van een organisatie. **Oplossingen:** - Controleer of het KVK-nummer exact 8 cijfers bevat - Controleer of de organisatienaam niet leeg is - Controleer of het KVK-nummer niet al bestaat - Controleer uw internetverbinding - Probeer het opnieuw na enkele seconden #### Bestanden worden niet geüpload in Snelle Modus **Probleem**: Bestanden worden niet geaccepteerd of geüpload. **Oplossingen:** - Controleer bestandsgrootte (maximaal 3 MB) - Controleer bestandsformaat (PDF, PNG, JPEG, HEIF, WebP) - Controleer of u bent ingelogd - Controleer of u een organisatie hebt geselecteerd - Controleer uw internetverbinding - Probeer een ander bestand #### Conversie mislukt **Probleem**: Factuur wordt geüpload maar conversie mislukt. **Oplossingen:** - Controleer of het bestand een factuur is (geen andere documenten) - Controleer of het bestand leesbaar is en niet beschadigd - Probeer een andere versie van het bestand - Controleer of het bestand niet te complex is (te veel pagina's, slechte kwaliteit) - Wacht enkele minuten en probeer opnieuw #### Workflow verwerkt geen facturen **Probleem**: Facturen worden naar workflow-e-mail gestuurd maar niet verwerkt. **Oplossingen:** - Controleer of de workflow actief is (niet gedeactiveerd) - Controleer of automatische verwerking is ingeschakeld - Controleer of de afzender is toegevoegd aan toegestane afzenders - Controleer of de e-mail correct is verzonden naar het workflow-adres - Controleer of de factuur als bijlage is meegestuurd (niet alleen in de e-mailtekst) - Controleer de workflow-activiteit in de workflows-pagina #### Geconverteerde bestanden zijn leeg of incorrect **Probleem**: UBL-bestand bevat geen gegevens of verkeerde gegevens. **Oplossingen:** - Controleer de kwaliteit van het originele bestand - Zorg dat het originele bestand duidelijk leesbaar is - Controleer of het een geldige factuur is - Probeer het bestand opnieuw te converteren - Neem contact op met support met voorbeelden van problematische facturen ### Contact opnemen met support Als u problemen ondervindt die niet worden opgelost door de bovenstaande oplossingen: 1. **E-mail**: snelubl.support@orangepear.com 2. **Beschrijf het probleem**: - Wat probeerde u te doen? - Wat gebeurde er precies? - Welke foutmeldingen zag u? - Welke browser en versie gebruikt u? 3. **Voeg bijlagen toe**: Screenshots, foutmeldingen, of voorbeeldbestanden We streven ernaar binnen 24 uur te reageren. ### Foutmeldingen uitgelegd **"Setup vereist"** - U moet eerst een organisatie en betalingsgegevens toevoegen voordat u deze functie kunt gebruiken. **"Bestand te groot"** - Het bestand is groter dan 3 MB. Comprimeer het bestand of gebruik een kleiner bestand. **"Bestandsformaat niet ondersteund"** - Het bestandstype wordt niet ondersteund. Gebruik PDF, DOCX, PNG, JPEG, HEIF of WebP. **"KVK-nummer ongeldig"** - Het KVK-nummer moet exact 8 cijfers bevatten (alleen nummers, geen letters of spaties). **"Workflow niet gevonden"** - De workflow bestaat niet of is verwijderd. Controleer of u de juiste workflow hebt geselecteerd. **"Geen toegang"** - U hebt geen toegang tot deze functie. Controleer of u bent ingelogd en de juiste organisatie hebt geselecteerd. --- ## Conclusie Met deze documentatie hebt u alle informatie die u nodig hebt om optimaal gebruik te maken van SnelUBL. Van registratie tot geavanceerde workflows, u bent nu klaar om uw facturen efficiënt naar UBL-formaat te converteren. Als u vragen hebt of hulp nodig hebt, aarzel niet om contact met ons op te nemen via snelubl.support@orangepear.com. Veel succes met SnelUBL!